De gemeente Rotterdam heeft het document management systeem (dms) Opentext eDocs vernieuwd. Dat systeem voldoet nu aan de landelijke standaard voor procesgericht werken en zakelijke dienstverlening van het Kennisinstituut Nederlandse Gemeenten (King). One Fox uit Utrecht voerde de migratie uit. King heeft de standaard ‘Zaak-Document services’ ontwikkeld. Die standaard moet ertoe leiden dat gemeenten hun procesapplicaties op uniforme wijze aansluiten op het dms, zonder opnieuw het wiel uit te vinden.
Jaap Dekker, coördinator informatiemanagement bij de gemeente Rotterdam: ‘We willen werkprocessen sneller en effectiever afhandelen door zaak- en procesgericht te werken. De procesapplicaties moeten hiervoor kunnen samenwerken met ons dms op basis van Opentext eDocs. Zo kan de gemeente een compleet en actueel beeld van de zaak en bijbehorende documenten digitaal beschikbaar stellen voor burgers en bedrijven.’ Omdat te realiseren heeft Opentext-leverancier One Fox een nieuwe gestandaardiseerde eDocs-omgeving neergezet.
Robert Suijker, demand manager generieke ict bij de gemeente: ‘Rotterdam conformeert zich aan landelijke standaarden. De belangrijkste eis was dan ook dat deze nieuwe omgeving neergezet werd conform de King-standaard én de Rotterdamse standaard.’ Volgens hem gaat Rotterdam verder dan de landelijke standaard door ook record-management te ondersteunen. Informatie uit procesapplicaties kan daardoor direct digitaal worden beheerd, gearchiveerd en er wordt voldaan aan de archiefwet.
Standaard koppelvlak
Om de applicaties aan te sluiten volgens de landelijke standaard, moest een standaard koppelvlak worden geleverd. One Fox bouwde een Cmis-Adapter die als eerste dms-koppelvlak succesvol het King-testplatform doorlopen heeft. ‘De geslaagde test is onderdeel van het draaiboek dat de gemeente heeft opgesteld. Daarin staat welke stappen een proceseigenaar moet nemen om zijn applicatie succesvol aan te sluiten’, licht Robert Suijker toe.
