Citaverde College gaat de ECM Suite inzetten als centraal systeem voor het opslaan en delen van documenten voor alle medewerkers en leerlingen, verdeeld over zeven locaties in Limburg. De toepassingsgebieden worden via een ontwikkeltraject steeds verder uitgebreid. De introductie van de mobiele applicatie Opentext Everywhere zorgt ervoor dat studenten ook buiten de onderwijslocatie documenten kunnen raadplegen en opslaan via mobiele devices.
De Opentext-oplossing gaat een groot deel van het lesmateriaal bevatten dat in de Elektronische Leeromgeving (ELO) van Citaverde College gebruikt wordt. Nog een toepassing die op de planning staat is het gebruik van het Opentext-platform voor inkomende en uitgaande post, ter vervanging van het verouderde postregistratiesysteem.
Citaverde biedt onderwijs op mbo- en vmbo-niveau in de groene sector aan zo’n 3500 studenten. Kenmerkend is de mix van theorie en praktijk en het werken met flexibele leertrajecten. Dit vergt veel informatie-uitwisseling in de vorm van bewijsstukken, zoals cijfers, videomateriaal, rapportages, competentiekaarten et cetera. Een andere belangrijke karakteristiek is dat de leerlingen veel in teamverband aan opdrachten werken. Dat betekent dat ze hun documenten veilig, eenvoudig en snel met andere leerlingen moeten kunnen delen.
Martijn van Hoorn, hoofd automatisering: ‘Citaverde maakte hiervoor gebruik van ‘Groen Kennisnet’ dat begin jaren negentig werd opgericht op initiatief van het Ministerie van Landbouw ter verbetering van de kenniscirculatie binnen het agrarisch onderwijs. Dit kennis- en contentmanagement systeem draait op een gedateerde basisversie van de Opentext ECM Suite. Toen wij het bericht kregen dat ‘Groen Kennisnet’ dit jaar stopt, zijn we op zoek gegaan naar een geschikt alternatief. We hebben een programma van eisen opgesteld ten aanzien van het nieuwe systeem en op basis hiervan verschillende oplossingen, leveranciers en ‘open source’ alternatieven met elkaar vergeleken. Het vernieuwde Opentext eim-platform is volledig voorbereid op de digitale economie en voldoet het beste aan al onze eisen. In combinatie met het financiële plaatje heeft dat uiteindelijk de doorslag gegeven.’
Van Hoorn ziet het implementatietraject als een groeipad voor de komende jaren. ‘De eerste fase, de migratie van de oude naar de nieuwe situatie is vrij dringend. Voor 1 juli willen we één-op-één over zijn op ons eigen Opentext DMS omdat ‘Groen Kennisnet’ dan stopt. Op de langere termijn betekent het ook dat we een gedeelte van onze opslaginfrastructuur (schijven, back-ups et cetera) kunnen uitfaseren. Geen service en onderhoud meer, dus flinke kostenbesparing in manuren.’ De beslissing om de implementatie en hosting neer te leggen bij implementatiepartner 4Success past binnen de ict-strategie van Citaverde. ‘Wij beschouwen de implementatie van nieuwe software als het aanschaffen van een dienst, die we volledig willen uitbesteden’, aldus Van Hoorn.
Ingrid Bosman, country manager Benelux bij Opentext: ‘Wij zijn blij met de keuze van Citaverde College voor de OpenText ECM Suite in combinatie met Opentext Everywhere. Door mobiliteit en content management aan elkaar te linken maakt Opentext het voor leerlingen en docenten mogelijk om toegang te krijgen tot informatie ongeacht de locatie. Daarnaast biedt het ook zoek- en workflowmogelijkheden om taken te kunnen voltooien met behulp van smartphones en/of tablets. Opentext helpt organisaties zoals Citaverde om succesvol te zijn in de digitale economie waarin steeds meer studenten en werknemers ‘digital natives’ zijn. Ze denken social, niet hiërarchisch, zijn flexibel, mobiel en mondiaal en verwachten altijd en overal toegang tot elk soort informatie. Dit is het moment om het concept van het informatieplatform te vernieuwen met onze eim-strategie. De keuze van Citaverde om met een externe implementatiepartij te werken sluit volledig aan bij de ecosysteemstrategie van Opentext.’
