Het valt me telkens weer op dat bij bijna elke organisatie waar ik kom er ontzettend veel geprint wordt. Voor aanvang van een vergadering worden de stukken in full color afgedrukt en onder de arm meegenomen. Tijdens de vergadering worden er notities op gemaakt. Zelfs onze koning las de troonrede heel traditioneel voor vanaf papier. Dat was toch wel een kleine tegenvaller.
Niet alleen kost dit heel veel bomen (en dus zuurstof), maar het is ook erg inefficiënt om met papier te werken. Papier, zeker met aantekeningen er op, is moeilijk te delen. Ook is het lastig als het betreffende stuk in een la ligt en je hebt de informatie nodig als je op een andere locatie bent. Met het behoorlijk volwassen worden van de digitale technologie die het mogelijk maakt om documenten gemakkelijk te delen, zonder hoofdpijn te lezen en zelfs rechtsgeldig te ondertekenen is er niets dat ons nog tegenhoudt om een papierloze organisatie volledig te ondersteunen. Of toch wel?
Met een goed document management systeem (dms) zijn de volgende zaken uitstekende te regelen:
- Digitaliseren van de eventueel nog op papier binnenkomende documenten
- Doorlopen van de verschillende taken rond een document of dossier (zaken, cases)
- Samenwerken aan documenten
- Rechtsgeldig opslaan en delen van documenten
- Versiebeheer van documenten
- Archiveren van documenten en dossiers
- In verschillende vormen leesbaar maken van documenten
- Output management
Toegang tot de documenten vanaf elk willekeurig tijdstip, elke locatie en elk apparaat is hiermee meestal relatief eenvoudig te realiseren. Ook voor mensen die de documenten niet alleen lezen, maar ook moeten kunnen wijzigen of van commentaar voorzien.
Toch is er wel een aantal zaken dat op technologisch vlak nog verbeterd kan worden:
- Het maken van notities is met het onscreen keyboard van je tablet nog niet heel erg handig
- Een tablet heeft nog niet het leescomfort van papier (e-readers hebben dit al wel)
- Het automatisch synchroniseren van content, met name voor als je offline toegang moet hebben (denk aan de koning in de Ridderzaal, waar vast geen Wi-Fi is) is vaak nog niet zo héél betrouwbaar
Maar het allerbelangrijkste obstakel tot de volledige implementatie van de papierloze organisatie is toch wel de mens en zijn ingesleten gewoontes en koppigheid. Die verander je niet zo maar. En zeker niet als het van bovenaf ‘afgedwongen’ wordt. De mens is op zich niet wars van verandering (sterker nog, het is juist een goed middel tegen verveling en apathie), maar van ‘veranderd worden’ is hij niet van gediend. Hier is een adoptiestrategie nodig, waarbij medewerkers zelf betrokken worden.
Tot slot, als je groener wilt zijn volstaat het niet om een laf disclaimertje onderaan een email te zetten met de mededeling ‘dat je even moet nadenken voordat je de email print’. Wat namelijk nóg meer helpt is in de adresbar van je browser gewoon een volledige adres (url) intikken in plaats van een enkel woord. Het schijnt namelijk dat elke honderd searches via Google een hoeveelheid energie kost die gelijk staat aan een half uur een ouderwetse zestig watt gloeilamp laten branden. Search, of meer algemeen, verspilde rekenkracht is dus ook niet echt goed voor het millieu. ‘Think before you forward this email’, of beter nog ‘Please tag and store this email wisely’ zou dan ook toe moeten worden gevoegd aan de goedbedoelde hints onderaan elke verzonden email.
Persoonlijk denk ik dat als de Koning een tablet gebruikt zou hebben om de troonrede voor te lezen er een klein schandaal was uitgebroken om het type en merk van het tablet aangezien elk merk zich kenmerkt door haar schare trouwe fans.
Papier is tenminste neutraal.
Het grote voordeel van papier: de batterij/accu raakt niet leeg ….
Een ander voordeel: een vel papier kan heel wat meer info bevatten dan een scherm. Een A3 (of groter) met info wordt heel lastig lezen en vooral overzien op een 10″ tabletschermpje
Maar ook tijdens het werken kan het handig zijn als je op papier iets af kunt strepen wat je op je computer aan het doen bent. Dito voor reviewen van documenten. Als je op 2 applicaties in parallel moet werken (bijv. in Excel het review commentaar opschrijven van een Word document) dan werkt dat redelijk wanneer je 2 schermen hebt. Heb je maar 1 scherm (en zeker als deze wat kleiner is) dan ga je al snel het document printen om te kunnen lezen.
Een laatste waarom papier soms handiger is (omdat het bijna weekend is:)
http://vimeo.com/62470169
On Topic: Weinig aan toe te voegen Gijs.
Off Topic: Pascal, je loopt hopeloos achter 🙂 (heb gelachen)
http://www.spatoilet.com/nl/producten/spatoilet-diamond.html#video
Gijs,
Als eerste heb ik ook enige twijfels bij het groen, groener en groenst argument van digitalisering omdat meeste datacentra niet gestookt worden op herwinbare energie. Persoonlijk print ik wel zo weinig mogelijk omdat dikke dossiers mee zeulen slecht voor mijn rug is hoewel ik er ook weer niet altijd aan ontkom zoals je al aangeeft met sommige tekortkomingen. Eén van de redenen dat ik meestal ook nog een notebook gebruik met een muis voor de precieze positionering, dikke vingers zijn nu eenmaal lastig met grafische ‘ontwerptools’ zoals Visio e.a.
Zo is het vaak ook nog met papier, je krabbelt er makkelijker aantekeningen op met pen of potlood dan in een electronisch document. Maar dat is persoonlijk en vaak ook niet om te delen. Want als het om delen gaat dan wint het digitaliseren van ouderwetse ‘chalkboard’ sessies het wat mij treft van de ouderwetse aantekeningen die via ‘het konijn’ gerepliceerd moeten worden naar alle deelnemers.
Maar zoals je al zegt is adoptie iets wat van onderen komt en niet opgelegd kan worden want gemak dient nu eenmaal de mens;-)
En ook omdat het al weer bijna weekend is:
Zolang het papier op het toilet maar niet opraakt;-)
allen, ik weet niet of jullie hetzelfde zien als ik? advertentie van white papers naast dit artikel.
@annoluke, de rechterkant wordt automatisch geblokkeerd in mijn brein, maar nu je het zegt zie ik ze… het zijn wel virtuele white papers 😉
@Ewout: Mee eens (met je eerste reactie)
Ben blij dat ik Ewout en Henri zo vlak voor het weekend heb kunnen verzoenen met elkaar 😉
@Gijs
op zich interessant als je je gedachte nog even doortrekt en de gemeenschappelijke factor: hoeveelheid energie en 1 bit aan elkaar gaat relateren. Dan komen er meer dilemma’s naar voren
niet allen printen of een ipad-achtige gebruiken
maar ook:
– datacentrum in de poolstreken versus koeling in de warmere omgevingen en ook nog bitten long distance transporteren
– lokale opslag en niet long distance transporteren (WAN-aanleg en energie)
iets voor een deel 2?
Goeie reklame Gijs,
van jullie website:
Motion10 helpt bedrijven en organisaties om meer waarde uit hun informatiestromen te halen. Om te verbinden en te delen. Hierbij zetten we de nieuwste Microsoft-technologie in.