Universiteit Twente is bezig het bestaande archief te digitaliseren met Decos Document. Tegelijkertijd gaat de universiteit het archief onderdeel uitmaken van procesgangen binnen het instituut. Bij de inrichting van het nieuwe documentbeheersysteem voor studenten- en personeelsdossies worden daarom eerst de verschillende processen in kaart gebracht. Het procesgericht werken zorgt voor een beter inzicht in de afhandeling van verscheidene dossiers.
Met het product Decos Document is Universiteit Twente bezig het archief te digitaliseren. De nadtuk zal mede liggen op de procesgang die documenten afleggen.
Het nieuwe archiveren, zoals informatie-analist Herman Poorthuis van UT het noemt, neemt de procesgang als uitgangspunt voor het archiveren van documenten. Dat betekent, zo legde hij de organisatie tijdens de start van de implementatie uit, dat de archiefdienst betrokken moet worden bij elk proces. ‘Archivering komt dichter bij de werkplek', aldus Poorthuis. Documenten zullen voorzien moeten zijn van metadata. ‘We gaan vastleggen per proces wat de naam ervan is, wie de eigenaar is, aan welke wettelijke eisen moet worden voldaan, welke informatie wordt ontvangen en eventueel vastgelegd, hoe lang dan moet worden bewaard, wie het mag zien, bewerken en verwijderen. Bovendien willen we weten wat het risico is als de informatie ontbreekt.'
Nederlands bedrijf
UT heeft eind vorig jaar gekozen voor Decos Document vanwege de positieve ervaringen van collega's van de TU Delft. Decos Software Engineering is een Nederlands softwarebedrijf dat is gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. De onderneming is opgericht op 1 december 1987.
