Gemeente Amsterdam heeft met tien ict-dienstverleners raamovereenkomsten afgesloten voor vijf onderdelen van zijn ict-processen. De overeenkomsten hebben een looptijd van twee jaar, met een verlengingsoptie van eenmaal twee jaar. Het betreft een gemeentebreed afgesproken herhalingsaanbesteding. De gemeente kan de contractwaarde vooraf niet specificeren. De afgelopen contractperiode van vier jaar bedroeg de gemiddelde contractwaarde ongeveer tien miljoen euro.
De vijf percelen betreffen (1) consultancy en strategische ict-vraagstukken, (2) project- en lijnmanagement, (3) systeemontwikkeling, (4) beheer en onderhoud, en (5) testen, beveiliging en kwaliteitsbewaking. De gekozen dienstverleners zijn (alfabetisch geordend) Atos Origin, BT Professional Services, Capgemini, Ernst & Young, Fujitsu Services, Inter Access, M&I Partners, Operator Groep Delft, Ordina en Verdonck Klooster en Associates.
Nadere overeenkomst
In raamovereenkomsten regelt de gemeente voorafgaand aan de daadwerkelijke dienstverlening alle voorwaarden. ‘Denk hierbij bijvoorbeeld aan kwaliteitsniveaus, tarieven en procedures om te komen tot daadwerkelijke inhuur’, legt Bart Smals uit. Hij is als contractregisseur van gemeente Amsterdam nauw betrokken bij de totstandkoming van de overeenkomsten, waarvoor een Europese aanbesteding werd uitgeschreven.
‘Op basis van een specifieke behoefte gaat een deelnemende gemeentelijke organisatie een zogenaamde ‘nadere overeenkomst’ aan met een van de leveranciers. Daartoe wordt een mini-competie uitgezet, waarmee alle leverancier binnen het perceel wordt verzocht een zogenaamde ‘nadere offerte’ uit te brengen’, aldus Smals. Op basis van de criteria die de betreffende gemeentelijke organisatie heeft gesteld, wordt de beste leverancier geselecteerd.
Regie
Vanuit de gemeente is de regie over de projecten verdeeld tussen de afdeling Concern Inkoop en de betreffende gemeentelijke organisatie waarvoor het project wordt uitgevoerd. ‘Concern Inkoop voert op tactisch niveau regie op de met gecontracteerde leveranciers gemaakte procedurele afspraken, zoals opgenomen in de raamcontracten’, vertelt Smals.’ Anderzijds voeren de deelnemende gemeentelijke organisaties op operationeel/tactisch niveau zelfstandig de regie over de inhoudelijke afspraken, zoals opgenomen in de betrokken ‘nadere overeenkomst’.’
De gemeentelijke organisaties moeten zich houden aan regelgeving op vele ict-terreinen. Smals noemt als voorbeeld het Handboek Architectuur, de Gemeentelijke Informatiebeveiligingsnorm, het Gemeentelijke Informatiebeleidsplan en het gebruik van open source en open standaarden. De visie van de leveranciers op die onderwerpen was volgens hem onderdeel van de selectiecriteria.
