Eigen Haard, een van de grootste woningcorporaties van Nederland in de regio Amsterdam, startte in 2010 met een selectietraject voor een geïntegreerd enterprise resource planning(erp)-pakket. Daarbij werd gezorgd voor een brede directiesteun. Maar liefst drie directieleden zaten in de stuurgroep. 'De invoer ervan hoort niet it-gedreven te zijn', benadrukt Bart Hoogervorst, manager ict & facilities van Eigen Haard. Uiteindelijk koos Eigen Haard voor het pakket Empire van DSA Vision.
In 2010 startte Eigen Haard, beheerder van ruim 60.000 verhuurbare eenheden (woningen, bedrijfspanden, garages, e.d.) een erp-selectietraject. Daarin stonden drie voorwaarden centraal: het product moest zich bewezen hebben, een bepaalde mate van erp (in de betekenis van geïntegreerdheid) in zich hebben en met open standaarden werken zodat de corporatie niet vastgeklonken zou zitten aan de leverancier.
'Wij wilden ook niet mee-pionieren en geen tijd hoeven te stoppen in ontwikkelwerk', vertelt Bart Hoogervorst, manager ict & facilities van Eigen Haard. 'In de stuurgroep zaten drie directieleden, om het project voldoende zwaarte te geven en de rol van de business te verankeren. 'Daar heb ik bewust op aangestuurd. Zo'n groot nieuw bedrijfssysteem heeft een grote impact op de organisatie. Het vergt een andere manier van werken. De invoer ervan hoort niet it-gedreven te zijn.'
Niet duurder
Over de prijs van het nieuwe systeem laat Hoogervorst zich niet uit. Wel stelt hij dat het niet duurder mag zijn dan wat Eigen Haard nu uitgeeft aan zijn primaire software. De migratie vindt dit jaar plaats. Na een grondige voorbereiding wil Hoogervorst dat die met 'een korte klap' plaatsvindt. 'Geen ellenlange migratietraject, maar een korte implementatietijd die op een betrouwbare en gedegen manier plaatsvindt, stelt hij. 'Daarom is het belangrijk dat een partner veel kennis heeft van de corporatiebranche. DSA Vision moet kunnen mee denken en een vertaalslag kunnen maken van wat wij willen. Het is een complex traject omdat we van een aantal systemen naar een geheel nieuw platform gaan. Daarvoor is draagvlak nodig onder het personeel. We zullen dan ook veel aandacht besteden aan opleiding.'
Koppelingen
Het Empire-systeem is een standaardproduct, waarvoor geen maatwerkontwikkeling nodig is, zegt Hoogervorst. Wel moet het systeem nog worden ingericht op de bedrijfsprocessen van Eigen Haard. De meerwaarde van een geïntegreerd systeem zit volgens hem in het eenvoudiger gebruik, het kleine aantal koppelingen en de hogere betrouwbaarheid, want eenduidig ingevoerd, van de gegevens.
Aan de randen van het Empire-systeem zijn nog wel koppelingen nodig, zoals met WoningNet, een geautomatiseerde en gedeelde dienst met andere corporaties voor woonruimteverdeling, de treasury-pakketten van SG Automatisering en het meerjarenonderhoudspakket van Kraan Bouwcomputing. De komende jaren zal Eigen Haard bekijken of een aantal van deze producten kunnen worden overgezet naar het erp-systeem van DSA Vision. Ook wil Eigen Haard nog koppelingen aanleggen met zijn personeelsinformatiesysteem, workflowmanagementsoftware en webportaal (nu werkt Eigen Haard nog met twee portaalsystemen: van Seneca en Cegeka).
Ict-afdeling
Bij Eigen Haard is de ict centraal ingericht, als onderdeel van een facilitaire dienst, verdeeld in de 'harde kant' (hardware, systemen en netwerken) en 'zachte kant' (informatisering en applicaties). De software draait in een eigen rekencentrum. Er werken 15 medewerkers bij ict.
