Voice over IP is voor velen synoniem voor goedkoop bellen en directe kostenbesparingen. Toch zullen organisaties op de korte termijn merken dat de vervanging van een traditionele telefooncentrale door IP-telefonie kan leiden tot meerkosten. Bedrijven maken de business case van VoIP weliswaar sluitend als ze gelijk met de overstap naar IP-telefonie op een VPN-netwerk ook hun dataverbindingen en (bedrijfs)applicaties centraliseren. Die integratie geeft naast financiële winst ook voordelen in de bedrijfsprocessen en bereikbaarheid. Bij veel bedrijven begint de overstap naar VoIP vanuit de wens om de hardware te vervangen van een oude telefoniecentrale, ook wel PBX. Afhankelijk van de kwaliteit van het bedrijfsnetwerk kan overstappen op IP-telefonie in eerste instantie dus geld kosten. Bedrijven moeten investeren in de verbetering van hun datanetwerk, nieuwe hardware aanschaffen zoals vaste bureautoestellen en headsets voor bellen via een PC (zogenaamde softphone–toepassingen) en mogelijk ook uitkijken naar een nieuwe IP-telefooncentrale. Zelfs met de directe besparingen op onderling bellen over het datanetwerk naar eigen locaties, duurt het even voordat deze kosten worden terugverdiend.
Business case
Wat maakt VoIP dan toch zo interessant? Sowieso biedt IP meer groeimogelijkheden voor de netwerken van bedrijven. Door de aanleg van een geïntegreerd netwerk voor telefonie en data kunnen organisaties met meerdere vestigingen dan legio toepassingen en applicaties op verschillende locaties met elkaar koppelen zonder hiervoor aanpassingen te doen aan de fysieke infrastructuur.
IP biedt bedrijven daarnaast ook in beheeropzicht aanzienlijke voordelen. Het komt frequent voor dat organisaties het overzicht over hun telecomomgeving kwijt zijn. Doorgaans is nog wel bekend hoeveel vaste en mobiele aansluitingen er binnen de organisatie zijn, maar daar houdt het vaak bij op. Veel IT-managers hebben vaak geen helder beeld hoe deze zijn gekoppeld, waar de aansluitingen voor worden gebruikt en wat de precieze kosten per aansluiting zijn. Een IP-netwerk voor telefonie en data maakt deze wirwar veel overzichtelijker omdat alle aansluitingen en verbindingen van afstand kunnen worden beheerd.
Op het gebied van toepassingen draagt IP bij aan een positieve business case doordat het bestaande datanetwerk voor geringe meerkosten kan worden uitgebreid met allerhande telefonie-applicaties. Hiermee wordt intern bellen en intern gebruik van faciliteiten ‘gratis'. Te denken valt aan zaken als een gecentraliseerde telefoniste en secretaresses die op verschillende locaties als backup kunnen fungeren. Met deze overwegingen is een toekomstgerichte business case wel rond te krijgen.
Netwerk in kaart
Voor bedrijven die de stap de overgang maken naar een IP-netwerk is het belangrijk dat een organisatie eerst de volledige telecom- en netwerkomgeving in kaart heeft. Er moet een beeld zijn van welke technologieën er in de bestaande situatie worden gebruikt en hoe mogelijke technische bottlenecks worden opgelost. Bedrijven kunnen deze inventarisatie zelf uitvoeren of samen met een provider.
Met die nulmeting weet de organisatie hoe het netwerk ervoor staat en is duidelijk waar veranderingen in de infrastructuur kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Vervolgens kunnen organisaties ervoor kiezen om de vaste telefonie en één of meerdere IP-telefooncentrales te koppelen aan het IP-netwerk dat wordt gebruikt voor datadiensten. Die integratie van telefonie en data vereenvoudigt het beheer omdat IT-managers dan alle IP-diensten in één interface kunnen monitoren. Gecentraliseerd beheer op afstand is hiermee dan mogelijk voor alle IT- en telecomsystemen. Bijkomend voordeel is dat verouderde hardware nu ook is vervangen door nieuwe. IP-telefonie maakt het zelfs mogelijk om hardware te verwijderen en een hosted variant van VoIP af te nemen bij een operator. In dat geval ligt het beheer geheel bij de netwerkoperator en investeert een bedrijf niets in apparatuur. Op deze manier profiteren bedrijven van de toegevoegde waarde van IP-telefonie. De mogelijkheden van IP en de integratie van communicatiediensten gaan veel verder dan voordelig bellen.
Integratie met mobiel
Bedrijven die nog een stap verder willen gaan, kunnen er ook voor kiezen om hun mobiele telefonie te koppelen aan het bedrijfsnetwerk. Dit kan via het IP-communicatieplatform van een operator. Directe en duidelijke voordelen zijn onderling bellen tegen voordelige en vaste tarieven en meer voorspelbaarheid in de telecomkosten. Daarnaast biedt integratie van telefoniediensten ook voordelen bij de interactie met klanten. Werknemers krijgen een enkel nummer waarbij het niet uitmaakt of het gesprek met het vaste of mobiele toestel wordt beantwoord. Ook is het mogelijk om telefoongesprekken slim door te schakelen op basis van de presence informatie van een werknemer. Zelfs mobiele medewerkers en thuiswerkers kunnen eenvoudig inloggen omdat IP hierin de standaard is.
