Het hoofdkantoor van Jumbo supermarkten in Veghel beschikt over twintigduizend papieren personeelsdossiers, met elk gemiddeld tien documenten, afkomstig van honderdvijftig verschillende locaties. Personeelsdocumenten terugvinden of toevoegen is een tijdrovende klus. De overname van Super de Boer door Jumbo supermarkten was directe aanleiding om een digitaliseringsslag uit te voeren.
Daan van Boxmeer is als functioneel beheerder op de afdeling human resources nauw betrokken bij de overgang van fysieke naar digitale personeelsdossiers.’Bij onze supermarkten en distributiecentra kwam dagelijks een enorme hoeveelheid papieren documenten binnen, zoals indiensttredingformulieren, arbeidsovereenkomsten, loonheffingformulieren, correspondentie, mutaties en andere persoonlijke documenten van onze medewerkers. Die werden per post of per auto naar het hoofdkantoor gestuurd, en daar vervolgens handmatig opgeslagen in archiefmappen, die veel kastruimte in beslag namen. Als een manager een vraag had over bepaalde medewerkergegevens, kostte het de hr-afdeling altijd erg veel tijd om binnen het juiste dossier het juiste document snel voor handen te hebben en informatie te verstrekken.’
‘De overname van Super de Boer was voor ons directe aanleiding om een digitaliseringslag uit te voeren. Anders zouden we in de toekomst nóg meer tijd kwijt zijn aan het opslaan en zoeken van personeelsgegevens.
Ricoh als partner
‘Na een oriëntatie besloten we deze slag samen met Ricoh te maken. Deze organisatie heeft ervaring op dit gebied en hun demo was overtuigend. Ricoh maakt gebruik van Readsoft Documents, een applicatie voor het scannen en herkennen van documenten. Dit zou ons veel tijdwinst en gemak opleveren. De oplossing integreert naadloos met Afas Profit, ons personeelsinformatiesysteem.’
‘We besloten te beginnen met het scannen van de dossiers van de hulpkrachten, zoals vakkenvullers en medewerkers op distributiecentra. Dat zijn er zo’n tienduizend. Ze zijn het meest standaard, want bevatten nauwelijks correspondentie en mutatieformulieren.’ Ricoh plaatste twee kleine, maar krachtige scanners. Die worden op de hr-afdeling door twee personen fulltime gebruikt voor deze taak.
‘Met de Readsoft Documents applicatie worden dossiers in één keer scannen. Readsoft hakt ze als het ware in stukjes. Het medewerkernummer op het indiensttredingformulier staat altijd op dezelfde plek en wordt automatisch herkend. Ook de andere dossierdocumenten worden herkend en digitaal op de juiste plek in Afas opgeslagen. Hiervoor hebben we een boomstructuur opgezet, waarbij we uitgaan van hoofdgroepen, als personeelgegevens, arbeidsvoorwaarden, opleiding en verzuim. De hoofdgroepen krijgen vervolgens subcategorieën. We doen niet aan ‘overige documenten’, alles wordt geclassificeerd. Alle opgeslagen informatie is terug te vinden op medewerkernummer en sleutelwoorden.’
‘Als er een mutatieformulier of ander nieuw personeelsdocument binnenkomt, kunnen we deze simpel digitaliseren en toevoegen aan een bestaand dossier, snel toegankelijk voor iedereen die daartoe is geautoriseerd. Alle verantwoordelijke operationele managers en derden kunnen we bij vragen á la minute informeren. We hebben altijd de meest actuele versie in beeld.’
‘Profit is voor ons de basis van alles dat we over een medewerker willen weten. Doordat onze software voor digitaal dossiermanagement naadloos integreert met de data uit Profit, hebben we alle personeelsinformatie nu compleet samengevoegd.’
Van Boxmeer ten slotte: ‘We verbruiken nu aanzienlijk minder papier, hoeven minder auto’s heen en weer te taten rijden om de documenten op één plaats samen te krijgen en hoeven minder te kopiëren en printen, waardoor de kooldioxide-uitstoot vermindert. De archiefruimte die binnenkort vrijkomt, kunnen we weer gebruiken als kantoorruimte.’
