Zowel de centrale systemen als de ongeveer vijfhonderd werkplekken van tuinpostordergigant Bakker Hillegom worden vanuit het hoofdkantoor ondersteund. Op softwaregebied was er onvoldoende onderhouden dus liep men een paar versies achter. De hardware raakte ook verouderd en het risico van uitval werd op een gegeven moment te groot. Toen is er besloten te investeren in een nieuwe virtuele infrastructuur.
Bakker is het grootste tuinpostorderbedrijf in Europa. De organisatie is in twintig landen actief, heeft meer dan zevenhonderd medewerkers in dienst en ruim 65 jaar ervaring in het verzenden van groenproducten en accessoires per post. De reputatie van het bedrijf is gebouwd op de constante levering van de hoogste kwaliteit bloembollen, rozen, vaste planten, zaden en tuinproducten. Bakker Hillegom verwerkt ieder jaar miljoenen klantorders. Door seizoensinvloeden varieert het aantal verstuurde pakketten van vijfhonderd tot ongeveer veertigduizend per dag.
Zowel de centrale systemen als de ongeveer vjfhonderd werkplekken worden vanuit het hoofdkantoor ondersteund. Ronald van Saase, ICT Security & Change Manager bij Bakker Hillegom: ‘Wij hadden een gevirtualiseerde infrastructuur die uit 2007 dateerde. Eigenlijk hebben we die op softwaregebied onvoldoende onderhouden dus we liepen een paar versies achter. De hardware raakte ook verouderd en het risico van uitval werd op een gegeven moment te groot. Toen hebben we besloten te investeren in een nieuwe virtuele infrastructuur.’
De keuze voor i3 groep
‘Wij hadden al een voortraject met i3 groep doorlopen. Maar op het moment dat ik er intern mee aan de slag ging, is de scope van het project veranderd. Continuïteit is voor ons de belangrijkste drijfveer en wij hebben besloten om direct een uitwijklocatie in te richten. Verder is een aparte ontwikkelomgeving in het project opgenomen’, vervolgt Van Saase.
‘Gezien de grotere omvang van het project hebben wij vier partijen voor een request for proposal (rfp) uitgenodigd. Dat wij uiteindelijk definitief voor i3 groep hebben gekozen, is mede gekomen door de manier waarop zij het voortraject hadden opgepakt. Maar wat nog belangrijker was: i3 groep is op basis van onze nieuwe vraag met een heel andere oplossing gekomen, in plaats van simpelweg voort te borduren op het eerdere voorstel. Ik weet dat zij hebben getwijfeld of dit tegen ze zou werken bij de selectie. Maar voor ons was dit juist een teken dat zij het belang van de klant voorop stellen. i3 groep heeft echt gekeken wat wij nodig hebben, daar de beste oplossing bij gezocht en open kaart gespeeld.’
De implementatie
Bakker Hillegom en i3 groep hebben vervolgens gezamenlijk de implementatie van een nieuwe server- en storageinfrastructuur op basis van HP, EMC en VMware gerealiseerd. Een belangrijke eis daarbij was, dat de uitvoering geen vertraging mocht geven in de dagelijkse operationele beheerswerkzaamheden. Van Saase: ‘De voorbereidingen voor de technische oplevering hebben we vrijwel geheel binnen de normale werktijden kunnen doen. Maar op het moment dat je naar de live omgeving gaat, heb je met gebruikers te maken. Met i3 groep hebben we zoveel mogelijk overdag voorbereid, om vervolgens ’s avonds en in de weekenden zelf de migratie te kunnen doen. Wij hadden de migratie-stappen goed van tevoren afgestemd en i3 groep was beschikbaar voor ondersteuning, mocht dat nodig zijn. Het was goed om het op die manier te doen, het helpt je om het zelf ook goed onder de knie te krijgen.’
‘Dit is voor ons een schoolvoorbeeld geweest van hoe je zo’n traject doorloopt. De duidelijkheid die je in het voortraject krijgt, is een groot voordeel in de uitvoering. Wij hadden best een ambitieuze planning: in april beginnen, eind mei technisch opleveren en eind juni live. Dat is gewoon gelukt, mede dankzij de aanpak van i3 groep. Een combinatie van een pragmatische aanpak en snel schakelen was de sleutel tot succes. Zo hadden we bijvoorbeeld geen starre projectorganisatie en strak vergaderschema, maar was er wel dagelijks contact over de status en voortgang.’
‘Het succes is een gezamenlijke prestatie van i3 groep en onze eigen systeembeheerders. Wij hebben in dit project echt als een team samengewerkt. Dankzij die nauwe – en prettige – samenwerking hebben we tegelijkertijd de expertise in de eigen organisatie opgebouwd.’
‘Ook het i3 groep CARE-contract biedt grote voordelen. Je merkt dat dit er echt op gericht is, om bereikbaar te zijn en kwalitatieve follow-up te geven aan onze vragen. De wereld verandert steeds sneller en als ict-afdeling krijgen wij nieuwe vragen waar wij antwoord op moeten hebben. Wij hebben dan behoefte om te sparren met mensen die daar dagelijks mee bezig zijn. Ik merk nu, dat er een drempel is weggenomen om een vraag uit te zetten. Vroeger bleef dat nog wel eens liggen, waardoor je al snel achterstallig onderhoud krijgt. Feitelijk is i3 groep hiermee een verlengstuk van onze ict-afdeling geworden’, besluit Van Saase.
