Uit het IDC-onderzoek Worldwide Mobile Worker Population 2011-2015 Forecast blijkt dat er in 2015 1,3 miljard mobiele werkers zijn. Dit houdt in dat 37,2 procent van de totale werkzame populatie straks werkt op afstand, met behulp van tablets en online samenwerkingstools.
Met andere woorden, over twee jaar werkt meer dan een derde van je personeelsbestand vanaf een smartphone of tablet. Deze it-trend brengt met zich mee dat er op een nieuwe manier om gegaan moet worden met het werken in projecten en de planning ervan. Samenwerken zal zich namelijk evolueren van een enkele afdeling naar een organisatiebreed en vaak organisatieoverschrijdend niveau.
Enerzijds is mobiel werken een uitkomst voor jou en je werknemers, maar anderzijds is het in evenwicht houden van flexibiliteit en productiviteit met een geografisch verspreid personeelsbestand een grote uitdaging voor het projectmanagement zoals wij dat kennen in de huidige vorm. Niet in de laatste plaats ook omdat steeds meer medewerkers lid zijn van meerdere teams en het overzicht daardoor steeds lastiger wordt. En dan komt dit ook nog eens bovenop de alom bekende aandachtspunten van de (project)manager – het opstellen van targets, het halen van deadlines, het betrokken houden van teams, het omgaan met veranderingen in activiteiten.
Het is daarom belangrijk dat we nu alvast met een frisse blik onszelf moderne manieren van plannen en het uitvoeren van projecten aanleren. Kort door de bocht heb ik zeven tips:
– Pas je aan op verandering
Kies voor agile projectmanagement. Flexibiliteit en verfijning gedurende een project is het devies. Met andere woorden, houdt je niet vast aan een planning, maar plan in fases, terwijl het project gewoon doorgaat.
– Stel mensen centraal
Geef met een samenwerkingstool aandacht aan essentiële elementen voor efficiëntie en betrokkenheid zoals zichtbaarheid, helderheid, feedback-functies en verschillende spelvormen.
– Introduceer collaboratieve planning
Planning is een doorlopend en levend proces, waar iedereen aan meewerkt. Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk personen betrekt bij een project. Het is eigenlijk niets anders dan een tijdelijk sociaal systeem.
– Maak informatie voor iedereen zichtbaar…
De individuele verantwoordelijkheid verhoogt als alle teamleden 24/7 toegang hebben tot dezelfde informatie.
– … en maakt het voor iedereen toegankelijk
Maak gebruik van een it-infrastructuur die veilig toegankelijk is via allerlei verschillende smart-apparaten. Zo kunnen medewerkers 24/7 bij hun bestanden. Een digitaal Kanban-bord, waarin planning gevisualiseerd wordt kan uitkomst bieden.
– Besef dat betrokkenheid goud waard is
Betrokkenheid is essentieel als het gaat om het creëren van een saamhorigheidsgevoel binnen een gefragmenteerde groep medewerkers.
– Stop met administreren, begin met doen
Zorg dat je in staat bent om de planning te monitoren, in plaats van te initiëren. Hiermee creëer je meer tijd voor het begeleiden van een project.
Het bieden van realtime informatie is en blijft onontbeerlijk bij het aansturen van mobiele werknemers. Zeker als deze groep straks meer dan een derde van je personeelsbestand beslaat. Het is daarom ook belangrijk dat de eerste stappen genomen worden richting een tijd waarin bijna iedereen mobiel werkt. En deze tijd komt steeds dichterbij, dat is zeker. Het spreekwoord bestaat niet voor niets; een gewaarschuwd mens telt voor twee!
