De factoren die het succes of het falen van een ict-project bepalen, zijn bekend maar onbemind. Dit stelt Aart van Dijk. Hij promoveerde aan de Middlesex University in Engeland op onderzoek naar Nederlandse ict-projecten. 'Veel projecten zijn te ambitieus', concludeert de Doctor of Engineering (EngD). De oorzaak ligt volgens hem in een gebrek aan deskundigheid in het vakgebied.
'Project managers leren niet van de fouten die anderen eerder hebben gemaakt. In 1982 is een boekje uitgekomen van Jan Oonincx met de titel 'Waarom falen informatiesystemen nog steeds?'. Dit zou zo herdrukt kunnen worden. Het is een treurige zaak', zegt Van Dijk. Naast het werk van Oonincx analyseerde hij voor zijn promotieonderzoek talrijke andere publicaties en artikelen over geslaagde en minder geslaagde ict-projecten. Ook gebruikte hij zijn eigen ervaringen als IT auditor.
Op basis van zijn literatuurstudie en de audits die hij uitvoerde, stelde Van Dijk een checklijst samen. Wanneer een project manager deze lijst naloopt om te controleren of hij goed is voorbereid, zouden er volgens Van Dijk een hoop fouten kunnen worden voorkomen. 'Veel scenario's vragen al bij voorbaat om problemen. Als je honger hebt kun je ook niet een heel brood in één keer in je mond stoppen'.
Betrokkenheid
In zijn proefschrift stelt hij dat een klein project meestal nog wel is te overzien, maar dat het lastiger wordt naarmate de omvang toeneemt. 'Wanneer een project verdubbelt in grootte, betekent dit niet dat de moeilijkheidsgraad lineair toeneemt. Deze neemt kwadratisch toe. Het is daarom van belang een project vooral niet te groot te laten worden. Dan gaat het geheid fout.'
Maar naast de grootte van een project en het gebrek aan deskundige project manager bepalen ook andere factoren of een ict-project slaagt of juist gedoemd is te mislukken. 'Heel vaak blijkt de communicatie met de opdrachtgever slecht te zijn', licht Van Dijk toe. Maar ook onvoldoende betrokkenheid van de toekomstige gebruikers van een systeem en gebrek aan toewijding bij het senior management zijn bepalend voor het welslagen van een ict-project.
De meest gemaakte fout vaneen ict-projectmanager/leider is het niet goed luisteren naar zijn/haar opdrachtgever. Je moet nee durven zeggen. Maar een opdrachtgever heeft ook zijn verantwoordelijkheden. Samengevat communicatie is erg belangrijk voor een project.
Tijdens acquisitie worden geweldige voordelen aan potentiële opdrachtgever voorgespiegeld. De opdrachtgever wil dit heel graag geloven. Heb minder geloof in mooie praatjes. Geef uitvoerders de belangrijkste rol, zij weten hoe weerbarstig het kan zijn om een idee om te zetten naar een bruikbaar product. Kortom het gaat om de inhoud en niet om de verpakking.
De kop geeft groot aan dat de project manager niet leert, maar het artikel geeft ook duidelijk aan dat de opdrachtgever niet leert.
Afhankelijk of men de project manager als uitvoerende ziet of als bepalend zou de kop misschien beter kunnen zijn dat de opdrachtgever niet leert en dat de project manager dit accepteert.
Enige nuancering van de conclusie is misschien op zijn plaats:
Individuele ict-projectmanagers leren wel van hun eigen ervaringen als het gaat om het slagen of falen van projecten (Ropponen & Lyytinen, European Journal of Information Systems, 1997).
In mijn eigen onderzoek, dat betrekking heeft op het effect van risicomanagement op het succes van ict-projecten, kom ik eveneens tegen dat projectmanagers hun eigen ervaringen uit voorgaande projecten gebruiken bij de inrichting en sturing van hun volgende projecten.
Het lijkt er echter op dat deze individuele kennis en ervaringen niet of nauwelijks door anderen worden opgepikt, en dus dat de algemene verspreiding en toepassing van deze kennis beperkt is. Iedere projectmanager heeft zijn/haar eigen leerschool, en leert vooral: “the hard way”.
Leren van fouten van anderen, beschreven in 1982. Het stukje lijkt wel geschiedenisles van Aart van Dijk. ik ben van mening dat er nog heel ‘Passievolle’ project-mananagers zijn, die goed luisteren, doorvragen, en dagelijks veel gebruikers zeer tevreden maken met schaalbare oplossingen. Doe aanvullend eens een comunicatieonderzoek vanuit de opdrachtgever, want zelfs al zijn (ict-)projecten omschreven in Tender, het kan altijd fout gaan in de communicatie. En zijn we dan niet betrokken?
Het is mij al lange tijd helemaal duidelijk dat er weinig geleerd wordt. Het artikel toont dat aan en ook de reacties zijn veelzeggend. De belangrijkste reden voor falen wordt nauwelijks onderkend: verwarring van middel en doel.
Als je het hebt over ict-projecten, stel je het middel voorop. Het gaat blijkbaar alleen over techniek. Daarom stel ik dat ict-projecten falen omdat het ict-projecten zijn.
Het zou al een stuk beter gaan wanneer we het hebben over zakelijk verantwoorde projecten met een ict-component.
Er zijn ook projectmanagers die wel leren van eerdere fouten.
Sommige projectmanagers leren inderdaad niet van hun fouten maar de meeste wel. Echter de opdrachtgevers leren niet van de fouten en sturen alleen maar op budget en willen voor een dubbeltje op de eerste rang zitten.
Goh echt. Zelfs niet na een Prince of IPMA certificering
Geloof mij, project management heeft alles te maken met je boerenverstand gebruiken en nuchter te blijven. Gewoon sturen op tijd (planning) en geld (budget). Bij eventuele tijdsoverschrijding gewoon eerlijk zijn en niet blijven liegen dat het allemaal wel goed komt.
Aart van Dijk redeneert vanuit een werkelijkheid waarin goed en fout duidelijk gedefinieerd zijn. In de werkelijkheid is dat niet zo.
Opdrachtgevers willen geen reëel beeld geven van investeringen, omdat projecten anders geen doorgang vinden. Oopdrachtnemers willen graag projecten binnenhalen, waarbij op prijs wordt beoordeeld.
Requirements liggen vrijwel nooit vast, omdat dat bijna niet te doen is en wijzigen gedurende de rit om goede redenen.
Ict-afdelingen hebben andere doelen dan business-afdelingen en operationeel wordt anders tegen zaken aangekeken dan op de werkvloer.
De 129 factoren uit het proefschrift zijn allemaal bekend en beïnvloeden het resultaat. Het is echter maar de vraag of iedereen voor hetzelfde resultaat gaat.