De mobiele revolutie heeft impact op elk onderdeel van de bedrijfsvoering van organisaties, ook voor het centrale erp-systeem bij bedrijven. Bedrijven zoeken naar manieren om data in hun erp-omgeving mobiel te ontsluiten voor gebruikers. Daarbij lopen ze al snel tegen diverse problemen aan die deels te wijten zijn aan de diversiteit in gebruiksmogelijkheden. Dat maakt een one size fits all-aanpak op het gebied van mobiliteit tot een illusie.
Mobiliteit is overigens bepaald niet nieuw in de erp-wereld. Zo werken magazijnmedewerkers en onderhoudsmonteurs – om maar enkele voorbeelden te noemen – al jaren mobiel. Een belangrijke verandering van de laatste jaren is een groeiende groep medewerkers, die ook buiten de kantooromgeving toegang nodig heeft tot bedrijfsdata. Is mobiliteit voor de eerste groep een must om te kunnen werken, voor deze groeiende groep is het vooral praktisch om bijvoorbeeld onderweg of thuis zaken af te handelen.
Het is dan ook zaak om bij het ‘mobiliseren’ van de erp-omgeving uit te gaan van de specifieke gebruiker. Zij zijn onder te verdelen in drie hoofdgroepen.
- De onregelmatige gebruike; voor deze groep is toegang tot erp-data op elk moment niet cruciaal, maar wel praktisch. Dit type gebruiker kan goed uit te voeten met enkele apps op zijn smartphone of tablet.
- De professionele gebruiker; voor deze groep is mobiliteit een eerste vereiste om zijn werk te doen. Deze gebruiker heeft op elk moment en op elke plek toegang nodig tot de erp-omgeving om bijvoorbeeld de onderhoudshistorie van een klant te raadplegen, onderdelen te bestellen of orders door te geven.
- De transactionele gebruiker; dit type gebruiker is als eindverantwoordelijke voor een proces of processen gebaat bij apps die snelle en efficiënte goedkeuringsprocessen ondersteunen, waar de gebruiker ook is. Dit kan variëren van het accorderen van een inkoop- of verkooporder tot een aanvraag voor vrije dagen.
Op basis van deze profielen is een organisatie goed in staat om apps of mobiele oplossingen aan te schaffen of te bouwen, die exact aansluiten bij wat de gebruiker nodig heeft. Bij elke mobiele toepassing zijn naast gebruiksvriendelijkheid data-integriteit en stabiliteit van belang. Met een cloud-benadering is daarop in te spelen. Door apps of mobiele toepassingen niet direct met de erp-omgeving te laten communiceren, maar via een cloud-laag, zijn aan het erp-systeem zelf geen aanpassingen nodig. Het is alleen zaak dat er een koppeling komt tussen de erp-omgeving en de (bij voorkeur private) cloud. Dan is data via elk app-platform uit te wisselen. Ook de versie van de erp-installatie is dan onbelangrijk. Deze combinatie van mobiliteit en cloud zorgt niet alleen voor meer veiligheid en efficiency, maar vermindert ook de beheerlast.
