Volgens diverse onderzoeken gelooft een meerderheid van de grotere bedrijven erin dat bring your own device (byod) een goede ontwikkeling is voor hun organisatie en werknemers. Hoe je dit op een goede manier implementeert is echter een vraag waarop even zoveel bedrijven, van groot tot klein, het antwoord nog schuldig moeten blijven. Er zijn diverse hordes te nemen voor een succesvolle byod-implementatie. Dit zijn toegang tot data, het kwalificeren van apparaten, beheer en beveiliging van deze apparaten en aansprakelijkheid bij incidenten.
Het vraagstuk is verre van nieuw; het management en/of de it-afdeling willen graag controle houden over de it-omgeving en de bedrijfsprocessen. Veel technologische ontwikkelingen bevorderen hun mogelijkheden, maar sommige uitvindingen roepen nieuwe vragen op. Wat byod betreft speelt dit sinds 2007, toen de eerste generatie ‘echte’ smartphones op de markt kwam, en de vraag is de afgelopen zes jaar exponentieel gegroeid. Door ontwikkelingen als native applicaties op tablets en eenvoudiger te beheren instellingen zijn de mobiele apparaten tegenwoordig wat eenvoudiger in kaart te brengen. Maar werknemers blijven nieuwe apparaten meenemen naar zakelijke omgevingen, en dus is de vraag nog steeds even actueel. Een one-size-fits-all benadering is er niet. Elk bedrijf, zijn werknemers en de it-omgevingen, zijn uniek, maar er zijn wel een aantal cruciale overwegingen te maken.
Horde 1: Toegang op basis van gebruiker
Idealiter wordt per werknemer vastgesteld welke applicaties hij of zij nodig heeft en welke mate van toegang nodig is voor zijn of haar functie. In de praktijk is een individuele aanpak, met name bij grotere bedrijven, nu nog toekomstmuziek. Een aanpak op basis van profielen kan een tussenstap zijn. Deze profielen zijn bijvoorbeeld te definiëren op basis van de functies en taakomschrijvingen van de werknemers. Dit vormt de basis van het byod-beleid en staat los van de apparaten van de gebruikers. De centrale vraag is steeds: wordt deze werknemer hier efficiënter en productiever van?
Horde 2: Accepteert het bedrijf alle apparaten of alleen de apparaten die makkelijk te beheren zijn door it?
De redenen om sommige apparaten te accepteren en andere te weigeren hebben veelal te maken met de ondersteuning van mobile device management (mdm). Als dit een probleem vormt is het verstandig dit direct, transparant en consistent te communiceren, bijvoorbeeld door de beperkingen en een lijst van acceptabele apparaten bovenaan elke memo en mail over het byod-project te zetten. Zelfs dan zullen sommigen de lijst verkeerd lezen (of negeren) en eisen dat hun apparaat direct wordt geaccepteerd. De beste manier om hiermee om te gaan? Verklaar de lijst niet heilig, mits de medewerker aan kan tonen dat zijn of haar apparaat voordelen biedt bij het werk. Accepteer het apparaat als dit het geval is.
Horde 3: Beheer en beveiliging van de apparaten
Effen deze weg vroegtijdig door het mdm-platform te updaten of weloverwogen aan te schaffen. Kijk ook naar een tweede leverancier om eventuele gaten in het platform te dichten en te voorkomen dat het bedrijf te afhankelijk wordt van één leverancier. Een benadering met meerdere lagen valt aan te raden, met specifieke oplossingen voor authenticatie, remote access, encryptie en identiteitsbeveiliging. Elk apparaat, of dit nu eigendom is van de werknemer of het bedrijf, dient te worden beheerd en te voldoen aan het beveiligingsbeleid.
Een gebied dat hierbij vaak over het hoofd wordt gezien is de ‘sync’-functie. Deze kan de bestanden synchroniseren van smartphones, tablet, laptops en desktops. Byod-gebruikers kunnen syncs instellen naar persoonlijke bestandsmappen, waardoor zakelijke data terecht komt op plekken waar het bedrijf geen enkele controle heeft. Dit is bijvoorbeeld te ondervangen door byod-gebruikers doorlopend te informeren over de mogelijk rampzalige gevolgen van het synchroniseren van zakelijke en persoonlijke data. Gebruik hierbij sprekende voorbeelden, zodat de boodschap tastbaar wordt en de eventuele gevolgen voor iedereen helder zijn. Zoals het synchroniseren van de contacten op je smartphone met het adresboek op een laptop, en andersom. Contactgegevens van klanten en collega’s kunnen op die manier terecht komen op apparaten en locaties (in de cloud of op een tablet) waar een werkgever geen controle kan uitoefenen.
