De gemeenten Hoorn, Leeuwarden en Vaals gaan over op zaaksystemen. Hoorn tekende hiervoor een contract met Perfect View, Leeuwarden is met Exxellence in zee gegaan en Vaals neemt het product Liber van leverancier BCT in gebruik. In een zaaksysteem kunnen alle zaakdossiers eenduidig worden opgeslagen en gemeentebreed worden behandeld. Met de nieuwe software verwachten de gemeenten efficiënter te kunnen werken en burgers en ondernemers een betere e-dienstverlening te kunnen bieden.
Bij de gemeente Hoorn is het zaaksysteem onderdeel van de aanbesteding voor een bredere midoffice suite. Een consortium van Perfectview, QNH en Kodision heeft deze tender gewonnen. Perfectview levert het zaaksysteem KCC-Zaaksysteem, QNH de document- en recordmanagementsoftware en Kodision de webintakeomgeving. De midoffice-oplossing is gebaseerd op Microsoft-technologie. Naar verwachting kan Hoorn voor de zomer met de suite aan de slag.
De gemeente Leeuwarden gunt Exxellence Group uit Hengelo de opdracht voor de invoering van een zaaksysteem na een Europese aanbesteding waaraan zes partijen meededen. In het kader van het Programma Leeuwarden Digitaal! wil de Friese provinciehoofdstad met de eMaxx Suite van Exxellence de samenwerking binnen de organisatie verbeteren. Naar verwachting zal de automatiseerder de implementatie van het systeem in de tweede kwartaal van 2012 afronden.
Vaals
De Zuid-Limburgse gemeente Vaals kiest voor het zaaksysteem van Liber, de nieuwe productlijn van leverancier BCT uit Amstenrade. Liber ondersteunt ook klantcontactcenter-functionaliteit. BCT, ook leverancier van enterprise content management systeem Corsa, lanceerde Liber dit jaar om overheden te ondersteunen in het verbeteren van de publieke dienstverlening in het kader van het programma Overheid heeft Antwoord (opgegaan in e-Overheid voor burgers als onderdeel van Stichting Ictu). Doel ervan is dat gemeenten in 2015 voor burgers en ondernemers als eerste ingang tot de overheid fungeren. Daarvoor wordt een klantcontactcentrum ingericht, met een speciaal net nummer (14+), waar alle kanalen binnenkomen waarmee een burger, bedrijf of instelling met de gemeente kan communiceren (telefoon, e-mail, sms, website, balie, post). Mocht een klantcontactcentrum een vraag of verzoek niet kunnen beantwoorden, dan wordt die de organisatie ingestuurd.
Andere keuze
Vaals, dat al sinds 2001 met Corsa werkt voor het digitaliseren en registreren van post en dossiers, besloot in 2010 over te stappen op zaakgericht werken. In eerste instantie koos de gemeente voor Corsa/Zaak. De implementatie daarvan werd opgeschort, omdat er een mogelijke samenwerking met buurgemeenten Valkenburg en Gulpen-Wittem op til was. Nadat dit plan afgelopen september werd afgeblazen ging Vaals opnieuw met BCT in gesprek en koos de gemeente voor de Liber-oplossing. Volgens de gemeente is deze software gebruiksvriendelijker (een strakke portal) en meer geschikt voor webgebruik dan het sterk documentgerichte Corsa/Zaak.
Over een halfjaar moet de eerste implementatiefase zijn afgerond. Vaals concentreert zich eerst op de invoering van het zaaksysteem; later volgt de functionaliteit voor het klantcontactcenter.'Door middel van zaakgericht werken is het terugkoppelen van statussen, het bewaken van doorlooptijden en het archiveren van documenten eenvoudiger voor de medewerkers', aldus Danny van der Meij, projectleider bij de gemeente.
