Steeds meer medewerkers kiezen hun eigen softwaretools om online te kunnen samenwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Dropbox, Citrix of Google Docs. Allemaal losse software die op een apparaat geïnstalleerd kan worden en waarmee vervolgens informatie gedeeld kan worden.
De byos-ontwikkelingen zullen voor veel it-managers even wennen zijn. Maar er wordt toch ook niet gek opgekeken wanneer een verwarmingsmonteur gebruik wil maken van zijn eigen gereedschap, puur omdat hij daar het beste mee kan werken? Kenniswerkers doen eigenlijk hetzelfde met byos. Maar hoe ga je hier als it-manager mee om?
Online samenwerken
Teams die binnen een kantoor samenwerken komen vaak samen bij de koffiemachine om ideeën op te doen, of om over processen te praten. Met de groeiende globalisering is er geen algemeen punt meer waar collega’s elkaar regelmatig tegenkomen. Toch hebben zij een ‘plek’ nodig om kennis en ideeën te delen. Het wordt daarom meer en meer duidelijk dat er een tool nodig is, of soms meerdere tools, om digitaal te kunnen samenwerken. Of dit nu wel of niet grensoverschrijdend is, online samenwerken zal de werkprocessen steeds meer gaan domineren.
De enorme groei aan applicaties die beschikbaar zijn voor individuen om online samen te werken heeft de byos trend in de hand gewerkt. Ik ben van mening dat deze trend nauwlettend in de gaten gehouden moet worden om te voorkomen dat er een wirwar aan oplossingen wordt ingezet binnen een organisatie. Waar collega A Dropbox gebruikt om documenten te delen, gebruikt collega B Google Docs. De it-manager staat hierdoor voor een tal van nieuwe uitdagingen, want hoe bewaak je de veiligheid van je documenten bij deze (vaak gratis) applicaties? En hoe zorg je ervoor dat er geen wildgroei aan documentversies ontstaat?
In-house App Store
Ik denk dat een van de beste manieren om de wildgroei aan verschillende soorten software binnen de organisatie te beperken is door zelf, proactief tools aan te bieden aan het personeel. Je kan dan gericht op zoek gaan naar verschillende tools die tegemoet komt aan de meeste wensen. Wanneer een tool bijvoorbeeld het delen en verzenden van documenten mogelijk maakt, is het gebruik van Dropbox niet meer nodig. Of wanneer er een chatfunctie met collega’s aangeboden wordt, hoeft er geen cruciale informatie via Skype uitgewisseld te worden.
Natuurlijk gaan de ontwikkelingen door en zullen medewerkers toch bepaalde tools interessant vinden om uit te proberen of in te zetten voor hun werk. Om wel een mate van vrijheid te bieden, maar toch wildgroei te voorkomen is het voor de it-manager een oplossing om een soort eigen ‘bedrijfs-App Store’ aan te bieden. Medewerkers zijn dan vrij om tools te downloaden en in te zetten die het beste bij hen passen. Maar ze kunnen alleen kiezen uit een door de it-manager voorgeselecteerd aanbod.
Ik ben erg benieuwd hoe jullie als it-managers tegen de byos-ontwikkelingen aankijken. En hoe zouden jullie de wildgroei aan zakelijke applicaties tegen gaan? Ik hoor het graag!
Noel,
Ik denk dat je de “wildgroei”kan beperken door allleen de zakelijke applicaties volledig onder controle te krijgen en te houden. Faciliteer als bedrijf allen datgene wat nodig is om de werknemer zijn werk te kunnen laten doen.
De 2 meest dynamische factoren binnen elke IT omgeving is de gebruiker en zijn applicaties. Beide zijn dagelijks aan allerhande veranderingen onderhevig, daarom is “cloud” zo interessant. Wat er is willen ze hebben en wat er niet is missen ze niet. Het probleem met tov de Interne automatisering met haar corporate applicaties is dat men wel snel wil faciliteren maar gewoonweg niet kan. Ik wil je graag wijzen op Scense die hier zorg draagt voor de volledige Windows Applicatie Controle (zowel fysiek als virtueel) vanaf (re)packaging, distributie, installatie, onderhoud, beheer tot en met profilering.
Zelfs regressie testen van fysieke applicaties kan achterwege blijven, en worden de afhankelijkheden van virtuele applicaties eenvoudig ingeregeld.
Het gaat niet om het gereedschap, maar om de compatibiliteit van hetgeen je maakt/uit wil wisselen.
Om bij je voorbeeld van de verwarmingsmonteur te blijven.
Als de één alles maakt met Engels gereedschap, en allemaal aansluitingen, schroefjes en moeren met Engelse maatgeving gebruikt dan levert hij wellicht een perfect werkende verwarmingsinstallatie op.
Komt twee jaar later zijn collega, die meer van Hollands houdt, om onderhoud en uitbreiding te doen, dan gaat dit niet werken omdat het gereedschap niet past, maar ook het materiaal niet goed aansluit.
Ook in de ICT werkt het zo; toevallig vandaag een voorbeeld meegemaakt. Ik moet een bepaalde layout maken voor drukwerk, en deze moet ik aanleveren in CMYK kleurstelling.
Collega opent het plaatje in microsoft picture manager, slaat het op, en stuurt het door. De ontvanger klaagt dat de kleuren niet goed zijn.
Wat blijkt, picturemanager slaat standaard op in RGB kleurstelling, waardoor de kleuren niet meer klopten.
Zolang compatibiliteit tussen onderling uitgewisselde data niet gewaarborgd is, zal BYOS resulteren in veel ellende. Dit is mijns inziens veel belangrijker dan gebruikerswensen.
Heb je eenmaal meerdere pakketten die onderling goed samen kunnen werken, dan kan een plaatselijke appstore je helpen in het voorkomen van compatibiliteitsproblemen.
Een Gastlan inrichten en dan zoekt de medewerker het maar uit. Of is dat te kort door de bocht?
Kiezen om bij een bedrijf of organisatie te gaan werken is defacto dat er een aantal tools zijn die de bedrijfsstandaard zijn. Het werken voor een bedrijf betekent defacto dat er een aantal keuzen gedaan zijn voor de gebruiker en niet door de gebruiker, waardoor er dus minder “vrijheidsgraden” zijn. De meeste gebruikers zitten ook niet te wachten op die keuzevrijheid, wel of de gereedschappen werken en de data of informatie uitwisselbaar is met andere toepassingen. Op zich zijn daar de nodige open (communicatie) standaarden voor. Op die manier kan elke applicatie zijn geïntegreerde “eigenwijzigheid” hebben, maar is er wel uitwisseling mogelijk, zodat er een verdere ontwikkeling plaats kan vinden.