Horde 4: Aansprakelijkheid
De regels veranderen als we het hebben over de relatie tussen apparaten die onder de verantwoordelijkheid van de werknemers vallen en apparaten die de verantwoordelijkheid zijn van het bedrijf. De wetgeving op dit gebied blijft zich ontwikkelen en het is zaak deze goed in de gaten te houden en te blijven controleren of de processen en dagelijkse gang van zaken hieraan voldoen.
Wederom is transparante en consistente communicatie een belangrijke voorwaarde. Het maakt niet uit welk kanaal je hiervoor gebruikt, stem dit af op de meest gebezigde communicatiekanalen binnen jouw bedrijf. Zorg er wel voor dat de wetgeving en interne richtlijnen goed zijn gedocumenteerd en altijd beschikbaar zijn op een voor elke werknemer makkelijk toegankelijke locatie. In de richtlijnen staat in hoeverre de werknemers verantwoordelijk en aansprakelijk zijn als ze hun mobiele apparaten voor zakelijke doeleinden gebruiken en waar deze apparaten aan moeten voldoen. Deze laatste voorwaarden gelden ook voor apparaten die eigendom zijn van het bedrijf. Individuele gebruikers zijn hierbij niet aansprakelijk. Maar als een apparaat van een werknemer, zoals de smartphone in jouw binnenzak of de tablet in jouw koffer, bedrijfskritische data naar locaties buiten het bedrijfsnetwerk transporteert, kun je je voorstellen dat je verantwoordelijk bent. In het slechtste geval kan dit zelfs tot rechtszaken leiden.
Denk hierbij ook aan richtlijnen voor social media. De apparaten van werknemers hebben hoogstwaarschijnlijk één of meerdere accounts waar ook tijdens werkuren gebruik van wordt gemaakt. Met name jongere medewerkers zien dit zelfs als vanzelfsprekend en een recht op zich. Daar is in principe ook niets tegen. Maar in sommige omgevingen, zoals overheidsorganisaties of beursgenoteerde bedrijven, zijn regels nodig voor het communiceren van gevoelige informatie. Data waarbij de privacy van mensen en/of bedrijven in het geding is, of statusupdates op Facebook over een leuk project dat een fantastische overeenkomst op kan leveren, zijn nu eenmaal gebonden aan wetgeving en kunnen het hele bedrijf in problemen brengen.
Het mengen van persoonlijke en zakelijke data op één smartphone is mogelijk. Maar zorg er wel voor dat de weg naar byod-implementatie zeer goed geplaveid is voor alle werknemers die (nog) niet helemaal begrijpen welke vraagstukken dit met zich meebrengt. De keten blijft zo sterk als de zwakste schakel.
Aangaande safe harbor : Principe 5
Disclosure—data subjects should be informed as to who is collecting their data;
Ik denk dat Amerikaanse bedrijven de Europese wet overtreden als zij Amerikaanse overheid toegang geven tot hun data.
Oeps, vergeet die laatste reactie. Haal even twee lijstjes door elkaar, dit kwam uit de Data Protection Directive en *niet* uit de Safe Harbor Principles.
@Victor:
IT is altijd een middel, nooit een doel op zich. Vraag bij elk middel, en dus ook bij dit middel, is waarom je het gebruikt. Wat is de meerwaarde van dit specifieke middel?
Ik zie de kostenbesparing wel, ineens hoef je als bedrijf niet meer te investeren in snel verouderende hardware. Gebruikers kopen zelf hun coole gadgets, en je hebt daar als organisatie geen omkijken meer naar. Ben je gelijk van het gezeur af dat de bedrijfstelefoon niet de laatste generatie iPhone of Samsung is. Is dat de meerwaarde die je bedoelt?
@ Henri,
Je uitspraak
“Dat is logisch, want op de schaal van vooruitstrevendheid zitten we redelijk ver van het midden en niet aan dezelfde kant”
klopt niet,
ik ben al sinds jaar en dag bezig om mijn aartskonservatieve klantenkring naar een webgebaseerde software te krijgen, als opstap naar de cloud maar in Oostenrijk is cloudcomputing nauwelijks een thema.
Nederland was altijd al een early adopter.
Toch ben ik voorzichtiger, ik was vroeger ook een early adaptor van de nieuwste en beste oplossingen, totdat duidelijk werd dat een behoudender beleid problemen voorkomt.
