Financial Suite is een SharePoint-toepassing waarmee corporate finance professionals cyclische Planning & Control processen projectmatig kunnen inrichten. Dit kennisintensieve product bevat praktische ingeprogrammeerde taaklijsten en planning tools. Door centrale opslag van documenten en een krachtige metadatastructuur zijn alle stukken altijd eenvoudig terug te vinden. Rapporten en prognoses maken kan nu dus een stuk sneller en gemakkelijker.
De ontwikkelaars van Smart SharePoint Solutions hebben een analyse gemaakt van alle documenten en taken die nodig zijn voor een boekhoudkundige periodeafsluiting. ‘Het grootste deel van het planning & control proces is generiek’, vertelt directielid André Salomons. Financial Suite biedt een uitgebreide bibliotheek van gestandaardiseerde takenlijsten. ‘Voor het bedrijfsspecifieke gedeelte kunnen gebruikers zelf heel gemakkelijk zaken toevoegen.’
Financial Suite maakt gebruik van de kracht van cloud computing. Beveiligde webapplicaties bieden werkgroepen een centraal verzamelpunt voor alle documenten die nodig zijn voor het planning & control proces, samen met praktische controle- en coördinatietools. De menugestuurde gebruikersinterface koppelt ieder document aan een specifieke balanspost, een P&L line, of een ander rapportage item (zoals IFRS), ongeacht de documentnaam.
‘Je bent dus af van de spreiding van documenten over verschillende netwerkmappen. Overzichtslijstjes bijhouden in Excell is niet meer nodig. Wat voor namen collega’s ook geven aan documenten; ze zijn altijd terug te vinden. En je kunt in principe op ieder gewenst moment vanaf iedere locatie ter wereld overal bij, ongeacht de beschikbaarheid van collega’s.’
De logische metadatastructuur zorgt ervoor dat ieder document gemakkelijk terug te vinden is. ‘De status van ieder document en alle uitstaande acties zijn bovendien op ieder moment volledig inzichtelijk. Onderzoek wijst uit dat financiële afdelingen hiermee jaarlijks 300 tot 400 effectieve productie-uren kunnen besparen. Financial Suite maakt het een stuk gemakkelijker om een fast close te realiseren.’
‘Doordat het hele proces wordt gestandaardiseerd, is het voor het eerst mogelijk om ISO-certificatie toe te passen op het planning & controlproces. En je kunt tevens voldoen aan COSO.’
