App Store model voor zakelijke IT voldoet niet

It wordt steeds complexer dankzij de voortdurende toevoeging van nieuwe technologieën aan de zakelijke computeromgeving. Tegelijkertijd willen werknemers op een eenvoudige manier toegang tot bedrijfsinformatie en hun persoonlijke data, met een breed scala aan apparatuur, zoals smartphones en tablets. Ze willen bovendien, ook wanneer ze niet op kantoor zijn, beschikking hebben over hun zakelijke it-diensten.

Zolang de trend van ‘consumerization of IT’ doorzet, zullen it-beheerders oplossingen moeten vinden voor de enorme hoeveelheid aan apparatuur, applicaties en online diensten in het bedrijfsnetwerk. Oplossingen die tegemoet komen aan de ‘overal en altijd’ eisen die inherent zijn aan de moderne, flexibele manieren van werken. Deze enorme toename van ontwrichtende technologie en werktrends stelt it-beheerders voor nieuwe uitdagingen, die vaak leiden tot meer handmatige activiteiten en hogere kosten.

Hoewel it-beheerders altijd zullen streven naar een ’one size fits all‘ oplossing, hebben deze ontwikkelingen in de zakelijke it geresulteerd in een  grote hoeveelheid aan technologieën, waarbij elke nieuwe toevoeging tot nog meer complexiteit leidt. Helaas bestaat er geen uniforme oplossing voor de vraag van de hedendaagse it-consument.

Organisaties zijn nu op het punt aangeland waarop ze behoefte hebben aan een efficiëntere en meer dynamische it-ervaring, die de it-productiviteit vergroot en tegelijkertijd de gebruikers tevreden stelt. Sommigen zijn al begonnen met het implementeren van een App Store-model binnen hun organisatie, om gebruikers de ervaring te bieden die ze gewend zijn op hun persoonlijke apparatuur (App Stores zoals Apple iTunes of Google Play). Maar zij komen er echter al snel achter dat het simpelweg ontwikkelen van de front-end van een zakelijke App Store (ook wel selfservice portal genoemd) niet genoeg is om de it-productiviteit te verhogen.

Het aanbieden van slechts applicaties zonder de andere belangrijke it-diensten die gebruikers nodig hebben, zorgt voor een gat. Uit onderzoek is gebleken, dat ongeveer 20 procent van alle it-activiteiten gerelateerd is aan de installatie van applicaties. Hiervan is een groot deel voorspelbaar en kan dus automatisch worden geleverd, in plaats van via selfservice.

Voorbij de traditionele App Store

Met het brede scala aan zakelijke uitdagingen en pijnpunten binnen organisaties, hebben it-beheerders flexibiliteit in het systeembeheer nodig om de functionaliteit te optimaliseren. Het gaat niet alleen om de fysieke omgeving die moet worden beheerd, maar ook om virtuele omgevingen, cloud-omgevingen, gedistribueerde netwerken, systemen, diensten, regulerende modellen en beveiligingsmodellen. De zakelijke oplossing waarvoor gekozen wordt, moet werken binnen bestaande infrastructuren en moet de it vereenvoudigen en automatiseren in plaats van nog complexer maken.

Op dit moment bieden de meeste zakelijk App Stores alleen applicaties aan via een gebruiksvriendelijke front-end. Dit stelt de gebruiker in staat zelf applicaties aan te vragen. Echter it-activiteiten bevatten veel meer dan alleen de installatie van applicaties, zoals het installeren van serversoftware, het veranderen van wachtwoorden, het inwilligen van verzoeken om nieuwe hardware, het verschaffen van toegang tot bepaalde data, toegang tot printers, het maken van data back-ups, het onderhouden van anti-virus oplossingen, et cetera. Het simpelweg implementeren van een selfservice interface voor applicaties, in plaats van een meer holistische oplossing, gaat voorbij aan veel diensten die gebruikers nodig hebben van een it-afdeling. Deze oplossingen leggen zich geen rekenschap af van het feit dat it álle diensten voor haar gebruikers moet beheren en controleren.

Zo kun je met het traditionele App Store-model bijvoorbeeld niet nagaan hoe werknemers hun applicaties precies gebruiken. Je kunt er geen beleid en regelgeving mee instellen om het gebruik te beperken, afhankelijk van rol, locatie en tijd. Zonder een dergelijk beveiligingsbeleid, lopen bedrijven het risico duizenden euro’s te verliezen aan ongeautoriseerd gebruik van software. Bovendien zouden it-beheerders de mogelijkheid moeten hebben om diensten automatisch terug te roepen, wanneer een werknemer een andere functie krijgt, of de organisatie verlaat. Bedrijven kunnen potentieel risico’s beperken en enorme bedragen besparen op licenties voor software met dergelijke automatische ‘recalls’, maar dit is met de doorsnee zakelijke App Store nog niet mogelijk.

Geautomatiseerde, contextbewuste IT Store

It-beheerders zouden een it-oplossing moeten implementeren die op maat kan worden geconfigureerd voor de unieke behoeften van hun organisatie en die hen in staat stelt het grootste gedeelte van de terugkerende taken te automatiseren. Dit soort taken is goed voor ongeveer 80 procent van de it-diensten die gebruikers nodig hebben. In tegenstelling tot de gangbare App Store modellen, biedt een ‘full-service’ zakelijke IT Store de garantie dat gebruikers toegang hebben tot alle standaard it-diensten, passend bij hun rol in de organisatie. Het stelt gebruikers in staat productief te zijn zonder tussenkomst van de it-afdeling en zonder dat ze voor de meest basale diensten een verzoek in moeten dienen.

Een effectieve full-service IT Store zorgt ervoor dat it-diensten te beheren en te controleren zijn en ondersteunt tegelijkertijd de autonomie van de gebruikers. Een interface die hulpverzoeken bij de backend neerlegt is weinig efficiënt, omdat de it-afdeling dan nog steeds vaak handmatig taken moet uitvoeren. Deze handmatige taken kosten enorm veel tijd, maar gebruikers hebben wel behoefte aan directe toegang tot it-oplossingen. Door het aanbieden van deze diensten te automatiseren in de backend van een zakelijke IT Store, kunnen gebruikers dezelfde bevredigende ervaring krijgen die ze gewend zijn bij hun consumenten App Stores.

Organisaties kunnen het gebruik van hun technologie beter beheren door gebruikers in te laten loggen op een IT Store die precies die diensten bevat waarvoor ze gekwalificeerd zijn, gebaseerd op de veranderende hun rol in de organisatie en/of de specifieke projecten waarbij ze betrokken zijn (ook wel organisatie context genoemd). Een ander cruciaal onderdeel dat wordt ondervangen met een robuuste IT Store-oplossing is het terugroepen van bepaalde it-diensten. Organisaties moeten diensten automatisch terug kunnen roepen op basis van bepaalde gebeurtenissen – zoals een werknemer die het bedrijf verlaat, veranderende functies binnen het bedrijf, het verlopen van een project, et cetera. Het automatisch terugroepen van diensten wanneer mensen er niet langer voor in aanmerking komen, zal het risico van ‘information leakage’ minimaliseren.

De juiste zakelijke it-oplossing kan organisaties helpen om de oplevering van it-diensten in een nieuw licht te zien. Het elimineren van steeds terugkerende handmatige werkzaamheden met automatisering zal de it-afdeling ontlasten, waardoor er meer tijd overblijft voor strategische initiatieven die de organisatie verder vooruit helpen. Hierdoor krijgen bedrijven veel meer controle over hoe ze technologie gebruiken om hun gebruikers en systemen op een effectieve manier te beheren.