Steeds meer correspondentie wordt per mail verzonden. Het digitaal versturen van stukken met juridische waarde, zoals offertes, contracten en facturen is nog steeds lastig omdat de bewijskracht van e-mail nihil is.
De inhoud ervan is namelijk eenvoudig vervalsbaar. Het Nederlandse bedrijf CopyConfirm ontwikkelde een gepatenteerde techniek die de echtheid van digitale correspondentie aantoont zonder dat de e-mail bij een derde partij, zoals een notaris, wordt opgeslagen. Accountants- en belastingadvieskantoor Meeuwsen Ten Hoopen verwacht jaarlijks flink te gaan besparen op vaste kosten sinds de oplossing binnen het bedrijf wordt ingezet.
Vertrouwelijke correspondentie veilig per mail
Meeuwsen Ten Hoopen, een van de grotere accountants- en belastingadvieskantoren, is vanaf het begin bij de ontwikkeling van CopyConfirm betrokken, en gebruikt de toepassing om kosten te besparen en inhoud te geven aan hun beleid ten aanzien van duurzaamheid. "In ons vak werken we voornamelijk met vertrouwelijke informatie. De besparingen van print- en portokosten, papier en mankracht zijn enorm nu de noodzaak tot papieren correspondentie grotendeels vervalt. Bovendien sparen we het milieu, een van onze speerpunten. Juridisch gezien heeft digitale correspondentie nu dezelfde status als de papieren evenknie. Het zorgdragen voor betrouwbare digitale communicatie zien we als een vanzelfsprekende verplichting naar onze klanten", aldus Sjoerd Riedstra, een van de aandeelhouders van Meeuwsen Ten Hoopen.
Digitale correspondentie vervangt papieren correspondentie
"De techniek is toepasbaar op zowel zakelijk als privégebruik zoals boekingen, bevestigingen, bestellingen en het op- of aanzeggen van abonnementen. Naast de tijdwinst die de oplossing oplevert, bespaart het porto, papier en printkosten. En daarmee spaart het ook het milieu", zegt Marco Verver, CEO van CopyConfirm. Door een eenvoudige toevoeging in de "CC" wordt de mail naar CopyConfirm gestuurd en omgezet in een onleesbare digitale vingerafdruk die ervoor zorgt dat de echtheid is gewaarborgd. Installeren van software is niet nodig.
CopyConfirm is de eerste E-mail Trust Provider die zich specialiseert in het bewijsbaar maken van digitale communicatie op basis van de door haar ontwikkelde en gepatenteerde techniek. Verver verwacht dat op termijn bijna alle zakelijke papieren correspondentie door digitale correspondentie wordt vervangen.
