Cio’s letten onvoldoende op verborgen printkosten. Ict-directeuren kijken vooral naar directe kosten als hardware, onderhoud en de vervanging van toners. Verborgen printkosten als decentrale inkoop van printers, het belasten van de afdeling ict-beheer met printerstoringen en plaatsing van apparatuur op kostbare vierkante meters kantoorruimte, blijft vaak buiten beschouwing. Dat stelt marktanalist IDC.
Het onderzoeksbureau stelt dat door de aanpak van indirecte printkosten geld vrijkomt voor relevante ict-investeringen. Daarbij is uitbesteding van het printbeheer een oplossing. Volgens de marktonderzoeker kunnen bedrijven de prinkosten tot 30 procent verminderen door kritischer te kijken naar verborgen printkosten.
Zo adviseert de marktonderzoeker om kritisch te kijken naar de plaatsing en het aantal apparaten. Dat zorgt voor minder verlies van kostbare vierkante meter kantoorruimte door apparatuur en opslag van papier en toners. Daarnaast moet de ict-afdeling zoveel mogelijk worden ontzien als het gaat om vragen over printstoringen. Directeur advieszaken van IDC Benelux Peter Vermeulen: 'Eén op de twee calls bij een ict-helpdesk zijn printgerelateerd. Het is een onzichtbare kostenpost dat daar relatief duurbetaalde ict-medewerkers voor worden ingezet. Bovendien kunnen zij in de tijd dat ze bezig zijn met de printer geen andere klussen klaren.'
Managed print services
De analist wijst ook op de noodzaak van centrale inkoop. 'Nu worden printers vaak aangeschaft door de ict-afdeling, multifunctionals worden betaald van het budget van de facilitaire dienst of officemanager en kleine printers worden door vestigingen of afdelingen betaald. Zo ontbreekt het totaalbeeld van de uitgaven aan printproducten.'
Ook duurzaamheid speelt een rol. 'Minder papier gebruiken, door bijvoorbeeld dubbel te printen, scheelt in de kosten en energieslurpende apparatuur moet op tijd vervangen worden', licht Vermeulen toe.
Managed print services kunnen ook de productiviteit verhogen. Storingen aan apparatuur worden dan automatisch gemeld en de reparatie moet sneller op gang komen. Daarnaast kan de verbetering van documentbeheer de productiviteit van medewerkers verhogen doordat ze sneller toegang hebben tot de documenten.
TomTom verlaagt printkosten
Het onderzoek is gepresenteerd tijdens een bijeenkomst van 45 cio's, die werd georganiseerd door printerleverancier- en dienstverlener Xerox. Tijdens die bijeenkomst meldde leverancier van navigatieapparatuur TomTom dat 15 procent op de printkosten wordt bespaard door het printerbeheer uit te besteden aan een gespecialiseerde dienstverlener.
