Alle apotheken hebben een bewaarplicht van vijftien jaar op alle uitgegeven recepten. Deze recepten kunnen apothekers zelf bewaren in archiefkasten, maar sinds een tijdje kan er ook digitaal worden gearchiveerd. Oude Veldhuis Automatisering zegt een speciale dataopslag te leveren om uitgegeven recepten digitaal te archiveren in zijn nieuwste softwareoplossing Storec. Deze bestaat onder andere uit de cloudstorageoplossing CAStor van leverancier Storius uit Hengelo.
Storec is een scan- en archiveringssysteem, waarmee in de apotheek lokaal recepten en andere documenten gescand kunnen worden. Deze recepten worden vervolgens naar het centrale CAStor archief verplaatst. CAStor zorgt voor de beveiliging, beschikbaarheid (en backups) van de receptscans, zodat apothekers altijd aan hun bewaarplicht voldoen, aldus Oude Veldhuis Automatisering.
Om recepten digitaal te archiveren is ict-dienstverlener Oude Veldhuis op zoek gegaan naar een storage oplossing met een automatische controle en replicatie-functie. Daarnaast moest de oplossing een hoge betrouwbaarheid en mogelijkheden voor grote schaalbaarheid hebben. Hierbij is gekozen voor het product CAStor van Storius. Dit is volgens Oude Veldhuis een cloud storage oplossing voor lange termijn dataopslag dat onbeperkt uitbreidbaar is en alles direct automatisch repliceert. Het CAStor beheer is geheel geautomatiseerd waardoor de beheerlast minimaal is, aldus de directie Oude Veldhuis.
De bewaarplicht van recepten is onlangs verhoogd van 6 naar 15 jaar, waardoor het voor de apotheker bijna onmogelijk is om een eigen archief zelf goed te beheren. Doordat veel apothekers al een aardig lokaal digitaal archief hadden opgebouwd en Oude Veldhuis dit converteert naar Storec, is het aantal scans in CAStor binnen enkele maanden al opgelopen tot meer dan 100 miljoen. Ondanks deze aantallen geeft Oude Veldhuis aan dat het beheer echt nihil is, aldus directeur Martin Oude Veldhuis. Oude Veldhuis heeft op dit moment ruim 1200 van de 1900 apotheken in Nederland als klant. Daarvan hebben inmiddels 200 apotheken al gekozen om recepten digitaal te archiveren in Storec van Oude Veldhuis Automatisering.
Honderd miljoen scans
Anders dan bij een traditioneel file systeem is het bij de cloud storage oplossing van CAStor niet nodig bestandsnamen te geven aan de scans, aldus Oude Veldhuis. CAStor genereert per scan een zogenaamde 'universeel uniek ID', waardoor de scans altijd terug te vinden zijn, zonder dat men door een folderstructuur hoeft te bladeren. De lijst met uuid's worden door Oude Veldhuis op zes verschillende gescheiden locaties opgeslagen, omdat deze lijst volgens de broers Oude Veldhuis net zo waardevol is als de data zelf. De data zelf wordt automatisch gerepliceerd en bewaard op twee geografisch gescheiden locaties, om de gewenste hoge beschikbaarheid te waarborgen. Oude veldhuis laat weten dat wanneer er een database weg valt, hij met de UUID's een gehele database weer terug kan halen.
De CAStor Cloud van Oude Veldhuis is nog geen moment uit de lucht geweest, ondanks hardware, netwerk en power storingen binnen het netwerk en/of bij de hosting provider. Tot op heden is er nog geen enkele bit van de honderd miljoen scans verloren gegaan. 'CAStor blijft altijd draaien' aldus mede directeur Joep Oude Veldhuis. 'Alle bestanden in CAStor worden dagelijks gecontroleerd. In totaal doet het systeem er maar vijftien uur over om honderd miljoen objecten na te lopen op correctheid. Mocht er ooit een corrupt bestand tussen zitten, dan word deze onmiddellijk automatisch door CAStor vervangen. dat gebeurt op basis van de standaard aanwezige replicatie functionaliteit.' Martin Oude Veldhuis voegt er aan toe aan dat het met een traditioneel filesysteem niet mogelijk is om zoveel informatie te bewaren en te repliceren; 'maar met CAStor is dit een kleine moeite.'
Tools voor Apothekers
Oude Veldhuis stelt momenteel een aantal software tools beschikbaar voor apothekers. Zo zijn programma's beschikbaar voor urenregistratie van werknemers, voor statistische analyse van apotheekbereidingen, voor onderhoud van bereidingsvoorschriften en is er een webtool beschikbaar dat inzicht geeft in risico's bij apotheekbereiding. De nieuwste oplossing van Oude Veldhuis is Storec; dit is een scan- en archiveringssysteem waarmee in de apotheek recepten en andere documenten gescand worden. Oude Veldhuis automatisering VOF voorziet sinds 1988 apotheken en opleidingsinstituten van professionele software; dit gebeurde tot 2007 onder de naam Old Bike Soft BV. Ook buiten de apotheekbranche is de dienstverlener actief in onder andere in de Grafische Industrie en in het verenigingsleven.
