Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft geen afspraken gemaakt met Google over de landen waarin staatsdocumenten worden opgeslagen die worden gedeeld via Google Apps. Evenmin heeft het ministerie bedongen om staatsdocumenten op te slaan op exlusief voor het departement gereserveerde servers. ‘De standaardvoorwaarden van Google Apps Premier Edition zijn van kracht’, zegt woordvoerder Bengt van Loosdrecht van Buitenlandse Zaken.
De reden dat het ministerie geen extra afspraken heeft gemaakt is dat het ‘om een proef gaat’, aldus Van Loosdrecht. Bovendien worden tijdens de pilot volgens de woordvoerder wel restricties opgelegd aan het type van de documenten die worden gedeeld via Google Apps. ‘Bij de proeven mag geen privacygevoelige en vertrouwelijke informatie worden verwerkt.’
Geen vertrouwelijke informatie
Hoewel de pilot met Google Apps bij het ministerie van Buitenlandse Zaken al sinds het eerste kwartaal van 2010 loopt, zijn de webdiensten volgens de voorlichter nog niet door ambtenaren gebruikt. ‘De huidige stand van zaken is dat we feitelijk pas net de oplossing van Google beschikbaar hebben en nog moeten beginnen met het inrichten ervan.’
Behalve om in geval van calamiteiten mailcontact te onderhouden, overweegt het ministerie van Buitenlandse Zaken ook Google Apps en Google Sites te gebruiken bij de uitvoering van projecten waarbij het bedrijfsleven via inhuur of sourcing betrokken is. Daarnaast wil het departement Google Docs inzetten om medewerkers van ambassades, consulaten en niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) informatie te laten uitwisselen.
