Ict-dienstverlener Atos Origin stopt binnen drie jaar tijd met e-mailen. Het verzenden en ontvangen van e-mails tussen de 50.000 medewerkers van het bedrijf moet dan verleden tijd zijn. 'De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt', stelt algemeen directeur Thierry Breton. Het dienstenbedrijf wil zelf het voorbeeld geven en vervangt e-mail door nieuwe vormen van communicatie en samenwerking zoals social media.
Breton presenteerde zijn plannen tijdens een bijeenkomst waar ceo's innovatieve plannen tonen. Hij wijst erop dat de hoeveelheid e-mailberichten die dagelijks wordt verzonden 'onhoudbaar' is. 'Managers besteden wekelijks tussen de vijf en twintig uur aan het lezen en schrijven van e-mails, terwijl social media sterk in opkomst zijn.'
William Rice, consultant en ontwikkelaar van Atos Origin social business solutions, benadrukt dat er wel mailservers actief blijven voor e-mailberichten die van buiten het bedrijf komen. 'We kunnen er natuurlijk niet van uitgaan dat de hele wereld binnen drie jaar zonder e-mail werkt, aan de achterkant van het bedrijf zullen e-mailservers blijven bestaan.'
Rice denkt dat het zeker nog tien jaar zal duren voordat het gebruik van e-mail wereldwijd zal stoppen. 'Het middel e-mail is zowel technisch als sociaal zo ver doorgevoerd, dat ban je niet zo snel uit, maar we zijn nu op het breekpunt waarbij het gebruik van social media het gebruik van e-mail voorbijstreeft.'
Als alternatieven voor samenwerken zonder gebruik van e-mail noemt Rice berichtenverkeer via LinkedIn, workflowsystemen via de webbrowser en het delen van informatie via platformen als Microsoft Sharepoint, waarbij gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. 'Je ziet eigenlijk dat de nieuwe versies van e-mailprogramma's ook al die kant opgaan. Als je bijvoorbeeld Gmail van Google bekijkt dan zie je dat e-mails heel anders worden weergegeven. In plaats van losse berichten zijn de mails gevlochten in conversaties.'
Volgens Rice ontstaan in de toekomst persoonlijke portals waar medewerkers hun eigen informatie kunnen labelen, taggen, koppelen, archiveren en delen. 'Nu heb je voor de registratie voor een sociaal netwerk nog een e-mailaccount nodig. Maar dat gaat in de toekomst mogelijk ook veranderen.' Als voorbeeld noemt hij OpenID, dat is een centraal platform waarbij je allerlei online diensten zoals Facebook, LinkeIn en Twitter koppelt.
Atos ontwikkelt via zijn divisie Social Business Solutions diensten zoals Social CRM en begeleidingstrajecten voor verandermanagement en strategie. Volgens Rice is de grootste barrière bij de overgang naar een e-mailloze werkomgeving de cultuuromslag. 'Het is een kwestie van ontwennen.'
Werkdruk door e-mail
-Het middenmanagement besteedt meer dan 25 procent van zijn tijd aan het zoeken naar informatie.
-In 2010 ontvingen zakelijke gebruikers meer dan 200 mails per dag. 18 procent hiervan bestaat uit spam.
Bron: Atos Origin.
Onzinnig plan. e-mail is uitstekend communicatiemiddel mits goed gebruikt. Dus training is noodzakelijk, niet afschaffing. Dezelfde ontbrekende vaardigheden zijn nodig bij gebruik van de vele ‘sociale media’. Dus Atos, verbeter de wereld en begin bij….
Is het nu al 1 april?
Ik snap 1 ding niet. Als men bij Atos over wil gaan naar Social Media networking. Dan heeft elke medewerker toch wel een email adres nodig lijkt me. De meeste social media platformen stellen een email-adres verplicht om je aan te melden. Nu is het wel mogelijk om intern het versturen van SMTP berichten uit te schakelen, maar ik denk dat het ‘illigaal’ gebruik van Hotmail/Gmail e.d. dan vogelvlucht gaan nemen. Kortom een compleet oncontroleerbare omgeving.
Al met al een raar onpraktisch en verhaal dit. Toont mijn inziens een falen bij HRM afdeling bij Atos, als email als onbeheersbaar wordt gezien.
Verbeter de wereld, begin bij jezelf…
Als iedereen nu gewoon eens wat vaker de telefoon pakt, of beter nog, even bij een collega langsloopt, dan zijn a.) dingen sneller geregeld en b.) bespaar je een hoop heen en weer gemail.
Zo simpel…
Een groot IT bedrijf (en een bedrijfsleider…) die graag in de publiciteit komt met een “innovatief” voornemen; waar het omgaat is dat een organisatie bestaat bij de gratie van samenwerken van mensen, bij samenwerken is communicatie een essentieel onderdeel, zonder communicatie heb je geen organisatie/bedrijf meer. Willen we besparen op de tijd die we spenderen aan communcatie zullen we het echt over iets anders moeten gaan hebben dan de vorm/wijze van de communicatie. Email is slechts een middel, een ander middel zal nieuwe en weer andere problemen geven en ik betwijfel ten zeerste of dit met minder tijd gepaard zal gaan, deze nieuwe media zijn er juist op gericht om juist vooral meer tijd er aan te besteden. Mijn conslusie; leuke publiciteitsstunt dat wel, maar het is het paard achter de wagen spannen en gaat op geen enkele wijze de beoogde doelen bereiken, eerder het tegenoverge stelde……
En als het dan via social media gaat, delen we dan ook alle informatie met de rest van de wereld? Er zullen eerst toch not wat andere zaken geregeld moeten worden.
Dhr. Breton verwacht door het intern afschaffen van e-mail twee soorten kosten te besparen: die van e-mail opslag en de tijd benodigd om de e-mail te lezen.
Social media kunnen deze informatiestromen vervangen, maar hoeven niet door het bedrijf zelf gehost te worden. De regels voor het blokkeren van websites vanuit het bedrijf zijn recent aanzienlijk afgeslankt (tot kort geleden viel zelfs Google-cache onder de ‘verdachte’ sites).
Daarnaast hoopt Atos aan haar klanten document management en collaboration portal alternatieven te bieden. Binnen enkele jaren wordt op een omzet van enkele miljarden euro’s gerekend door bedrijven te motiveren Atos’ voorbeeld te volgen.
Het betoog bevat enkele goede punten, zoals het voorkomen van onnodige e-mail stromen. De ‘oplossing’ is leuk bedacht maar niet realistisch en gaat voorbij aan de oorzaken van de problematiek.
En al die ATOS consultants die jaren geleden iedereen de e-mail injoegen gaan nu wat anders adviseren.
Lachen en nauwelijks serieus te nemen. Meneer haalt oorzaak en gevolg door elkaar.
Het lijkt of we allemaal zoeken naar een manier zoeken om een normaal, persoonlijk gesprek met anderen tijd en plaats onafhankelijk te maken. De effectiviteit van een persoonlijk onderhoud is oneindig veel groter dan email (de brief in een modern jasje) of social media (post & forget….), duid mensen op de voor en nadelen van elk soort communicatiemiddel en gebruik alle soorten die de techniek je kan bieden, email is in veel gevallen een goede keuze maar in veel gevallen ook zeker niet! Doelstelling blijft effectieve communicatie en niet de keuze van een middel!
Als medewerkers niet effectief met elkaar communiceren, moet je ze dat leren i.p.v. het communicatiemedium te veranderen. Maar ja, dan moeten managers zich echt in hun medewerkers verdiepen, en dat doen ze liever niet.