Wat vaak voorkomt is dat bij een DMS/RMS-traject de focus komt te liggen op het aankopen van een applicatie om te digitaliseren. Een product kopen om te digitaliseren in plaats van te beseffen dat er een ondersteunende digitale dienst ingericht moet worden.
Uit ervaring weet ik dat een DMS/RMS-traject niet alleen het implementeren van een applicatie behelst. Het is vaak een lang traject (traject van maanden) dat samenhangt met de werkprocessen, primaire applicaties en de organisatiecultuur. Om dit tot een succesvol einde te brengen is het belangrijk enkele fases te doorlopen, namelijk van onderzoek tot gebruikersacceptatie.
1. Onderzoeken huidige en gewenste situatie
Een gedegen onderzoek naar de huidige en gewenste situatie is een belangrijke eerste stap.
Welke knelpunten of tekortkomingen ervaren medewerkers in de huidige situatie? Welke verbeteringen wensen de medewerkers? Wat zijn de (globale) investeringen voor het realiseren en onderhouden van de gewenste verbeteringen? Welke oplossingsmogelijkheden zijn er? Is er draagvlak of op welke manier kan dit gecreëerd worden?
Dit zijn allemaal vragen die je als opdrachtgever/organisatie dient te beantwoorden.
Ervaring leert dat er tijdens zo'n onderzoek veel meer zaken naar voren komen, dan eerst aan gedacht. Het onderzoeken en beschrijven van de knelpunten en wensen geeft goed zicht op de aanpak. De betrokkenheid van het management is vanaf deze eerste fase erg belangrijk.
2. Verdiepend onderzoek naar mogelijke oplossingen
Een tweede stap is één of meerdere verdiepende onderzoeken om meer inzicht te krijgen in de mogelijke oplossingen. In dit onderzoek dient het duidelijk te worden welke oplossing bij de organisatie past. Een gedegen kosten baten analyse van de oplossing(en) is onderdeel van dit onderzoek.
Welke DMS/RMS oplossing? Tegen welke kosten? Welke competenties hebben de medewerkers nodig om de gekozen oplossing te realiseren en te onderhouden? Welke verbeteringen/veranderingen zal de organisatie ondergaan door de gekozen oplossing? Hoe zal de gekozen DMS/RMS (ongestructureerde data) oplossing aansluiten op primaire applicaties met gestructureerde data?
3. Projectaanpak
In de projectaanpak wordt de gekozen oplossing tot uitvoer gebracht. Het formuleren van een projectplan, met heldere doelstellinge, resultaten en fasering. Het bepalen van de juiste scope – wat wordt gedaan en wat niet – en in welke fase.
Het gebruik van een projectmanagement methodiek kan een handig hulpmiddel zijn, maar het allerbelangrijkste is om de methodiek zodanig in te zetten dat het past binnen de organisatie. De projectleider moet goed kunnen inschatten wat de gevolgen zullen zijn van genomen beslissingen. De expertise van de projectleider en de samenstelling van het projectteam is voor een belangrijk deel bepalend voor het succes van het project.
Een DMS/RMS-traject vergt tijd en expertise. Het is hierdoor niet realistisch om ervan uit te gaan dat je als organisatie en/of projectleider ‘even een DMS/RMS-project erbij kan doen’.
4. Prototype
De presentatie van een prototype is een spannende fase, doordat menig opdrachtgever zich geen beeld kan vormen van de impact van zijn genomen beslissingen. In deze fase worden de functionele- en technische ontwerpen realiteit voor de organisatie. De prototype kan anders overkomen bij de opdrachtgever dan deze zich kon voorstellen. Als alles meevalt hoeft er weinig gewijzigd te worden, maar de projectleider dient in deze fase rekening te houden met behoorlijke wijzigingen, die tot vertraging van het project kunnen leiden. De opdracht komt bijvoorbeeld nu pas tot de ontdekking dat de gewenste aanpak (met de nodige handelingen) tot inefficiënte werkwijzen zal leiden in plaats van efficiëntie. Eindgebruikers betrekken bij de presentatie van de prototype is een kans om draagvlak te creëren.
5. Testfase
Dit is ook een fase waarin van alles nog kan veranderen aan het uiteindelijke product. Dit komt doordat de testfase de uiteindelijke kwaliteit bepaalt van de op te leveren digitale dienst. Het is hierdoor erg belangrijk om de eindgebruikers te betrekken bij het testen. Op deze manier kan getoetst worden of genomen beslissingen echt werken in de praktijk. Tijdens het testen komen vaak functionele en technische onwenselijkheden aan het licht. Bijvoorbeeld de uitvoer van teveel handelingen, voordat het proces van documentcreatie tot opslag, is gerealiseerd. Maar ook de manier van opslag van inkomende en uitgaande digitale informatiestromen, zoals e-mails (met bijlagen).
Leg hierdoor tijdens het testen veel nadruk op de procestesten. Het is nooit teveel om de processen goed uit te laten testen door de eindgebruikers. De softwaretest kan door de functioneel beheerder(s) en technische beheerders gedaan worden.
6. Communicatie, training en begeleiding
Dit is een niet te onderschatten onderdeel. Regelmatig communiceren over de gekozen oplossing, de voordelen en toekomstperspectief voor de medewerkers dient in een vroeg stadium te beginnen. Het is belangrijk om eindgebruikers mee te nemen in de gewenste veranderende werkwijze. Zowel communicatief alsook in trainingen en begeleiding.
7. Gebruikersacceptatie
De uiteindelijke gebruikersacceptatie is erg belangrijk. Geen enkel DMS/RMS-traject heeft zin als de eindgebruikers het niet goed kunnen gebruiken. Een DMS-oplossing implementeren, zonder rekening te houden met weerstand, verandermanagement, acceptatie en gedegen begeleiding is vragen om problemen. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de input van de eindgebruikers vanaf fase 1 wordt meegenomen in het traject. Eindgebruikers dienen zich te herkennen in het eindresultaat en het nut ervan in te zien. Dé DMS/RMS-oplossing moet tenslotte bijdragen aan de ondersteuning van verbeterde digitale werkprocessen met als output juridisch verantwoorde opslag.
De door mij genoemde fases zullen niet uitputtend zijn, maar ik zie ze als belangrijke fases om niet te vergeten. Succes met je DMS/RMS-traject!
