Nieuwe regelgeving vraagt vaak om een nieuw werkproces. De eerste reactie is dan om te zoeken naar een nieuw pakket daarvoor. Het applicatielandschap wordt steeds complexer en migreren van een onderdeel naar een nieuwe versie is daardoor steeds problematischer. Dit zorgt ervoor dat het niet eenvoudig is om iets nieuws in te voeren. Ondersteuning door standaard software zorgt dat je wel kan migreren naar nieuwere versie en zo up-to-date blijft.
Alleen al het besturingssysteem waar we mee werken krijgt regelmatig een update. Voor ruim 5 procent van de overheid is Windows XP uit 2001 nog dagelijkse realiteit. Veel wordt gewerkt op Windows 7. De ‘nieuwe’ standaard is inmiddels wel Windows 8.1 (2013), maar die wordt al bijna opgevolgd door Windows 10. Het gaat ontzettend hard. Het tempo van de softwareontwikkelingen is niet in lijn met de ontwikkeling van software waar mensen mee moeten werken. Bovendien is het aantal apparaten en momenten waarmee de mensen de toepassingen willen gebruiken explosief gegroeid.
De nieuwste softwareversie met betere, snellere en meer mogelijkheden staat lijnrecht tegenover de bestaande ict-omgeving die met veel gebruikers rekening moet houden. Dit maakt het lastig voor organisaties om mee te groeien met de ontwikkelingen. Vooral maatwerksoftware maakt doorgroeien een complex traject. Maatwerksoftware wordt hier bedoeld als software die speciaal gebouwd is om een speciaal proces, wet of regelgeving te ondersteunen. Meestal heeft deze software en beperkte scope, een beperkte groep gebruikers en een beperkt toepassingsgebied. Migratie is dan afhankelijk van degene die deze maatwerksoftware heeft gemaakt.
Generieke software
Software en automatiseren is in het ondersteunen van organisatieprocessen cruciaal. Is er een andere aanpak mogelijk waardoor het wel mogelijk is om nieuwe software zonder gedoe snel te gebruiken? Een paar uitgangspunten maken dit een stuk eenvoudiger: processen moeten zo min mogelijk worden ondersteund door maatwerksoftware. Hoe meer maatwerksoftware, hoe lastiger het is om het tempo van upgrades bij te houden. Het alternatief, processen baseren op standaard of generieke software, heeft ook nadelen. Standaard software wordt hier gezien als software die niet speciaal voor een wet of probleem is gemaakt, maar een generieke toepassing kent.
Bij generieke software moet een organisatie soms accepteren dat iets niet (meer) kan of anders gaat dan ze gewend zijn. Hoewel dat lastig en vervelend kan zijn, het vastlopen in een migratietraject heeft grotere gevolgen. Een oplossing baseren op generieke standaard software, zodat bij een nieuwe versie deze vrijwel meteen kan worden geïnstalleerd, biedt veel voordelen. Een organisatie kan zelf kiezen wanneer ze upgraden naar een nieuw besturingssysteem, databasetype of -versie en/of versie van de standaard software. De organisatie is daarbij van minder losse applicaties en minder leveranciers afhankelijk. Soms zijn in een organisatie wel meer dan duizend ‘applicaties’ actief.
Rekening houden met toekomstige migraties wordt steeds meer essentieel bij de keuze van een nieuwe software-oplossing. Door de nieuwe wet- en regelgeving te benaderen vanuit de oplossingen die alleen geconfigureerd hoeven te worden, is het beginnen, beheren én het migreren een stuk eenvoudiger. Het migratievraagstuk ligt dan weer op de plek waar het moet, bij de leverancier, en niet bij de gebruikersorganisatie.
Koppelvlak
Het alternatief? Weer een nieuwe zuil/silo optrekken die door middel van een Open Standaard-uitwisselingsformat wordt ontsloten? Tegenwoordig ligt de focus van een koppelvlak vaak op synchronisatie-berichten. En dan vaak ook nog eens een sectorspecifiek format. Dit leidt echter tot weer nieuw maatwerk om dit specifieke format te ondersteunen. De bestaande open standaarden voor directe ontsluiting van de bron/zuil worden vaak genegeerd. En dat terwijl die juist weer generiek en standaard zijn, onafhankelijk van de toepassing. Het voordeel van een koppelvlak, leveranciers- en pakket-onafhankelijkheid, is door een maatwerk-koppelvlak weer teniet gedaan, met alle migratieproblematiek van dien. En als het aan de standaarden-commissies ligt worden bovendien alle theoretische mogelijkheden van het koppelvlak verplicht gesteld zodat alleen de grote leveranciers dat kunnen ondersteunen.
Generieke standaardsoftware waar het kan, maatwerk waar het echt niet anders kan. Standaard open-formaten waar het kan, sectorspecifiek waar het moet. Dat is mijn devies. Het invoeren van nieuwe wetten en regels, waaronder standaarden, is vaak goed bedacht maar kent vele gevolgen. En misschien nog een tip… misschien is het toch beter om voor de invoering van een nieuwe wet of ‘open standaard’ naast de toets op regeldruk (ACTAL) ook te toetsen op de gevolgen voor ict.
