Dat de invoering van het gemeentebrede documentmanagementsysteem (dms) Doc.Loods in Rotterdam is mislukt, komt door de ingewikkelde metadata. Dat is een bekend probleem in de dms-wereld. De gemeente onderzoekt nu de mogelijkheid of er open source oplossingen beschikbaar zijn om tot een vereenvoudiging van de interface te komen. Dat zegt Hans Nijman, chief information officer (cio) van de gemeente Rotterdam.
Bij de gemeente Rotterdam is vanaf 2004 tevergeefs geprobeerd een nieuw dms in te voeren. De kosten bedroegen ruim tien miljoen euro. Nadat de in 2009 aangetreden cio Hans Nijman merkte dat er een nieuwe budgetoverschrijding dreigde, legde hij het project vorig jaar stil. Doc.Loods is een op Hummingbird-gebaseerd systeem dat door leverancier Logica op maat moest worden gemaakt voor de gemeente Rotterdam.
Cio Nijman wil de nuance aanbrengen dat er weldegelijk functionaliteit is opgeleverd. Zo is Doc.Loods bij een aantal diensten in gebruik, wordt de archiveringsfunctionaliteit gebruikt en er is een dossiermodule gerealiseerd voor de digitale omgevingsvergunning in het kader van de Wabo. Maar de gemeentebrede uitrol van de interface van het Hummingbird-product is mislukt. Dat leverde te veel maatwerk op in relatie tot het postvoortgangsproces
Struikelblok
Nijman: 'Het grote struikelblok, en dat is een bekend probleem bij een dms, is dat er bij zo'n systeem om te ingewikkelde metadata wordt gevraagd waardoor het voor gebruikers onwerkbaar wordt. Dat was hier ook het probleem.' De cio vertelt dat een stuurgroep momenteel op de markt rondkijkt of er werkbare oplossingen beschikbaar zijn om tegen beperkte kosten tot een vereenvoudiging van de interface te komen. 'Ik ben pleitbezorger van open source, zoals Alfresco, én hergebruik.'
Interview
Lees ook het uitgebreide interview met cio Hans Nijman: Verbeterplan ict bij gemeente Rotterdam ligt op koers.
