Om de administratieve lastendruk bij aanbestedingen te verlichten, kan een deel van de administratie gestandaardiseerd worden. In die situatie geven deelnemers van een aanbesteding één keer per jaar documenten af bij een centraal inkooporgaan. Het gaat bijvoorbeeld om uittreksels van de Kamer van Koophandel, kwaliteitscertificaten en informatie over de financiële positie van het deelnemende bedrijf. Dat bepleit Ernst & Young aan de hand van onderzoek naar ict en de overheid in de ICT Barometer.
Guill van den Boom, partner bij Ernst & Young: ‘Overheden zouden een centraal orgaan moeten instellen. Daarmee kan de administratieve lastendruk aanzienlijk worden verlicht. Deelnemers hoeven dan niet bij iedere aanbesteding opnieuw dezelfde gegevens te overhandigen. Nu moeten ze keer op keer dezelfde informatie en formulieren overhandigen aan de aanbestedende partij.’
Naast de administratieve lastendruk klagen deelnemers dat aanbestedingsprocessen vaak fraudegevoelig en onbetrouwbaar zijn. Met fraudegevoelig wordt bedoeld dat de aanbestedende partij de aanbesteding naar zijn hand kan zetten. Het gaat bijvoorbeeld om de weging van zogeheten zachte criteria als de beoordeling van een plan van aanpak, het meewegen van de ervaring van betrokken medewerkers en het visiedocument, waarin een deelnemer zich bijvoorbeeld uitlaat over de aanbesteding van een bepaald ict-perceel.
Formaliteit
Critici stellen dat de aanbestedende partij het proces gemakkelijk kan manipuleren doordat vooraf niet duidelijk is op welke criteria beoordeeld wordt, of de omschrijving van die normen te vaag is. Bedrijven hebben bovendien vaak het gevoel dat de keuze voor een bepaalde partij al op voorhand is gemaakt en het aanbestedingstraject slechts een formaliteit is, zo blijkt uit het onderzoek.
Aanbesteding
Jaarlijks vinden er minimaal 4000 aanbestedingen plaats. Gemiddeld kost een aanbesteding tussen de 10.000 euro en 25.000 euro. Per jaar koopt de overheid via aanbestedingen voor ongeveer 57 miljard euro in. Van dat bedrag wordt 18 miljard euro op Europees niveau aanbesteed. Een opdracht voor de centrale overheid wordt Europees aanbesteed als het bedrag voor werken hoger is dan 4,8 miljoen euro. Voor leveringen en diensten moet vanaf 125.000 euro Europees worden aanbesteed.
