E-mail, een heikel punt voor kenniswerkers. Ga maar eens na hoeveel e-mails jij gemiddeld per dag verwerkt. Niet alleen de verwerking van grote hoeveelheden spam kost veel tijd, ook het omgaan met de dagelijkse stroom aan werkgerelateerde mail is vaak een tijdrovende klus. Omdat er vanuit ict vaak verschillende restricties worden opgelegd om de omvang van mailboxen geen buitenproportionele vormen aan te laten nemen, zoekt de business angstvallig naar manieren om e-mails toch te kunnen bewaren. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan in personal files of in mapjes in Outlook. Het probleem van overschrijding van de inbox is hiermee voor de korte termijn opgelost. Zodra echter een specifieke e-mail moet worden teruggevonden, dient het volgende probleem zich alweer aan. Laat staan dat een e-mail kan worden teruggehaald op het moment dat deze gedelete is.
De manier waarop e-mail wordt beheerd valt meestal binnen het takenpakket van ict. Hierbij zijn tijd en omvang de factoren die dat beheer het meest bepalen. Er worden limieten gesteld aan de omvang van de inbox of het tijdstip van ontvangst van een e-mail bepaald of deze in de prullenbak belandt of niet. Daarmee wordt echter voorbijgegaan aan de behoeften van de business. Het deleten van e-mail is in sommige gevallen zelfs in strijd met compliancy-wetgeving. Een e-mail is tegenwoordig niet meer ‘slechts' een communicatiemiddel, maar wordt steeds vaker gezien als een volwaardig en rechtsgeldig document. De inhoud maakt dan ook deel uit van een bedrijfsproces en zal ook als zodanig moeten worden behandeld. Restricties als 'time & sizing' zijn daarmee niet toereikend, wat maakt dat een bedrijfsbrede kijk op e-mailmanagement geen overbodige luxe is. Een continue samenhang tussen ict, business, compliancy en privacy is hierbij van belang.
Basis voor gedegen e-mailmanagement is een centrale plaats voor alle informatie die over een bepaald onderwerp binnenkomt. Hierbij is het wel essentieel dat de onderliggende bedrijfsprocessen nauwkeurig zijn ingericht. Een enterprise content managementsysteem is daarom een goede basis voor e-mailmanagement. Omdat e-mail vaak het startpunt is van een bedrijfsproces (denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een offerte) kan e-mail een enabler zijn om na te denken hoe je omgaat met informatie.
Serge Leclercq
VDD IQware
