Organisaties hebben steeds meer te maken met medewerkers die voor werkdoeleinden gebruik willen maken van hun smartphone en/of tablet. Vaak begonnen met het lezen van bedrijfse-mail op hun smartphone en inmiddels meer en meer voor het vervangen van papier en net zo mobiel! Een integraal beleidsplan rondom mobility ontbreekt vaak en initiatieven ontstaan overal in de organisatie. Tijd voor een integrale aanpak of juist laten gaan?
Hoe makkelijk is het niet om documenten tijdens meetings op je iPad te kunnen lezen en eventueel markeren? Altijd de laatste stukken bij de hand en het neemt fysiek weinig ruimte in. De mobiele mogelijkheden en behoeften die hierna komen, zijn vaak nog niet bekend. Dit stelt echter eisen aan de informatiehuishouding en -beleid en -infrastructuur. Laat ik vooropstellen dat ik groot voorstander ben van het anytime, anywhere en mogelijk op any device kunnen raadplegen van informatie. In een kenniseconomie is informatie het grootste goed en direct afhankelijk van de beschikbaarheid van die informatie. Juist deze economische afhankelijk maakt een zorgvuldige omgang met informatie weer belangrijk. Bedrijfskritische informatie dient ook zo te worden behandeld.
Stel een beleidsplan mobility op
Nu informatie nog eenvoudiger ‘beweegt’, is een beleidsplan mobility een must have voor organisaties. Dit plan dient de uitgangspunten van de informatiehuishouding, de kaders en de behoeften rondom mobility te beschrijven. Binnen deze kaders kunnen vervolgens de oplossingen worden ontwikkeld. Alleen een integraal plan zorgt voor de beloofde productiviteitswinst of kostenbesparing, waarbij we werken vanuit de drie perspectieven mens, proces en technologie. Mobiliteit ondersteunt mensen (medewerkers) met informatie in businessprocessen met beschikbaar gekomen technologie. En laten we niet vergeten dat informatie een middel is om de business doelstellingen (de missie en visie van de organisatie) te verwezenlijken.
Deze doelstellingen dienen als uitgangspunt voor dit plan. Vervolgens worden behoeften van medewerkers onderzocht, door inleving in hun dagelijkse werkzaamheden. Welke processen spelen er? Wie doet wat, waarom en hoe? Loop en dag mee en observeer de activiteiten. Welke informatie is relevant en hoe kan mobiliteitstechnologie hierin ondersteunen. Vanuit dit onderzoek worden behoeften gedestilleerd en worden, samen met de andere stakeholders als hrm, it, et cetera de kaders en verdere uitgangspunten geformuleerd. Denk aan:
- Strategy & governance: beleid en besturing rondom mobility en mobiliteitsbehoeften;
- Environment Management: beheer van apparaten en applicaties;
- Infrastructure: benodigde infrastructuur voor het ontsluiten van enterprise informatiesystemen;
- Security: beveiliging van bedrijfsinformatie;
- Application Development: kaders voor het ontwikkelen/aanschaffen van specifieke (enterprise) app’s.
Houd het in eerste instantie kort en bondig en evalueer regelmatig het plan en stel waar nodig bij. Door de betrokkenheid van de medewerkers zullen zij zich eerder in dit plan herkennen en daardoor de filosofie omarmen. Alleen dan zullen medewerkers ook handelen naar het plan.
Een onsamenhangende wildgroei van mobiliteitsoplossingen brengt risico’s rondom informatiebeveiliging met zich mee en bijkomende kostenverhoging door slecht samenwerkende oplossingen, overlappende initiatieven op afdelingsniveau, et cetera.
Eerst plan, dan mobiliteitsoplossing?
Nee, de tijd van eerst een plan maken en dan uitvoeren is voorbij door de snel veranderende maatschappij. Door de complexiteit en onzekerheid zullen we stappen moeten zetten en deze evalueren, om tot meer inzicht te komen. Dus start met het opstellen van het plan en implementeer een eerste mobiliteitsoplossing (low hanging fruit), bijvoorbeeld voor papierloos vergaderen. Pak het eenvoudig aan en op beperkte schaal. Begin dus niet met het uitrollen van een byod-beleid of de aanschaf van een Mobile Device Management (MDM)-pakket.
Door het gebruik van deze eerste oplossing(en) onderzoeken we ‘automatisch’ nieuwe mogelijkheden en behoeften, wat leidt tot meer inzicht in de problematiek. Neem parallel medewerkers mee in de ontwikkeling van het beleidsplan, zodat ze het denkproces meemaken. Het plan beschrijft ook de keuze voor een byod-beleid of de aanschaf van een MDM-pakket, gebaseerd op daadwerkelijk ervaren behoeften. Medewerkers meenemen in het denkproces voorkomt gelijktijdig wildgroei van consumenten apps, als Goodreader en Dropbox waarmee (mogelijk ongewenst) bedrijfsinformatie gedeeld kan worden op de iPad. Uiteindelijk kiest informatie ook de weg van de minste weerstand.
