Met een nieuwe module in het softwareplatform Careware van ict-aanbieder aan de zorg helpLine berekenen ambulante medewerkers van De Friese Wouden automatisch de gereden kilometers. Dit levert een forse vermindering van de administratieve last op bij de Noord-Nederlandse thuiszorgorganisatie. Per medewerker wordt een tijdswinst van een aantal uren per maand behaald.
‘Alle afgelegde kilometers registreerden we vroeger op papier’, zegt Gerlof Miedema, informatiemanager bij De Friese Wouden. ‘Er zijn bij ons 1500 ambulante medewerkers werkzaam in de zorg. Dit leverde een behoorlijke stapel kilometerbriefjes op. Dat verdwijnt volledig met de automatische kilometerberekening in Careware en we besparen zo veel tijd. Niet alleen moesten de medewerkers de briefjes per rit invullen, teamleiders controleerden deze stuk voor stuk en onze salarisadministrateurs moesten deze papierwinkel vervolgens verwerken. Dat was heel arbeidsintensief. Om het probleem digitaal op te lossen, schakelden we de hulp van helpLine in. Gezamenlijk hebben we de module zoals deze nu staat ontworpen.’
Conform eisen Belastingdienst
‘De automatische kilometerberekening is volledig geïntegreerd met ons registratie- en planningsplatform Careware’, zegt Hereward Burgers, managing director van helpLine. ‘De module toont van adres naar adres een specificatie met het aantal gereden kilometers. Registraties die niet gedeclareerd mogen worden zoals woon-werkverkeer kan de medewerker uitsluiten van de berekening. Ook de vergoeding die bij de ritten hoort verschijnt op het scherm en kan direct uitbetaald worden. De kans op fouten is nagenoeg nihil. De kilometerberekening is ook ontwikkeld conform de eisen van de Belastingdienst. Het invullen, controleren en doorvoeren gaat nu namelijk geheel automatisch, wat per medewerker een tijdswinst van een aantal uren per maand oplevert.’
PTV xServer
De PTV Group Nederland levert met PTV xServer het algoritme voor de automatische kilometerberekening. ‘Onze bedrijven kennen elkaar al langer omdat helpLine ook de PTV xServer gebruikt voor hun planautomaat, waarmee optimale routes gepland worden’, zegt directeur Dyon van Gaans. ‘De Friese Wouden en helpLine hebben nu ook onze algoritmes gekozen om de gereden kilometers automatisch te berekenen. Naast de algoritmes komt er heel wat bij kijken voordat je een werkende en gebruiksvriendelijke oplossing hebt. Wat ons betreft haakt helpLine perfect in op de grote behoefte in de zorgmarkt om de administratieve druk te verminderen.’
