Lunet Zorg, een zorginstelling met ruim 2500 medewerkers en duizend vrijwilligers, richt zich in de regio Zuid-Oost Brabant op het ondersteunen van mensen met een beperking. De Eindhovense instelling voor gehandicaptenzorg heeft zichzelf een rigoreuze besparingsdoelstelling opgelegd: van 45 miljoen naar 25 miljoen euro in vier jaar. Als een van de manieren om dit doel te bereiken wordt de verregaande automatisering van de inkoopprocessen gezien. Daarvoor is er software voor inkoop, logistiek en factureringinkoopsoftware van het Belgische bedrijf AXI aangeschaft.
Met de software van AXI wil Lunet Zorg zijn complexe inkoopprocessen verregaand automatiseren en stroomlijnen. De doelstelling is om over een jaar minimaal 70 procent en eind 2017 minimaal 90 procent van de facturen automatisch te betalen, zonder handmatige handelingen. Op 25.000 facturen betekent dit een forse besparing voor de organisatie, aldus de instelling.
Daarnaast is Lunet Zorg overgegaan op het centraal inkopen van (verse) voeding. Daarvoor is een nieuw magazijn in gebruikgenomen. De logistieke stroom van goederen is inmiddels grotendeels geautomatiseerd in het e-inkoopsysteem van AXI waarbij de locaties hun bestellingen kunnen doorvoeren. In de oude situatie werden leveringen decentraal geregeld en waren er meerdere medewerkers nodig om het administratieve en operationele proces te coördineren.
Mandaat
Volgens inkoopmanager Jeroen van den Bergh komt de organisatie van ver. ‘Toen ik in 2011 kennismaakte met Lunet Zorg ontbrak er een inkoopsysteem en -functie. Het order- en factureringsproces verliep nog handmatig en decentraal. Er waren amper inkoopcontracten. Was er al sprake van een inkoopcontract, dan werd dit vrijwel altijd afgesloten op basis van leveranciersvoorwaarden. Afnameoverzichten waren niet beschikbaar, uitgave-analyses onmogelijk en er werd zelden gewisseld van leverancier. Bovendien waren de meer dan tweehonderd locaties en de twee grote woonparken in Duizel en Eindhoven gewend hun eigen aankopen te doen en de verantwoordelijkheid voor hun eigen budgetten te dragen.’
Van den Bergh gaat verder: ‘Omwille van recente overheidsmaatregelen, de onzekerheid over aanbestedingen van zorg in gemeentes, ontstond er een grote druk op de organisatie om de inkoopprocessen te professionaliseren en stevige besparingen te realiseren. Van de directie kreeg ik een duidelijk mandaat om de inkoopprofessionalisering door te zetten. Als basis voor de inkoopprofessionalisering werkten we een strategisch inkoopbeleid uit voor de periode 2014 – 2017.’
