Huis-tuin-en-keuken ITIL

Itil, als je er een beetje kennis van hebt dan weet je dat het heel veel 'open deuren' zijn. Bij veel organisaties staan echter de 'deuren' lang niet allemaal open. Vakmatig houden we ons vaak bezig met het verbeteren van bedrijfsprocessen. Maar hoe zit het ei­genlijk thuis? Zijn wij in ons dagelijks leven en huishouden wel zo efficiënt en gestructu­reerd bezig? Laten we eens heel functioneel gaan kijken naar ons dagelijks leven…

We beginnen bij de belangrijkste randvoorwaarde: de geldzaken. Over het algemeen is dit bij de meeste toch wel op orde. Met de voortschrijding van de techniek is het er ook makkelijker op gewor­den. We kunnen elke dag de mutaties zien van de diverse rekeningen. Echter het komt nog al te vaak voor, door onze consumptiedrang, dat er op het einde van het geld nog een stukje maand over is. Het is dan tergend lang wachten op de storting van het salaris. Het zal al veel helpen om je uitgaven op te schrijven zodat je een schatting kan maken van je over­blijvende budget voor de rest van de maand.

Berucht hierbij zijn 'uitgestelde betalingen' zoals vroeger euro- of giro-cheques en tegenwoordig creditcards of uitgestelde betaling via Wehkamp of iets der­gelijks. Door alles op te schrijven denk je ook beter na over de te verwachten uitgaven en kosten op korte termijn. Een ander punt is het feit dat niet alle vaste lasten per maand worden omgeslagen. Je moet denken aan posten zoals: zuiveringslasten, onroerendgoedbelasting , som­mige verzekeringspre­mies, motorrijtuigenbelasting enzovoorts.

De Wet van Murphy leert ons dat dit soort van acceptgiro's altijd op een ongeschikt moment komen. Een goede oplossing voor dit probleem is om voor een heel jaar een schatting te maken van de totale kosten en vervolgens dit totaalbedrag om te slaan per maand. Denk er dan wel aan dat je dit bedrag dan maandelijks reserveert; het liefst op een aparte (spaar)rekening. Het grote voordeel is dat een forse aanslag (OZB!) geen negatieve in­vloed heeft op je liquiditeitspositie; je betaalt gewoon uit je 'spaarpot', of beter gezegd uit je alge­mene reserves. Over liquiditeit gesproken: Weinig mensen hebben nog contact geld in huis.

Af en toe is dit erg lastig: denk aan parkeerautomaten, cafés, cafetaria's, collec­tes aan de deur, et cetera. Je zou bijvoorbeeld de oude 'Piekenbuis' uit de jaren '70 en '80 weer tevoorschijn kunnen halen. Je moet dan wel de disci­pline kunnen opbrengen om hem niet te 'plunderen' in tijden van krapte.

Het komt er op neer dat je doet aan capaciteitsbeheer: het uitsmeren van belasting (letterlijk en fi­guurlijk) op een gelimiteerde capaciteit (de zak met geld die op vaste tijdstippen be­schikbaar is); je vangt de dalen op door de pieken te reserveren.

Inkomende post

Bij menigeen is het een bekend probleem dat allerlei post (belastingpapie­ren, brie­ven van verzekeringen, papieren af­schriften, rekenin­gen, et cetera.) be­landt op een grote stapel. Cruciaal is het om deze stapel niet te veel te laten op­hopen. Je gaat er let­terlijk en figuurlijk als een berg tegen op zien om het uit te gaan zoeken. Het gevaar is ook dat je be­langrijke stukken kwijt kan raken. Dit kan veel tijd, ergernis en soms ook veel geld kosten om alles administratief weer recht te trekken. Eigenlijk is de enige remedie: gelijk dezelfde dag nog opbergen in ordners of mappen. Voordeel is dat het nauwe­lijks een paar minuten per dag kost en belangrijker nog, dat je altijd alles kan terugvinden. Be­langrijk is ook dat vanaf dag één alles al een eigen plek heeft (aparte tabbladen, insteekhoe­zen of 'showtassen'). Natuurlijk vergt het weer discipline om dit dagelijks bij te houden.
De afhandeling en opbergen van post is in feite een stuk incidentenbeheer en eventueel probleembe­heer: Je laat de zaken die op je afkomen niet te lang liggen (doorlooptijden, escala­tiepaden), je brengt prioriteiten aan, en je registreert ze en/of bergt ze op, op een plek waar je het weer kan terug­vinden.