Wie als eerste komt heeft ook als eerste met de fouten en de tekortkomingen te maken en in geval van cloudcomputing met een gebrek aan zekerheid dat jouw data ook echt jouw data blijven.
In geval van BOYD zie ik alleen het beheersprobleem alhoewel dat natuurlijk met aangepast beleid te regelen is, voorop gesteld je comminiceert met je gebruikers, een goede raad voor iedere IT-afdeling.
@Victor: je voorbeeld van een arts of agent is mooi maar dat heeft niks met byod te maken maar wel met mobiel en plaatsonafhankelijk werken.
@Henri: reactie op je eerste post, ik raad je aan je wat verder in de financiële zaken van een verschijnsel zoals byod te verdiepen voordat je zoiets als de winst van byod benoemt.
Verder mis ik een regel in het begin of eind van je eerste reactie:
‘Ben ik nou degene die zo slim is, of ben jij nou zo dom?’
@Reza: Scherp en grappig. De zin lijkt inderdaad weggevallen 🙂
Ik weet ook wel dat byod voor een groot deel van de bedrijven lastiger is omdat ze domweg niet de automatisering hebben die erop aansluit. Maar ik sta achter mijn uitspraak: Als je als bedrijf de browser voor de primaire KA stack in kan zetten, is byod een no brainer met financieel voordeel. Als je het daar niet mee eens bent zie ik graag een onderbouwing daarvan.
Overigens hoef ik me niet zo in byod te verdiepen. Ik heb er vaak genoeg mee te maken vanaf de zijlijn. Het is niet mijn interesse gebied en vaak een natuurlijk verschijnsel en hoewel jij echt een knap opgebouwd artikel hebt geschreven over byod, geloof ik dat als byod zo ingewikkeld is, je er beter niet aan kan beginnen.
Overigens druk ik byod ook niet uit in termen van meer of minder productiviteit omdat byod dan niet het juiste onderwerp is, maar mobility.
Byod is gewoon een verschijnsel waar ik niet teveel bij stil sta, een ‘whatever’-gehalte heeft. In dat opzicht gaat het veel meer om mobile of mobility.
En hoewel mobility ‘hot’ is, ben ik er niet zo heel erg mee bezig. In ieder geval niet als het om de mobiliteit van devices gaat.
Ik denk dat het maar voor bepaalde bedrijven zinvol is, specialistische beroepen/branches OF consumenten kant /marketing. Veelal is het dan meer belangrijk dat mensen plaats onafhankelijk kunnen werken en daar kan ik wel wat mee 🙂
@NumoQuest
Byod is identiek met alles, 100 procent van de devicediversiteit willen aansluiten: op smartphone gebied is 80 procent afgedekt met twee type OS’en voor tablets ook zo iets, blijft over het eigendomsrecht, in een aantal ‘byod’ omgevingen wordt een vergoeding aan de gebruiker betaald, opdat de ‘baas’ het niet hoeft aan te schaffen. Oh ja en als de baas ze gekocht had, was het per pallet gegaan en dat is toch 40 procent lager dan de individuele gebruiker betaald voor zijn mobiele device…
Henri,
Ik vind het knap dat je zo veel tijd kan besteden aan meerdere en lange reacties op één artikel. Had ik maar zoveel tijd 🙁
Byod kent verschillende uitdagingen, applicaties zijn er een van!
In je reacties mis ik vaak de link naar de huidige situatie. Waar een (modern) bedrijf naar toe gaat is niet zo moeilijk te vinden maar HOE ze de weg daar naar toe moeten bewandelen is wel belangrijk. De ‘Hoe’ wordt mede bepaalt door te kijken waar ze nu in staan, dat sla je meestal over.
99 procent van bedrijven maken gebruik van x86, lees Microsoft platform. Dit is juist de bron van de ellende. Door x86-fundament is alles in elkaar verweven, los trekken van iets is bijna onmogelijk.
Als je kijkt dan zie je dat Microsoft zelf enorm investering heeft gedaan in het geschikt maken van haar producten zoals Office voor mobile devices. Dit is maar een deel van applicatieset die je nodig hebt, er zijn nog veel andere Non-MS applicaties die nog niet geschikt zijn voor byod.
Met browser centraal zetten los je het probleem niet op! 20 jaar geleden kwam Citrix met haar Web Interface (nu StoreFront) om applicaties via HTML, lees browser aan te bieden. Mooi product maar niet geschikt voor byod! Want de applicatieinterface zelf zijn niet geschreven voor byod-interface(lees Touch)!
Het probleem van byod is dat je het ideologie van Apple (aanstichter van byod ellende) niet met Miscrosoft x86 omgeving kan combinieren. En juist Microsoft x86 omgeving is het vertrekpunt van veel bedrijven.
