Calduran Kalkzandsteen ondersteunt integraal het gebruik van kalkzandsteen.De onderneming werkt al geruime tijd met de software van ISProjects. Het proces verloopt naar tevredenheid. Men werkt met een gestandaardiseerd procuratieschema en routeringuitzonderingen zijn sporadisch. Dankzij dit project behoort het kwijtraken van facturen tot het verleden en is er sprake van besparing van een fultime medewerker.
Calduran is onderdeel van CRH, een Ierse onderneming met hoofdkantoor in Dublin. CRH is een mondiale producent en distributeur van hoogwaardige bouwmaterialen en -producten met organisaties in 32 landen, negentigduizend werknemers en 3500 locaties. Door onderlinge samenwerking worden mogelijkheden benut op het gebied van r&d, innovatie, uitwisseling van producten en productiecapaciteit en een professionele klantbenadering.
Durk Veltman, corporate controller bij Calduran: ‘In 2009 verwerkten wij ongeveer twaalfduizend inkomende facturen in MS Dynamics AX. Dit had betrekking op vijf crediteurenadministraties op drie verschillende locaties. De handmatige verwerking nam veel tijd in beslag evenals de dubbele archivering. Voeg daar nog het fysiek intern versturen van de kostenfacturen aan toe en je kunt een mooie business case realiseren.’
‘De doelstellingen die wij hadden bij aanvang van het project waren centrale verwerking (scanning), digitale archivering en goedkeuring, maximaal twee en wellicht slechts één locatie voor de crediteurenadministratie, één fte besparen en ook zeker geen facturen meer kwijtraken! Wij hebben contact opgenomen met drie mogelijke leveranciers. ISProjects kreeg de voorkeur omdat zij een flexibel en uitgebreid pakket boden met een goede prijs/kwaliteitverhouding. Daarnaast is de organisatie niet enorm groot en log waardoor wij al in het keuzetraject een prettig persoonlijk contact hadden’, gaat Veltman verder.
‘Gedurende het project hebben we ervaren dat een goed functioneel ontwerp zeer belangrijk is. Naar aanleiding van het functioneel ontwerp maakte ISProjects het ontwerp. Verder adviseerden wij zoveel mogelijk scenario’s te bedenken en uitgebreid te testen. De testfase is erg belangrijk, maak daar voldoende tijd en mankracht voor vrij.” aldus Veltman.
‘Inmiddels werken wij al weer geruime tijd met de software van ISProjects. Het proces verloopt voor ons naar tevredenheid, we hebben een gestandaardiseerd procuratieschema en routeringuitzonderingen zijn sporadisch. Dankzij de inzichtelijkheid van de facturen voor de directie hebben wij leveranciersbeperkingen op kunnen leggen. En zeker zeer belangrijk: Dankzij dit project hebben wij de besparing van een medewerker kunnen bereiken’, besluit Veltman.
