It-dienstverlener QNH Consulting gaat bij gemeente Amersfoort een op Sharepoint gebaseerde dms/rma-oplossing implementeren. Begin dit jaar schreef de gemeente een aanbesteding uit voor de levering van een document management systeem en een bijpassende record management module. Elf leveranciers deden een aanbieding en vier partijen werden geselecteerd voor interviewrondes. Gemeente Amersfoort heeft besloten om de opdracht aan QNH te gunnen op basis van de juiste combinatie van kennis, ervaring, aanpak en prijs.
Gemeente Amersfoort maakt voor zijn documentmanagement reeds enige jaren gebruik van een combinatie van systemen. Deze applicaties zijn inmiddels aan het einde van hun levenscyclus en worden niet meer onderhouden door de huidige leveranciers. Daarnaast voldoen deze systemen niet meer aan de eisen van deze tijd, zoals zaakgericht en papierloos werken.
Belangrijke doelstellingen van de implementatie van de nieuwe dms/rma-oplossing zijn onder meer het verbeteren van de kennisdeling en samenwerking met in- en externe partijen en het realiseren van een digitale en papierarme documentorganisatie. Daarnaast moet de oplossing passen binnen het informatiebeveiligingsbeleid en werken op de bestaande technische infrastructuur van gemeente Amersfoort.
Microsoft Sharepoint 2010
QNH gaat een dms/rma-oplossing implementeren gebaseerd op Microsoft Sharepoint 2010. Deze oplossing is inmiddels geïmplementeerd bij verschillende kleine, middelgrote en grote gemeenten. Het systeem bestaat uit een dms voor zaakgerichte documenten zoals een bouwvergunningdossier en niet zaakgerichte documenten zoals een interne beleidsnota, een koppeling met de frontoffice met gescande post en e-formulieren, een koppeling met het zaaksysteem en waar nodig een koppeling met backoffice-applicaties.
Digitale postkamer en NEN 2082
Naast de initiële aanbieding van de dms/rma-oplossing heeft QNH ook een aantal andere kansen gezien om de beoogde doelstellingen van gemeente Amersfoort te realiseren. Twee kansen hebben een zodanige toegevoegde waarde dat ook deze meegenomen worden in de implementatie van het nieuwe systeem. Dit zijn de digitale postkamer en de NEN 2082-certificering. De digitale postkamer is een voorziening waarmee de inkomende papieren poststroom wordt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De NEN 2082-certificering levert een kwaliteitskeurmerk waarmee makkelijker toestemming wordt gekregen om documenten digitaal te archiveren en dus papierloos te kunnen werken.
