De afgelopen jaren heb ik veel geëxperimenteerd met scrum in onze offshore en nearshore kantoren. Een van de meest uitdagende onderdelen van distributed scrum (de versie van scrum waarin de teamleden vanuit verschillende locaties samenwerken) is het goed organiseren van de sprint-planning.
De typische situatie in kleinere teams (in het bijzonder voor bedrijven die recentelijk zijn begonnen met offshoring, zij beginnen meestal met weinig ontwikkelaars) is om de producteigenaar en scrum master op een locatie en de ontwikkelaars op een andere locatie te hebben. In sommige gevallen zijn er zelfs nog meer locaties, zelfs in kleinere teams, bijvoorbeeld nog een ontwerper die vanuit huis werkt, de scrum master en html-programmeur in een kantoor en de programmeurs in een ander land.
In de geschetste situatie houden de producteigenaar en scrum master meestal sprint pre-planning vergaderingen, of formeel of verspreid over de week. Ze voegen verhalen toe in een backlog in een online tool en hebben uitgebreide discussies over de inhoud van elk verhaal en beschrijven misschien zelfs taken en subtaken. De sprint-planning wordt vervolgens georganiseerd via Skype met de scrum master en de ontwikkelaars op afstand.
De uitdagingen die zich voordoen in dit geval:
– De ontwikkelaars missen alle interactie met de product eigenaar. Voor de scrum master kunnen dingen al duidelijk zijn, maar ontwikkelaars krijgen tweedehands informatie en missen de kracht van het bespreken van het verhaal met de producteigenaar.
– Je riskeert het creëren van mini-waterval projecten waarin alle informatie word verzameld door de scrum master (die in principe projectmanager word), die de eisen beschrijft en ze toe wijst aan de ontwikkelaars. Deze mist een van de belangrijkste punten van scrum, namelijk interactie.
– Omdat de scrum master duidelijkheid heeft over waar elk verhaal over gaat, zal hij aannames maken die hij niet kan overbrengen naar het team op afstand. Het team op afstand vraagt misschien niet genoeg door om dezelfde duidelijkheid te krijgen, vooral als ze uit een andere cultuur komen, en beginnen daardoor de ontwikkeling met onvolledige informatie.
Om de communicatie problemen te voorkomen, kunnen sommige oplossingen zijn:
– Het organiseren van de sprint-planning met het hele team in één conference call, inclusief de producteigenaar.
– Maak een groter team en zet de scrum master op dezelfde locatie als de ontwikkelaars. Dit geeft het team op afstand veel meer verantwoordelijkheid en eigendom van wat ze maken.
– Beperk de sprint pre-planning waar alleen de scrum master en de producteigenaar aan deelnemen tot het beschrijven van user stories op een hoog niveau. Laat de scrum master in de sprint-planning met de ontwikkelaars alle details invullen.
Misschien heb je wat extra oplossingen vanuit je eigen ervaring?
Beste Hugo, Het komt op me over dat je de scrummaster hier laat functioneren als een doorgeef luik. Dat is naar mijn mening niet conform de Scrum aanpak. De directe communicatie tussen probleem eigenaar en het gehele team dient één op één plaats te vinden. Als oplossing lanceer je dan een conference call, maar mijn ervaring is dat dit toch niet vergelijkbaar is met een face-to-face ontmoeting. Een full scale high resolution ‘Cisco’ conference call waarin je elkaar virtueel ontmoet komt er bijna. En zelfs daar kun je niet bij even meekijken op een blaadje als er een schets wordt gemaakt.