Het kenniscentrum PDF/A heeft een aparte Benelux-afdeling opgericht die het belang van een eenduidig bestandsformaat voor bibliotheken, Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en de archiefwereld onder de aandacht brengt in België, Nederland en Luxemburg. In navolging van Noord-Amerika en Italië is het de derde afdeling binnen de competentiegroep die PDF/A in een bepaald geografisch gebied onder de aandacht brengt.
De Benelux-afdeling maakt deel uit van het PDF/A Competence Center dat in 2006 is opgericht. De organisatie heeft tot doel om informatie- en kennisuitwisseling op het gebied van langetermijn-archivering te bevorderen. Daarbij dient de norm ISO 19005: PDF/A als standaard.
Deelnemende bedrijven zijn onder andere: Adobe, DO Consultancy, Document Dialog, DSM, Four Pees, Holland Ridderkerk, Livnara en Tall Components. Tijdens de oprichtingsbijeenkomst in Woerden is Dominique Hermans van DO Consultancy tot voorzitter benoemd. Frank Rem van Tall Components is aangesteld als vice-voorzitter.
Als eerste gezamenlijke activiteit van de nieuwe afdeling wordt op 2 december 2010 door DO Consultancy en het PDF/A Competence Center een seminar gehouden in Woerden.
PDF/A
PDF/A is de ISO-standaard 19005 die bestemd is voor lange termijn archivering in PDF-formaat. PDF/A is een subset van het bekende PDF-bestandsformaat; een gestandaardiseerd profiel voor het gebruik van PDF in de lange termijn archivering. De standaard schrijft gedetailleerd voor welke inhoud geoorloofd is en welke niet.
Uitgangspunt is dat de digitale duurzaamheid van het document gegarandeerd is doordat het bestand onafhankelijk is van de oorspronkelijk gebruikte software en besturingssysteem die gebruikt werden bij de creatie van het bestand.
Dominique Hermans: ‘Een voordeel van PDF/A is bijvoorbeeld dat tekst volledig doorzoekbaar is. Dat maakt de standaard tot een uitstekend archiveringsformaat dat bij internationale gebruikers en ondernemingen het TIFF-formaat verdrongen heeft.’
