Ict-dienstverlener Ciber Nederland heeft inkoopcontractmanagement via SAP geïmplementeerd bij het Universitair Medisch Centrum (UMC) Utrecht. Het academisch ziekenhuis werkt sinds 2008 aan het verbeteren van de bedrijfsvoeringsprocessen in SAP. Door het invoeren van contactmanagement zijn drie doelen gerealiseerd: het vastleggen van inkoopcontracten in SAP, het zichtbaar maken van de contracten binnen de organisatie en het signaleren en maximaal benutten van de lopende contracten.
Een belangrijke doelstelling van de implementatie was het zichtbaar en bekend maken en beter benutten van de inkoopcontracten binnen de organisatie van het UMC Utrecht. Zo waren interne klanten niet altijd op de hoogte van welke contracten er waren, tegen welke condities en met welke looptijden. Nu kunnen medewerkers van elk contract een samenvatting op één A4´tje bekijken via Sharepoint. In deze samenvatting worden de contractafspraken met de leverancier overzichtelijk en transparant gemaakt. Hiervoor zijn ruim achthonderd papieren inkoopcontracten omgezet naar SAP.
Het UMC Utrecht gebruikt SAP SRM als digitaal bestelsysteem. Daarom was het een logische vervolgstap om ook contractmanagement via SAP te laten plaatsvinden. Door de inzet van SAP BI (de managementinformatie-oplossing van SAP) zijn rapportages gebouwd om de signalering, het gebruik van inkoopcontracten en de compliance inzichtelijk te maken. Zo heeft de afdeling Inkoop meer inzicht in de afloopdatum van bepaalde inkoopcontracten en kan zij bij een onderhandeling met de leverancier direct zien hoe de inkoopcontracten zijn gebruikt.
Wat een rocket science… Dit is al sinds jaren simpelweg standaard SAP SRM-functionaliteit. Niets nieuws onder de zon!
Mijn hemel wat een omslachtige en dure methode. Daar zijn veel betere, simpeler, goedkopere en gebruiksvriendelijker oplossingen voor.