Buren is een kantoor van advocaten, notarissen en belastingadviseurs. Meerdere disciplines in snel wisselende teamverbanden waarmee altijd een advies op maat kan worden gegeven. Omdat de bijbehorende flexibiliteit van de it-afdeling niet altijd meer kon worden geboden, is Buren samen met it-partner Detron een vooronderzoek gestart. Fabiano Zuliani, it-manager bij Buren, legt het waarom van de gemaakt keuzes uit alsmede de leermomenten.
Het gehele project is gestart met een Windows 7 migratie. De noodzaak voor Advocatenkantoor Buren om de pc’s te migreren naar Windows 7 werd daarbij met name gevoed vanuit de eindgebruikers zelf. Fabiano Zuliani: ‘Onze gebruikers liepen met regelmaat tegen problemen aan bij het openen van bestanden of ondervonden last van lange wachttijden bij het opstarten van hun pc’s. Om die reden hebben we besloten om, samen met de geplande vervanging van onze pc’s, ook de besturingssystemen te vervangen naar een meer recente versie.’
Zuliani vervolgt: ‘Daarnaast speelde het probleem dat onze it-afdeling teveel moest vertrouwen op decentrale handelingen. Als een nieuwe medewerker bijvoorbeeld werd aangenomen of in een nieuw team terecht kwam, dienden wij met de hand een pc opnieuw in te richten inclusief de dan benodigde software applicaties. Ik hoef niet uit te leggen dat dit, in combinatie met een complexe applicatie-omgeving, leidde tot crashes en productiviteitsverlies.’
‘We dreigden dan ook in een situatie te komen waarin we niet meer de service konden verlenen die we zouden willen verlenen. Met de uitrol van een nieuwe vestiging in het vooruitzicht besloten we op zoek te gaan naar een moderne workspacemanagement- en applicatiedistributie-oplossing. Een oplossing waarmee alle adhoc herinstallaties tot het verleden zou gaan behoren, waarmee applicatiecrashes niet meer zouden voorkomen en waarmee we de flexibiliteit konden bieden die onze gebruikers verdienden.’
Detron en Scense
Buren heeft in Detron al jaren een trouwe partner bij het adresseren van de it-uitdagingen. Bij elk project zoekt Detron samen met Buren naar een aantal mogelijke richtingen die vanuit verschillende invalshoeken een oplossing kunnen bieden. Op basis van een gedegen business case selecteren zij samen de beste optie vanuit een duidelijke, toekomstbestendige en structurele visie op it-gebied. In dit geval werden dat de oplossingen van Scense.
Zuliani legt de keuze uit voor Scense: ‘We hebben een aantal partijen bekeken in deze markt. Tijdens een pakkende demo bleek dat Scense niet alleen de noodzakelijke workspace management functionaliteit biedt, maar ook onze complexe applicatie omgeving onder controle kon krijgen. Daarnaast speelde ook het enthousiasme en de benaderbaarheid van Scense een belangrijke rol in onze keuze. De keuze was dan eigenlijk ook snel gemaakt.’
Het implementatieproject nam ongeveer drie maanden in beslag, waarvan het merendeel van de tijd in beslag werd genomen door overleg rondom de selectie van de set applicaties die beheerd zouden worden met Scense. Zuliani legt uit: ‘De gehele implementatie verliep eigenlijk sneller en eenvoudiger dan verwacht. Detron heeft, samen met een aantal sleutelgebruikers, het volledige Scense-systeem ingericht. De daadwerkelijke uitrol van de Scense-clients is in één weekend gerealiseerd. De meeste eindgebruikers leerden dan ook pas van het bestaan van Scense nadat ze op maandagochtend werden verwelkomd door de Scense-client met een vriendelijk Goede Morgen …”
Impact
Buren merkte na de implementatie de impact van de keuze voor een systeem als Scense. Elke configuratie die voorheen per pc werd uitgevoerd, wordt nu vervangen door een actie van Scense. Op de vraag naar leermomenten tijdens dit project geeft Zuliani dan ook aan: ‘We adviseren toekomstige gebruikers van oplossingen, zoals die van Scense, om deze impact niet te onderschatten en gebruikers goed te informeren tijdens het project. Naast een paar verouderde templates, hebben wij eigenlijk weinig klachten gekregen van eindgebruikers. Het is wel zaak om een dergelijk systeem goed te testen want je bent iets vergeten voor je het weet. Daar komt bij dat je de eindgebruikers bijna niet meer ziet in je dagelijks werk. Alles wordt centraal beheerd. Je zult dus op een andere wijze een gevoel moeten krijgen bij hun tevredenheid.’
Gevraagd naar de voordelen die zijn bereikt met Scense, reageert Zuliani enthousiast: ‘Het belangrijkste voordeel is de zekerheid die Scense ons biedt: het gevoel dat een wijziging of update ook daadwerkelijk zonder problemen wordt uitgevoerd is voor een beheerder een behoorlijke zorg minder. Daarnaast hebben we gemerkt dat we nauwelijks meer tijd kwijt zijn aan nieuwe medewerkers of nieuwe pc’s die moeten worden uitgerold.’
Een nieuwe pc voorziet Buren tegenwoordig van een nagenoeg kaal image met Windows 7 en een Scense-client. De rest wordt automatisch door Scense geïnstalleerd en geconfigureerd: applicaties, configuraties, gebruikersinstellingen,et cetera. Zuliani: ‘Een nieuwe medewerker kostte ons voorheen ook al snel een paar uur aan software deïnstalleren, nieuwe software installeren en andere zaken configureren. Nu is het een kwestie van de gebruiker koppelen aan de juiste groepen in ons domein en we zijn klaar. De inrichting van onze tweede vestiging in Amsterdam was dan ook in no time geregeld.’
