Computable.nl
  • Thema’s
    • Carrière
    • Innovatie & Transformatie
    • Cloud & Infrastructuur
    • Data & AI
    • Governance & Privacy
    • Security & Awareness
    • Software & Development
    • Werkplek & Beheer
  • Sectoren
    • Channel
    • Financiële dienstverlening
    • Logistiek
    • Onderwijs
    • Overheid
    • Zorg
  • Computable Awards
    • Overzicht
    • Nieuws
    • Winnaars
    • Partner worden
  • Vacatures
    • Vacatures bekijken
    • Vacatures plaatsen
  • Bedrijven
    • Profielen
    • Producten & Diensten
  • Kennisbank
  • Nieuwsbrief

Gemeente vervangt papier door digitaal archief

13 januari 2009 - 10:383 minuten leestijdActueelData & AIUnisys
Pim van der Beek
Pim van der Beek

De gemeente Oss gaat op termijn alle papieren archiefstukken vervangen door digitale bestanden. Het is de eerste gemeente van Nederland die toestemming heeft om onder strikte voorwaarden alle fysieke archiefstukken te vervangen door digitale bestanden.

De gemeente Oss heeft toestemming om alle papieren archiefstukken te vervangen door digitale bestanden. Het is de eerste gemeente van Nederland die toestemming heeft om alle gemeentelijke stukken te digitaliseren. Oss heeft van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) en de provincie toestemming gekregen voor substitutie. Dat betekent dat archiefstukken niet langer in papieren vorm bewaard hoeven te worden maar onder voorwaarden als digitaal bestand worden opgeslagen.

De digitalisering is bijvoorbeeld van toepassing op algemene-, milieu- en horeca vergunningen. Het gaat vooral om gemeentelijke stukken die worden gebruikt bij contact tussen de gemeente, burgers en bedrijven. Voor veel van die bestanden bestond een bewaarplicht van het papieren bronbestand variërend van zeven tot dertig jaar. Ook van stukken die eeuwig bewaard moeten blijven volstaat voortaan een digitale versie. Alleen bij een stuk dat historische waarde heeft, kan een archivaris bepalen dat het papieren bestand moet worden opgeslagen. 

Een belangrijke basis voor de toestemming voor volledige digitalisering is het handboek digitalisering, daarin staan richtlijnen voor de technische stappen en procedures. Die richtlijnen zijn opgesteld door het BHIC en de provincie. De eisen die aan de digitale archiefbestanden worden gesteld zijn bijvoorbeeld dat de stukken authentiek en onveranderd zijn. Ze moeten tot in lengte van dagen bruikbaar (leesbaar) zijn en bestanden moeten in sommige gevallen vernietigbaar zijn. In het laatste geval gaat het om bestanden die na verloop van tijd gewist worden omdat dit in de archiefwet is vastgelegd.

Geen verplichte formaatkeuze

In de nieuwe archiefwet die in 1995 van kracht werd, staat overigens niets over de formaatkeuze en media waarop de bestanden moeten worden weggeschreven. Volgens senior business manager Wim Hamers van Unisys, die vanaf het begin bij de digitalisering in Oss betrokken was, is dat een bewuste keuze. "De archiefwet stelt eisen aan de processen en regelingen rondom de digitaliseringprojecten. Toen in een toelichting op de nieuwe archiefwet toch advies werd gegeven om tif en pdf/a bestanden te gebruiken, leidde dat tot discussie. Er was juist gekozen om de formaatkeuze en vorm van opslagmedium niet verplicht te stellen. In het verleden was het bijvoorbeeld verplicht om zaken vast te leggen op microfilm maar door technische veranderingen werden bestanden later onleesbaar. Door record-managementsystemen in te zetten moeten bestanden altijd bruikbaar blijven."

Unisys is al vier jaar betrokken bij de digitalisering van de gemeente Oss. Het won na Europese aanbesteding een opdracht voor de bouw van een document management systeem met uitgebreide archieffuncties voor ambtenaren die de gemeentelijke documenten aanmaken. Dat moet ervoor zogen dat bestanden sneller worden teruggevonden.

De machtiging voor substitutie bij de gemeente Oss krijgt waarschijnlijk navolging bij andere gemeenten, provincies en overheden.

Meer over

ArchiveringECM

Deel

    Inschrijven nieuwsbrief Computable

    Door te klikken op inschrijven geef je toestemming aan Jaarbeurs B.V. om je naam en e-mailadres te verwerken voor het verzenden van een of meer mailings namens Computable. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de af­meld­func­tie in de nieuwsbrief.
    Wil je weten hoe Jaarbeurs B.V. omgaat met jouw per­soons­ge­ge­vens? Klik dan hier voor ons privacy statement.