Deze zijn o.a. de onderwerpen die je onder ogen krijgt als je van je tunnelvisie afstapt.
@Reza: Hier schrijven is onderdeel van mijn werk! En dat geldt ook voor anderen. Daar komt die tijd vandaan. Aan de andere kant; ik denk snel en typ snel en is voor mij ook afleiding.
Ik snap wat je schrijft en in veel gevallen zit er ook een grote kern van waarheid in. Daarnaast is het gedegen en onderbouwd.
Een van de geneugten van een freelancer is de illusie dat je je eigen klanten kunt kiezen, of misschien is het andersom en kiest de klant mij. Ik kom tot mijn recht in een organisatie die klaar is voor verandering die bereidt is buiten de comfortzone te treden. Je hebt helemaal gelijk dat je op een iPad en Smartphone niet zomaar kunt produceren omdat veel tools op een x86 architectuur zijn gebouwd.
Maar: Consumeren gaat prima, en gezien veel e-mail stromen consumeren is (hallo CC) en dat prima gaat op een telefoon of tablet en je dit mooi tussendoor kan doen; onderweg, voor of na (of tijdens) een vergadering, is dit “winst”. Hier maakt het uiteraard niet uit of het bedrijf eigenaar is of de medewerker zelf.
Juist doordat de browser steeds rijker wordt; kijk naar de “Word” interface via SkyDrive of Google Docs, dan zie je dat de browser wel degelijk het losweken van x86 architectuur mogelijk maakt! Voeg daar een sausje internet/Sharepoint/social/ECM aan toe en voila, je device maakt helemaal niet meer uit. Zo is een Chromebook goed in produceren EN kan die prima icm met MS gebruikt worden. Desnoods zet je de portal achter een VPN (iets wat veel apparaten ook wel ondersteunen al is het niet ideaal) en veilig werken kan best.
Is het perfect? Nee.
Maar voor bepaalde groepen mensen en voor bepaalde bedrijven goed genoeg, en dit is de opmaat voor meer. Het succesvol adopteren hiervan veranderd je organisatie. Besparingen komen uit hoeken waarin je ze niet verwacht. Minder support nodig, minder beheer, minder vergaderingen minder moeras.
Ik heb dit nu meerdere keren meegemaakt, in de gevallen waarin het negatief uitpakte was dat inrichting en content/rechten beheer verkeerd werd toegepast. Elke serieuze omgeving floreert bij discipline, voorlichting en goede inrichting, en als je dat goed doet -het is mensenwerk- liggen de vruchten voor het oprapen.
Wat ik zie is dat bijvoorbeeld Citrix een noodzakelijk kwaad is en in mijn ogen pas tot zijn recht kan komen als je echt thin client denkt en daar keihard aan vasthoudt. Maar hier begeef ik mij op glad ijs.
Kortom: Ik kan mijn visie onderbouwen met praktijk ervaring, net zoals jij jouw visie kan onderbouwen. Wat juist is hangt erg af van het bedrijf waar je voor wordt ingezet. Zo kunnen wel allebei PRO zijn en dus toch heel anders werken. Zo zie ik het in ieder geval.
Henri,
Ik houd mijn reactie kort 🙂 het is ook weer laat geworden 🙁
Dat de ‘Word’-interface via SkyDrive of Google Docs er beter uitzien heeft niks te maken met het feit dat browser rijker is geworden! Je aanname is verkeerd. Dit komt puur doordat MS en Google hun programma`s herschreven hebben voor werken via browser! Daarom heb ik in mijn reactie hierboven gezegd :
“Als je kijkt dan zie je dat Microsoft zelf enorm investering heeft gedaan in het geschikt maken van haar producten zoals Office voor mobile devices”
Office is niet alles wat een bedrijf nodig heeft. En gemiddeld bedrijft heeft circa 60 applicaties die ook nog niet geschikt gemaakt zijn voor een andere omgeving dan x86!
Ik ben het met je eens dat misschien sommige klanten genoegen hebben aan een Office omgeving en mail programma en wat kleine losse cloud applicaties. Deze kleine omgevingen/klanten behoren niet tot de categorie van mijn klanten.
En…… wat je over Citrix zei is meer dan 100% onjuist! Gelukkig heb je zelf ook verder aangegeven dat je kennis hieromtrent niet toereikend is (zo lees ik het)
Waar is eigenlijk Jordi? We zitten over een artikel te discussiëren met een thema dat niet actueel is en de eigenaar nergens op reageert!