Bij Xerox organiseerden we onlangs een Tech Day die onder andere in het teken stond van het digitaliseren van documenten. Uiteraard kwam ook SharePoint aan bod, een oplossing die inmiddels door veel organisaties wordt ingezet. De prangende vraag van veel deelnemers tijdens het event: hoe kan ik mijn papieren documenten in SharePoint op de juiste plek opslaan en ze later weer eenvoudig terugvinden?
Het blijkt dat het opslaan van papieren documenten in SharePoint vaak misgaat. Het opslaan zelf lukt de meeste gebruikers nog wel, maar documenten zijn naderhand vaak niet meer terug te vinden. Hoe kun je als it-manager het de mensen op de werkvloer nu écht makkelijker maken?
Het belang van de scan
Als eerste is het belangrijk om het belang van scannen voor bedrijven nog eens toe te lichten, want dat belang moet je als it-manager over kunnen brengen. Zakelijke processen verlopen sneller zonder papier, case studies tonen aan dat er meer dan 30 procent tijdswinst gerealiseerd kan worden. Daarnaast is het milieuvriendelijke aspect natuurlijk belangrijk voor organisaties en zijn er minder inkt- en papierkosten. Papier is bovendien een kostbaar medium voor uitwisseling en opslag, want kopieën van een papieren document zijn duurder dan een elektronische kopie en dienen ook weer ergens fysiek opgeslagen te worden. Hoe kun je het scanproces in combinatie met SharePoint dan eenvoudiger maken als it-manager?
1. Zorg voor goede data definities
In de libraries van SharePoint staan verschillende digitale documenten opgeslagen en gerangschikt naar onderwerp. Wanneer daar een papieren document aan toegevoegd moet worden, is het belangrijk dat deze in de juiste library – onder het juiste onderwerp – geplaatst wordt, anders is het document later niet meer terug te vinden. Hier moeten goede data definities en keywords voor vastgesteld worden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door relevante kolommen aan te maken in SharePoint en deze vervolgens te synchroniseren naar de scanmodule. Gebruikers krijgen op die manier een inputveld te zien wanneer ze een document willen scannen en worden verplicht om daar de juiste tags in te voeren. Deze kolommen in SharePoint zijn dus onmisbaar voor het indexeren en rangschikken van documenten.
2. Maak de toegang tot SharePoint eenvoudig
Via een multifunctionele printer (mfp) is het eenvoudig mogelijk om papieren documenten in SharePoint op te slaan. Met de knop ‘Scan to cloud’ (wanneer SharePoint in de cloud draait) of ‘Scan to SharePoint’ (wanneer SharePoint op het bedrijfsnetwerk geïnstalleerd is) is het opslaan en delen van papieren documenten snel geregeld. Vóór het scannen moeten dan wel de juiste keywords ingegeven worden en dient het papieren document tijdens het scanproces omgezet te worden in een gepast formaat. Dat kan dan bijvoorbeeld een doorzoekbaar pdf-document zijn, maar ook een Word of Excel document.
Met deze tips kun je als it-manager de mensen op de werkvloer de goede richting op helpen bij het opslaan en terugvinden van papieren documenten in SharePoint. Zijn er Computable experts met andere tips?
Yves,
Het gaat dus om de metadata welke correct ingevuld moet worden om de documenten uiteindelijk weer te kunnen vinden. De vraag is in hoeverre dit automatisch gedaan kan worden. Probleem met tags is namelijk de beperkte zoekmogelijkheid. En als zoeken veel tijd kost dan wordt de 30% tijdswinst al snel niet meer gehaald.
De tips zijn niet onjuist maar springen wat makkelijk over de uitdaging van een goed archiveringssysteem heen. De data definities en tags zullen bepaald moeten worden vanuit het proces en rekening houden met wettelijke voorschriften. Bijvoorbeeld door ook een bewaartermijn als veld mee te nemen. Dat maakt het onderhoud ook een stuk eenvoudiger.
Gaat ook met alfresco. Met dezelfde open deuren.
Zoals altijd, het gaat niet om de software maar om de mensen die het gebruiken.
De complexiteit van de invoering van elektronisch documentbeheer in organisaties wordt onderschat vanwege de conceptuele eenvoud van documentbeheer.
Stelling V bij het proefschrift ‘Designing electronic document infrastructures’ van J.J.M. Uijlenbroek, 1997
Bij inrichting van SharePoint gaat het om de basis. Eigenlijk net als bij ieder systeem. Tegenwoordig heb je echter een keuze. Of je gaat het zelf doen met consultants, dan krijg je wat je had, maar dan in een andere vorm en zonder verbetering.
Tegenwoordig kun je de structuur in de vorm van business apps kopen en als de structuur is gemaakt kunnen alle typen documenten worden toegevoegd, ook de gescande.
Andre,
Bij veel Sharepoint inrichtingen is de basis nog weleens ‘adhoc’ waarna de extra’s er aan geknoopt worden. Sharepoint is namelijk een ‘Zwitsers officiersmes’ waardoor het alles kan maar uiteindelijk niets echt uitzonderlijk goed. Gebruik als record center of collaboration is namelijk nogal verschillend. En vaak worden dan ook eisen vergeten als herstelbaarheid, bij een digitaal archief niet onbelangerijk.
Met beiden kan je je goed in de vingers snijden heb ik in de praktijk gezien.
Niemand is zelfs in staat om alles te weten van SharePoint. Aan de 2013 versie hebben 9000! developers meerdere jaren gewerkt.
Andre,
Het zou leuk zijn als auteur zich in discussie mengt maar blijkbaar heeft deze op de Techdays alleen maar de klok horen luiden en weet hij nog niet waar de klepel hangt.
Dank voor jullie inhoudelijke reacties! Ik focus me in mijn werk met name op scantechnieken en hoe je informatie op papier zo eenvoudig en snel mogelijk in een andere omgeving krijgt, in dit geval SharePoint. Het is daarbij voor mij van belang dat de informatie op de correcte wijze in SharePoint terecht komt. Metadata is dan cruciaal en dient uiteraard meegenomen te worden bij het scannen, maar daar zorgt de juiste software dan weer voor. Fijn dat jullie je technische kennis over SharePoint hier delen en zo zie je dat je dankzij kennisdeling weer een stuk wijzer wordt.
Yves,
Fijn dat je reageert maar delen is natuurlijk wel tweerichtingsverkeer, de scan zelf is maar het ’topje van de ijsberg’ tenslotte. Verder las ik ergens dat er bij dit scannen ook nog weleens wat mis gaat waardoor de cijfers niet goed gedigitaliseerd worden.