Gemeente vervangt papier door digitaal archief

De gemeente Oss gaat op termijn alle papieren archiefstukken vervangen door digitale bestanden. Het is de eerste gemeente van Nederland die toestemming heeft om onder strikte voorwaarden alle fysieke archiefstukken te vervangen door digitale bestanden.

De gemeente Oss heeft toestemming om alle papieren archiefstukken te vervangen door digitale bestanden. Het is de eerste gemeente van Nederland die toestemming heeft om alle gemeentelijke stukken te digitaliseren. Oss heeft van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) en de provincie toestemming gekregen voor substitutie. Dat betekent dat archiefstukken niet langer in papieren vorm bewaard hoeven te worden maar onder voorwaarden als digitaal bestand worden opgeslagen.

De digitalisering is bijvoorbeeld van toepassing op algemene-, milieu- en horeca vergunningen. Het gaat vooral om gemeentelijke stukken die worden gebruikt bij contact tussen de gemeente, burgers en bedrijven. Voor veel van die bestanden bestond een bewaarplicht van het papieren bronbestand variërend van zeven tot dertig jaar. Ook van stukken die eeuwig bewaard moeten blijven volstaat voortaan een digitale versie. Alleen bij een stuk dat historische waarde heeft, kan een archivaris bepalen dat het papieren bestand moet worden opgeslagen. 

Een belangrijke basis voor de toestemming voor volledige digitalisering is het handboek digitalisering, daarin staan richtlijnen voor de technische stappen en procedures. Die richtlijnen zijn opgesteld door het BHIC en de provincie. De eisen die aan de digitale archiefbestanden worden gesteld zijn bijvoorbeeld dat de stukken authentiek en onveranderd zijn. Ze moeten tot in lengte van dagen bruikbaar (leesbaar) zijn en bestanden moeten in sommige gevallen vernietigbaar zijn. In het laatste geval gaat het om bestanden die na verloop van tijd gewist worden omdat dit in de archiefwet is vastgelegd.

Geen verplichte formaatkeuze

In de nieuwe archiefwet die in 1995 van kracht werd, staat overigens niets over de formaatkeuze en media waarop de bestanden moeten worden weggeschreven. Volgens senior business manager Wim Hamers van Unisys, die vanaf het begin bij de digitalisering in Oss betrokken was, is dat een bewuste keuze. "De archiefwet stelt eisen aan de processen en regelingen rondom de digitaliseringprojecten. Toen in een toelichting op de nieuwe archiefwet toch advies werd gegeven om tif en pdf/a bestanden te gebruiken, leidde dat tot discussie. Er was juist gekozen om de formaatkeuze en vorm van opslagmedium niet verplicht te stellen. In het verleden was het bijvoorbeeld verplicht om zaken vast te leggen op microfilm maar door technische veranderingen werden bestanden later onleesbaar. Door record-managementsystemen in te zetten moeten bestanden altijd bruikbaar blijven."

Unisys is al vier jaar betrokken bij de digitalisering van de gemeente Oss. Het won na Europese aanbesteding een opdracht voor de bouw van een document management systeem met uitgebreide archieffuncties voor ambtenaren die de gemeentelijke documenten aanmaken. Dat moet ervoor zogen dat bestanden sneller worden teruggevonden.

De machtiging voor substitutie bij de gemeente Oss krijgt waarschijnlijk navolging bij andere gemeenten, provincies en overheden.