Documentatie bij hardware

Dit is een lastige. Bij de aanschaf van een wasmachine, magne­tron, vi­deo, camera, et cetera is alle aandacht gericht op het apparaat zelf. het is veel leuker om alle knoppen te proberen dan om alle karton, plastic en piepschuim en toebehoren op te rui­men. Garantiebewijzen, gebruikershandleidingen en kassabonnen (tevens garantiebewijs vaak) zijn dan al te vaak het kind van de rekening. Het probleem is ook nog dat deze docu­menten pas na jaren hun nut zullen bewij­zen. Eén helder moment bij aanschaf kan je na vijf jaar veel trammelant en duizenden euro's bespa­ren.

Standaardisatie en voorraden

Een veelvoorkomend ongemak is dat sommige verbruiksgoe­deren op kunnen raken op onverwachte momenten. Bekend zijn: stofzuigerzakken, koffiefil­ters en groene huis­vuilzakken. Bij aanschaf van bijvoorbeeld een stofzuiger moet je eigenlijk al een extra voorraad stof­zuigerzakken inkopen. Verder moet je bij het controleren van de voorraad alarm gaan slaan wanneer er nog maar één of twee exemplaren voorradig zijn. Probeer ook bij aanschaf van een tweede stofzuiger of kof­fiezetapparaat een model te kopen waar dezelfde zakken of filters in passen. Op die manier hoef je maar één voorraad van dit item aan te houden.

Een ander voorbeeld zijn lam­pen. Het is praktisch om zoveel mo­gelijk een standaard door te voeren in het hele huis met betrekking tot wattage en fitting-grootte. Andere bekende voorraad-artikelen zijn: toiletpapier, keu­kenrollen, lucifers, schuursponsjes, schoenveters, et cetera. pPobeer alle voorraad op een centrale plaats te houden (hoekje van de provisiekast, onder de trap, meterkast, kastje onder het aanrecht). je hoeft dan maar eens in de zoveel tijd te kijken waarbij je in één oogopslag de voorraadstand van elk item kan opnemen.

De twee bovenstaande zaken zijn voorbeelden van configuratie-beheer: bijhouden van je in­frastruc­tuur en tevens het archiveren en bijhouden van documentatie. Ook moet je inzicht hebben in de aard en omvang van je configuratie met het oog op spares en voorraadbeheer.

De was: het categoriseren en prioriseren van incidenten

Het zou efficiënter zijn als je voor elk soort was een aparte wasmand zou hebben. Op deze manier splits je de was 'aan de bron'. Je ziet in één oogopslag welk soort was er aan het ophopen is (witte was, handdoe­ken, donkere was, bonte was..) . Het probleem is echter dat er vaak geen ruimte is voor een dergelijk 'wasmanden-parkje'.

Veel van bovengenoemde zaken vragen een vorm van registratie zoals: lijstjes, checklists, notities, en schemaatjes. Een goede 'beheertool' is een prikbord. Gelukkig maken veel men­sen reeds gebruik van zo'n medium. Het vormt een centraal punt van informatievoorziening voor de huishoudelijke or­ganisatie: informatie vanuit de gemeente inzake ophaaldagen van oud-papier, GFT en huisvuil, een folder van de huisarts en/of apotheek met daarin spreekuur­tijden en telefoonnummers, boodschap­penlijstjes, kaartjes voor de jaarlijkse bingo van de postduivenvereniging, et cetera. Hang het prikbord op een centrale plaats in huis, waar je vaak langs komt en waar je makkelijk bij kan. Zorg tevens ervoor dat er een pen of potlood in de buurt is en een kladblokje (hang het aan een touwtje..). Verder moet je er voor waken dat je niet het ene papier over het andere heen speldt; houdt het netjes en over­zichtelijk.

Ik denk dat velen onder ons zich kunnen herkennen in één of meer van bovenstaande 'huis­houdelijke processen'. Anderen zullen het wellicht overdreven vinden om ook nog eens thuis te moeten nadenken over het beheer van processen. Verder zijn er een hoop zaken waarin je automatisch al een zekere han­digheid en structuur hebt aangebracht. Toch ben ik er van overtuigd dat er nog veel verbeterd kan worden met relatief weinig moeite. De sleutel ligt bij het kunnen opbrengen van een beetje zelfdisci­pline elke dag, waardoor je op de lange termijn heel veel tijd en geld kan besparen. Ook hier geldt: het is en blijft mensenwerk!!