    Whitepapers

    Computable.nl

    Bouw de AI-organisatie niet op los zand

    Wat is de afweging tussen zelf bouwen of het benutten van cloud?

    Computable.nl

    De weg van dataverzameling naar impact

    Iedere organisatie heeft data, maar niet iedereen weet hoe je het goed gebruikt. Hoe zet je waardevolle informatie om in actie?

    Computable.nl

    In detail: succesvolle AI-implementaties

    Het implementeren van kunstmatige intelligentie (AI) biedt enorme kansen, maar roept ook vragen op. Deze paper beschrijft hoe je als (middel)grote organisatie klein kunt starten met AI en gaandeweg kunnen opschalen.

    Meer lezen

    Computable.nl
    ActueelData & AI

    Enschede digitaliseert bouwarchief

    Computable.nl
    OpinieData & AI

    Alle digitale content in één ECM-systeem: verstandig?

    Computable.nl
    ActueelInnovatie & Transformatie

    ‘Digitalisering rijksarchieven loopt gevaar’

    Computable.nl
    AchtergrondGovernance & Privacy

    Stagnering van investeringen in digitalisering van overheidsdiensten

    Computable.nl
    ActueelInnovatie & Transformatie

    Digitalisering noopt tot Grondwetsherziening

    Computable.nl
    ActueelData & AI

    Amsterdamse dienst mag papier vernietigen

    Eén reactie op “Gemeente vervangt papier door digitaal archief”

    1. Albert in 't Zand schreef:
      13 januari 2009 om 11:41

      Voor de volledigheid dient denk ik te worden vermeld dat het hier in feite gaat om een ‘machtiging’ die gebaseerd is op de ‘Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden’ van februari 2008. De machtiging betekent niet dat de digitaal vervangen archiefbescheiden ook dwingende bewijslast leveren. Zie ook onderstaand fragment uit de beleidsregel:
      In opdracht van het Ministerie van
      Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
      is door eLaw@Leiden, Centrum
      voor Recht in de Informatiemaatschappij
      van de Universiteit Leiden, een
      onderzoek uitgevoerd naar de juridische
      risico?s van vervanging door digitalisering.
      Het naar aanleiding daarvan verschenen
      rapport ?Risico?s van substitutie.
      Inventarisatie van risico?s en
      handreikingen voor reductie van risico?s
      in geval van substitutie bij het Ministerie
      van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties?,
      biedt een handvat voor het
      in kaart brengen van mogelijke risico?s
      voor overheidsorganisaties bij het
      nemen van een besluit tot vervanging
      van archiefbescheiden. De conclusie in
      het rapport van eLaw is dat er ingevolge
      de huidige wet- en regelgeving geen
      overwegende bezwaren bestaan tegen
      routinematige, digitale vervanging, voor
      zover zorgdragers hun eigen informatiehuishouding
      op orde hebben. Het rapport
      is voor een reactie aangeboden aan
      enkele leden van de Nederlandse Vereniging
      voor de Rechtspraak en de Raad
      voor de Rechtspraak. Deze instanties
      hebben evenwel aangeven het niet
      opportuun te achten om vooruit te lopen
      op mogelijke uitspraken en bevindingen
      van rechters.

      Login om te reageren

    Geef een reactie Reactie annuleren

    Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.

    Populaire berichten

    Meer artikelen

    Uitgelicht

    Partnerartikel
    AdvertorialInnovatie & Transformatie

    Computable Insights

    Een ai-agent die klantvragen afhandelt. Dat is een van de nieuwste troeven van softwareproducent Salesforce, dat daarmee meesurft op de...

    Meer persberichten

    Footer

    Direct naar

    • Carrièretests
    • Kennisbank
    • Planning
    • Computable Awards
    • Magazine
    • Abonneren Magazine
    • Cybersec e-Magazine

    Producten

    • Adverteren en meer…
    • Jouw Producten en Bedrijfsprofiel
    • Whitepapers & Leads
    • Vacatures & Employer Branding
    • Persberichten

    Contact

    • Colofon
    • Computable en de AVG
    • Service & contact
    • Inschrijven nieuwsbrief
    • Inlog

    Social

    • Facebook
    • X
    • LinkedIn
    • YouTube
    • Instagram
    © 2025 Jaarbeurs
    • Disclaimer
    • Gebruikersvoorwaarden
    • Privacy statement
    Computable.nl is een product van Jaarbeurs