BI’er, laat ICT achter je

Ik vind het vanzelfsprekend voor BI'ers van ict-afdelingen dat een nauwe band met de gebruikers noodzakelijk is voor succes. Hij heeft vergaande kennis van de bedrijfsprocessen van de gebruikers nodig om een goede ondersteuning te kunnen bieden bij het ontwikkelen van analyses en rapporten. Het onderhouden van deze kennis vergt regelmatig diepgaand contact met gebruikers.

Hierdoor hebben BI'ers de (bijna automatische) wens om zo dicht mogelijk bij de (eind)gebruikers te zitten, in plaats van op een ict-afdeling. Paradoxaal doet dit mij denken aan een klassieke faalfactor voor BI-projecten. Veel BI-projecten zijn vanuit ict gestart en sluiten vervolgens niet goed aan bij de business. Ict maakt met uitgedachte architecturen en datamodellen een mooie oplossing, terwijl de business probeert te doorgronden waarom een rapport zo lang op zich kan laten wachten en zoveel investering vergt.

De afgelopen jaren is er een trend gaande om de afstand tussen business en ict te verkleinen met de introductie van rollen zoals de data-steward en de data-broker. De ontwikkeling van rapportagetools heeft ook bijgedragen. De tools dringen de afhankelijkheid van ict-afdelingen verder terug. Steeds meer tools bevorderen de zelfwerkzaamheid van gebruikers. Met portal- en mailtechnologie kunnen rapporten ook relatief eenvoudig voor een brede doelgroep beschikbaar gemaakt worden.

De volgende uitdaging om de gebruikers maximaal flexibel te ondersteunen is de data zo simpel mogelijk beschikbaar krijgen. Want een makkelijk, flexibel rapportageproduct heeft geen toegevoegde waarde, als de noodzakelijke gegevens niet beschikbaar zijn. In het snel beschikbaar maken van data zitten twee valkuilen in verband met de mate van complexiteit in het rapportageproces. De eerste valkuil is het vertrouwen van de BI'er in de gebruikers. De huidige kenniswerker is vaker in staat met grote, complexe verzamelingen data te werken, dan de BI'er verwacht. Maar omdat de BI'er hier vaak aan moet wennen, heeft deze moeite met het loslaten van de verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van goede rapportages. De tweede valkuil zit in het werk van de kenniswerker. De kenniswerker wordt niet afgerekend op het netjes werken in de rapporten. Hierdoor bestaat het risico dat een brei aan rapporten ontstaat, die bij veranderingen in de aangeleverde data mogelijk veel onderhoud vergen. Met als gevolg dat de snelheid en flexibiliteit van de kenniswerker verloren gaat.

De trend moet doorzetten. De BI'er werkend vanuit ict moet goede kennis hebben van het bedrijfsmodel en de daarop gebaseerde informatiestromen. Met die kennis discussieert de BI'er inhoudelijk mee over de wijze waarop informatie beschikbaar gesteld wordt en met welk doel. Met een goede kijk op de informatiestromen in het bedrijfsmodel kan aangegeven worden op welke manier management en controleprocessen verbeterd kunnen worden. De BI'er staat midden in het bedrijfsproces en neemt verantwoordelijkheden van de business op zich.

Maakt de BI'er de trend af, dan stapt hij definitief over van ict naar de businessafdelingen. Dan kan de BI'er vanuit de businessbevoegdheden de bijbehorende verantwoordelijkheden van de bedrijfsprocessen oppakken. Een voorbeeld hiervan is het formuleren en beheren van definities en business rules voor het nemen van verantwoordelijkheid ten aanzien van de datakwaliteit. Concreet starten met het monitoren en verbeteren van datakwaliteit maakt bijvoorbeeld inzichtelijk welke onvolkomenheden een bedrijfsproces heeft. Als een BI'er op een laagdrempelige manier het datakwaliteitsproces verbetert binnen het bedrijfsonderdeel waar hij zit, dan wordt vanuit de bedrijfsverantwoordelijkheden gewerkt aan verbetering van de bedrijfsprocessen. Niet door als ict'er de bedrijfsonderdelen te ondersteunen, maar door als BI'er onderdeel van het proces te zijn.