Mobiel werken is helemaal van deze tijd: bedrijven voorzien hun werknemers van laptops, netbooks en smartphones zodat ze altijd en overal toegang hebben tot informatie en hun zakelijke e-mail. Als werknemer ben je niet langer gebonden aan een vaste werkplek, daarnaast bespaart het reiskosten en -tijd, en worden de grenzen van de traditionele werktijden verlegd en de beschikbaarheid van de werknemers verhoogd.
Het mobiele werken biedt het zakelijke leven dan ook vele voordelen, maar heeft ook zo zijn keerzijde. Want hoe ga je als bedrijf, maar ook als werknemer, om met deze mobiliteit?
"Veel mensen zijn in het bezit van een laptop, smartphone of iPhone die zij overal mee naartoe nemen, ongeacht of deze voor zakelijk- of privégebruik is. Recent onderzoek van IDC in opdracht van Unisys heeft uitgewezen dat 60 procent van de Nederlandse i-Workers* vanaf hun vakantieadres zakelijke e-mails verstuurt. Maar ook tijdens evenementen (35 procent) en in het restaurant (33 procent) is het niet vreemd met zakelijke e-mails in de weer te zijn. Consumentenelektronica voor zakelijk gebruik wordt langzamerhand zo normaal dat het veiligheidsaspect eenvoudig uit het oog verloren wordt. Het is zaak altijd alert te blijven om te voorkomen dat derden niet ongeautoriseerd toegang krijgen tot privacygevoelige data," zegt Jan van der Sluis, Senior Manager, Identity & Credentialing Solutions bij Unisys en expert op het gebied van security.
Met het oog op deze trend geeft van der Sluis vijf simpele tips voor veiliger mobiel werken. Vijf tips op een rijtje:
1. Zorg ervoor dat er geen privacygevoelige data van jezelf, noch van de werkgever onbeschermd op het toestel aanwezig zijn. Bij voorkeur zelfs helemaal niet. Mocht dit toch een must zijn, zorg er dan altijd voor dat deze gegevens niet gekopieerd kunnen worden – enerzijds door de toegang te regelen (bijvoorbeeld met een chipcard of wachtwoord), anderzijds door alert te zijn op de aansluiting van andere apparaten zoals bijvoorbeeld een USB stick. En denk ook even aan het versleutelen van gegevens!
2. Houd altijd zicht op je mobiele apparatuur. Laptops in auto’s laten liggen, zelfs onder de achterklep, is vragen om diefstal. Niet alleen is men belangrijke gegevens kwijt, maar ook is er de onzekerheid dat onbevoegden of criminelen er met jouw gegevens vandoor zijn en dit misbruiken voor bijvoorbeeld identiteitsfraude.
3. Laat niet al te eenvoudig je telefoonnummer achter of je e-mailadres als je inlogt op een website. Deze gegevens kunnen een reactie van spams en andere ongewenste zaken teweegbrengen die je overal op de wereld blijft achtervolgen. Het kan ook je bedrijf schaden. Als het niet hoeft, doe het dan niet – zelfs een lokkertje als winnen in een prijsvraag kan ellende veroorzaken.
4. Controleer altijd het netwerk waarop aangesloten wordt, soms zelfs ongevraagd. Niet-beschermde netwerken vindt men vaak in horecagelegenheden terug. Een handige service maar check wel altijd of de WIFI-verbinding beschermd is – met name als er een bedrijfslaptop op wordt aangesloten. Een consumenten device zoals de iPod Touch zoekt vaak automatisch verbinding. Wees ervan overtuigd dat er geen belangrijke en/of privacygevoelige informatie zomaar een dergelijk netwerk op gaat, zoals het versturen van een contract.
5. Onderschat niet dat anderen gewoon kunnen meelezen. Vooral in het vliegtuig of in de trein zijn mensen geneigd om de laptop open te klappen en te vergeten dat er andere passagiers gewoon kunnen meekijken. Ook sms’jes (zelfs pincodes ontvangt men tegenwoordig via sms) kunnen door scherpe zieners worden gelezen. Zorg er dus altijd voor dat schermpjes niet open blijven staan.
* Een iWorker (information worker) is een fulltime/parttime werknemer die op het werk gebruik maakt van PC verbonden aan het netwerk, waaronder notebooks, netbooks of Macs.
