Het ministerie van Buitenlandse Zaken besteedt voor vijftien miljoen euro het beheer van zijn erp-systeem uit aan de Utrechtse ict-dienstverlener Capgemini. Het gaat om de Oracle Business Suite en een aantal maatwerkapplicaties die de dienstverlener vanuit zijn eigen rekencentrum gaat beheren. De opdracht omvat ook aanvullende adviesdiensten. Het contract heeft een looptijd van vijf jaar met optie tot verlenging van maximaal vijf keer een jaar.
Het erp-beheer wordt nu nog uitgevoerd door het ministerie en Oracle. Volgens de huidige planning moet de dienstverlening vanaf 1 juni 2010 worden uitgevoerd door Capgemini. De opdracht omvat het beschikbaar stellen en beheer van het systeem, de ontwikkeling van applicaties en advisering over de inrichting van de informatievoorziening en nieuwe versies van de programmatuur.
De Oracle Business Suite 11.5.10 wordt gebruikt voor de administratie van de financiën, personeelszaken en reisdeclaraties van ruim 2100 ambtenaren. Wereldwijd heeft het systeem ongeveer 3800 gebruikers. De software wordt als webdienst afgenomen. Tijdens de piekbelasting hebben ongeveer duizend gebruikers gelijktijdig toegang tot het systeem.
De kern van het erp-systeem bestaat uit de Oracle Business Suite, daaraan is een aantal maatwerkcomponenten gekoppeld. Het gaat om de financiële software (Pyramide), het personeelsinformatiesysteem (Pins) een functiebekendstellingsysteem (Fbs) en een reisdaclaratiesysteem (Rds). Binnen het ministerie wordt dit het PPR-systeem genoemd.
Buitenlandse Zaken
In totaal bestaat het systeem uit veertien modules en koppelingen met andere informatiesystemen. Het systeem wordt via een beveiligd wereldwijd netwerk gebruikt door 157 posten (ambassades en consullaten) en zestig directies op departementen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken is zelf verantwoordelijk voor de distributie van het systeem vanaf het departement in Den Haag naar directies in Den Haag en de posten wereldwijd.
