Per jaar verwerkt ZGT (Ziekenhuisgroep Twente) ongeveer veertigduizend inkomende facturen in SAP. Deze facturen worden op één locatie ontvangen en geregistreerd voor twee verschillende locaties. In totaal zijn ongeveer 160 medewerkers binnen de gehele organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de facturenstroom.
ZGT is in 1998 ontstaan uit een fusie tussen het Twenteborg Ziekenhuis in Almelo en het Streekziekenhuis Midden-Twente in Hengelo. Beide ZGT-locaties werken nauw samen met huisartsen (de eerstelijnszorg), thuiszorgorganisaties en verpleeghuizen.
Fons Nijmeijer, manager financiële administratie, ZGT: ‘Doordat wij met deze oplossing geen briefjes voor handtekening en codering meer aan de facturen hoeven te bevestigen en de facturen ook niet meer per interne post zullen verspreiden, verwachten wij een efficiencyverbetering. Daarnaast kunnen de logistieke facturen direct gematcht worden met de betreffende orders in SAP, waardoor we aan het gros hiervan helemaal geen handelingen meer hoeven te verrichten. Daarnaast kunnen de medewerkers voortaan gebruik maken van een digitaal archief om de facturen zelf terug te zoeken. Bellen naar of het bezoeken van de crediteurenadministratie is dan ook verleden tijd. Dit zal daarom voor iedereen een efficiencyverbetering in de verwerking van de inkomende facturen betekenen.’
Gegarandeerde koppeling
Nijmeijer gaat verder: ‘Het belangrijkste criterium voor ZTG is een gegarandeerde koppeling met SAP. Wij hebben in het verleden ervaren dat het niet eenvoudig is om een koppeling te maken met SAP. Het is voor ons daarom van groot belang dat de leverancier van de factuurverwerkingsoplossing een bewezen, stabiel werkende koppeling heeft met SAP. Wij hebben daarom een zeer brede marktverkenning uitgevoerd, verschillende referenties opgevraagd en demo’s bekeken. Om helemaal zeker te zijn van onze keuze hebben wij tot slot ook nog twee klanten van ISProjects bezocht. Deze werken beide al enige tijd en tot volle tevredenheid met de oplossing van ISProjects voor digitale factuurverwerking in SAP. Vandaar de voor ons logische keuze.’
