Voestalpine Plastics Solutions verwerkte tot voor kort de binnenkomende facturen handmatig. Tijd om dit proces te automatiseren, maar daarbij gold wel de eis dat het naadloos moest aansluiten op het gebruikte erp-systeem. De oplossing werd gevonden bij ISPrjocects.
Voestalpine Plastics Solutions is gespecialiseerd in het ontwerpen en produceren van plastic producten en oplossingen. Een specifiek onderdeel hiervan is het ontwikkelen van hybride oplossingen, waarbij de vrijheid van het ontwerpen met plastic en de kracht van staal worden gecombineerd (Plastic Metal Hybrids). De kracht van Voestalpine Plastics Solutions ligt in de projectgeoriënteerde aanpak van het bedrijf, gewaarborgd door de garantie dat de ontwikkelde producten ook geproduceerd kunnen worden. Deze garantie, tezamen met een garantie van continuïteit, is van uitzonderlijk belang voor haar klanten. Zeshonderd medewerkers, verdeeld over de vestigingen in Roosendaal en Putte, zijn hier dagelijks verantwoordelijk voor.
Ronny Ossenblok, it-projectleider bij Voestalpine Plastics Solutions, vertelt: ‘Wij liepen tegen verschillende problemen aan: een groot aantal inkomende papieren facturen, lange doorlooptijd voor goedkeuring en facturen raakten verloren tijdens het vervoer tussen de vestigingen. Verder moest je ook weten wie welke handtekening gebruikte om te zien of de juiste persoon had afgetekend en was het soms ook onduidelijk wat het juiste grootboekrekeningnummer moest zijn. Tevens zochten wij een volledig geïntegreerde oplossing die naadloos aansloot op ons erp-pakket. De oplossing vonden wij bij ISProjects!’
Het project
Ossenblok vertelt verder: ‘Mijn ervaring is dat je allereerst in kaart moet brengen hoeveel facturen je ontvangt per jaar, hoeveel daarvan inkoopordergerelateerd zijn en hoe complex het goedkeuringsproces is. Als je hierbij ook direct de flow van iedere leverancier vastlegt, dan is het inrichten later in het project heel eenvoudig. Zorg ook dat je de juiste resources hebt binnen je organisatie. Stel een projectteam samen met daarin een projectleider, Ict, applicatiebeheer, finance en optioneel een kostenplaatsbeheerder. Dit werpt zijn vruchten af gedurende het gehele project.’
‘Trainingen zijn heel belangrijk. Als je de medewerkers vooraf duidelijk informeert, dan hoef je achteraf minder gebruik te maken van externe support. Uiteraard zijn de ervaringen in de praktijk persoonsafhankelijk. Er zijn altijd medewerkers die bij voorkeur geen enkele verandering willen. De meeste medewerkers zien gelukkig zeker de voordelen van deze digitale oplossing; iedereen kan nu eenvoudig zien waar de facturen zijn en wat er moet gebeuren. Nu willen wij de ISP-rapportage module in gaan zetten om op dieper niveau inzicht te krijgen in het goedkeuringsproces. Wij kunnen dan exact zien waar facturen stagneren en daar nog gerichter op sturen. Ik ben van mening dat wanneer iedereen volledig ingewerkt is met dit pakket, we nog meer efficiency zullen bereiken’, besluit Ossenblok.
