Regionaal opleidingscentrum (ROC) Aventus digitaliseert en archiveert dossiers van zijn 11.500 studenten met hulp van documentmanagementsysteem Corsa. Die software wordt geleverd door Limburgse dienstverlener BCT Guiding Documents. Ook gebruikt de school, met vestigingen in Apeldoorn, Deventer en Zutphen, het programma voor de digitale afhandeling van facturen.
Aventus kiest voor digitalisering van alle dossiers om zo het ruimtegebruik te beperken. Twee jaar geleden voegde de school enkele sectoren samen in een nieuw pand. Om de schaarse ruimte efficiënt te gebruiken, besloot het bestuur van de instelling om zo veel mogelijk zaken te digitaliseren. Uiteindelijk werd gekozen voor het digitaal opslaan van studentendossiers en inkomende facturen.
De dossiers worden gescand en in het documentmanagementsysteem opgeslagen. Daar zijn ze met hulp van zoekfuncties toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Ook kunnen vanuit andere applicaties, zoals het studentenregistratiesysteem, documenten en correspondentie worden opgeroepen en ingezien.
Accordering
De inkomende facturen worden gescand en automatisch in pdf-formaat verstuurd aan de medewerkers die ze moeten goedkeuren. Het proces van goedkeuring wordt hierdoor versneld. Na accordering worden de facturen direct in het financiële systeem geïmporteerd en betaalbaar gesteld. Het gaat jaarlijks om 17.000 facturen die door verschillende afdelingen worden goedgekeurd.
De school verzocht zes leveranciers om een demonstratie van hun documentmanagementsysteem te verzorgen. Twee daarvan werkten daarna een case uit. Uiteindelijk viel de keuze op BCT. Volgens het ROC was de herkenningssoftware van dat bedrijf het gebruiksvriendelijkst en gecertificeerd door KPMG. De implementatie start direct na de zomervakantie en is waarschijnlijk voor 2010 afgerond.
BCT is gevestigd in Amstenrade en heeft 170 medewerkers. Het bedrijf boekte in 2008 een omzet van 15 miljoen euro. Verschillende Nederlandse universiteiten, hogescholen en ROC's gebruiken software van de leverancier.
Beste business case van 2009
De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.
Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
