Afnemers en ict-dienstverleners hebben vaak alleen in de fase voorafgaand aan de ondertekening aandacht voor een contract. Dat is vreemd, vindt Robert Grandia van de pasopgerichte Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement (NBCM). 'Vaak veranderen zaken zodra de uitvoering van het contract begint. De scope wordt uitgebreid of in het contract zijn sommige zaken niet eenduidig of volledig beschreven. Ook houden veel contracten te weinig rekening met de beëindiging ervan.'
Advocaat Grandia is een van de vijf oprichters en bestuurslid van de NBCM. Als jurist ziet hij regelmatig geschillen tussen contractpartijen voorbijkomen. 'Dat komt doordat het werk zich na het zetten van de handtekeningen wijzigt. Het gebeurt vaak dat zulke wijzigingen plaatsvinden zonder dat daarover nieuwe afspraken zijn gemaakt.'
'Contracten blijken vaak statisch, documenten die na ondertekening in een lade verdwijnen. Ze worden al snel door praktijk links en rechts gepasseerd', aldus Grandia.
In contracten is ook te weinig aandacht voor de voorwaarden voor reguliere of tussentijdse beëindiging van een project, zegt de advocaat. 'Vaak geldt een termination fee en moeten de contractpartijen afspraken maken over de overdracht naar de klant of naar een andere dienstverlener.'
Professionalising
De Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement stelt zich ten doel om contractbeheer te professionaliseren door het stimuleren van opleidingen en onderzoek en door het regelen van de uitwisseling van kennis en best practices. Op termijn denkt de vereniging ook aan certificering van contractmanagers.
Behalve naar de ict kijkt de vereniging ook naar andere sectoren, zoals de bouw en facility management. De NBCM telt een kleine twee maanden na de oprichting ongeveer veertig leden. Die zijn nog voornamelijk uit de ict afkomstig. Het zijn contractmanagers, projectmanagers en soms ook consultants.
Bijeenkomsten
De vereniging wil regelmatig bijeenkomsten organiseren voor zijn leden. Direct na de oprichting werd een seminar over contractmanagement gehouden. Op 31 augustus organiseert de NBCM een brainstormsessie voor leden om te bepalen wat de aandachtspunten van de vereniging worden.
Op 23 september is er een workshop over contractbeëindiging bij uitbestedingscontracten. Grandia: 'Daarbij komen zowel juristen, leveranciers en afnemers aan het woord.'
Als ex-contractmanager herken ik de situatie wel. De uitdaging was voor mij altijd om de uitvoerende projectleiders / managers in hun uitvoer continu te laten nalopen wat het contract aangaf (contract is leidend t.a.v. afspraken omtrent uitvoer). Een afsprakenprotocol wie definitieve wijzigingen kan beklinken helpt daarbij: menig projectleider (in de IT) is snel verleid om toezeggingen te doen, als er in het contract duidelijk staat dat dit soort zaken (wijzigingen) alleen afgevinkt kunnen worden door de CM, dan krijg je automatisch meer controle.. echter vergt het meer uren van de CM en veel klanten willen daar doorgaans niet voor betalen, (je doet er goed aan die kosten anders te verwijzen bijv. in de change(s) die wordt uitgewerkt).
Een contract is dan ook zwaar overrated. En veel te veel voer voor juristen. Als beide partijen het fatsoen in acht nemen, wat in 99% van de gevallen zo is, kun je het contract laten voor wat het is.
Hanteer bijvoorbeeld geen opzegtermijn, ook al staat het in het contract. Gaat het niet langer samen? Wees dan beiden verstandig. Het mooie hiervan is dat door zo’n houding het vertrouwen onderling toeneemt en de samenwerking langer duurt doordat het contract toch iedere dag op te zeggen is mocht het echt nodig zijn…
Contractmanagement is een essentieel onderdeel. Juist tijdens de contractfase kunnen de kosten flink oplopen. Het artikel over de VVD, eerder deze week op Computable, is veelzeggend.
@R, je maakt een contract niet zozeer voor als het goed gaat (jouw 99%), maar voor het geval dat het juist even niet zo goed gaat tussen de partijen. De houding “te veel voer voor juristen” is daarom niet erg handig.
Dat doe je vast ook niet bij de aankoop van je huis, het regelen van een hypotheek, et cetera. Ga je dan uit van dat “partijen het fatsoen in acht nemen”? Vast niet, dus waarom wel bij bijvoorbeeld ICT-uitbesteding?
Het is normaal bij veel grote bedrijven om maandelijks te praten over de uitvoering van een contract en (half)jaarlijks over het bijstellen van een contract. Het doel is het beter afstemmen van de samenwerking en het oplossen van problemen. Dan hoeven nieuwe situaties en inzichten niet uiteindelijk tot een gang naar de rechter te leiden zoals bij de VVD het geval was.