Hoe kan een nieuw intranet de resultaatverantwoordelijke teams ondersteunen? De Overijsselse zorgorganisatie Frion wilde zorgverleners meer zelfstandigheid en zeggenschap geven maar hen wel vanuit de centrale organisatie faciliteren. In samenwerking met Winvision is een nieuw intranet ontwikkeld dat de basis is voor ondersteuning van de teams en samenwerking tussen teams onderling stimuleert.
Frion biedt ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking. Het uitgangspunt is dat cliënten zo veel mogelijk zelf kunnen bepalen hoe ze hun leven willen invullen; eigen regie staat centraal. De zorgorganisatie wil de zorg en ondersteuning dicht bij de cliënten aanbieden. Dat was de reden waarom Frion heeft gekozen voor het model van resultaatverantwoordelijke teams.
Groot eigen regelvermogen
Een resultaatverantwoordelijk team is een team van begeleiders en persoonlijk ondersteuners die verantwoordelijk zijn voor het reilen en zeilen van een woon- of werklocatie of die op een andere manier met elkaar verbonden zijn. Dit team organiseert de zorg voor een groep cliënten en is verantwoordelijk voor ‘de eigen winkel’. Het team stemt de zorg af op de wensen van de cliënt, zonder hulp van (of beroep te doen op) een manager. Het team krijgt directe en indirecte ondersteuning van collega’s. Directe ondersteuning krijgen teams bijvoorbeeld van een teamcoach, gedragsdeskundige en een bedrijfsvoeringscoach.
De in totaal zeventig resultaatverantwoordelijke teams van Frion regelen zelf de contacten met in- en externe belanghebbenden. De ontwikkeling naar resultaatverantwoordelijke teams heeft als gevolg dat veel taken, zoals roosterplanning, nu decentraal in plaats van centraal georganiseerd worden. Als je zelf beslissingen neemt, kun je vaak sneller schakelen en, in dit voorbeeld, het rooster beter afstemmen op de wensen van de teamleden.
Ondernemerschap op de werkvloer
‘Door het ondernemerschap op de werkvloer te stimuleren en uit te gaan van eigen kracht ontstaat een nieuwe, verrassende dynamiek. Zorgmedewerkers komen zelf met oplossingen die vanuit het traditionele lijnmanagement niet tot stand zouden zijn gekomen. De rol van ict is hierbij cruciaal’, zo vertelt Raymond van Ham, business manager Healthcare bij Winvision.
Het is volgens hem belangrijk dat er een goed platform is en dat er voor de juiste digitale hulpmiddelen wordt gekozen. ‘Frion werkte met een traditioneel intranet dat werd beheerd door de afdeling communicatie. Het zenden van informatie stond centraal, terwijl resultaatverantwoordelijke teams juist behoefte hebben aan samenwerkingstools.’
Intranet zoals intranet bedoeld is
Frionnet, het intranet dat Winvision ontwikkelde voor Frion, draait onder Office 365. Digitale hulpmiddelen, zoals een informatieplein, teamsites, een digitale bibliotheek, een prikbord, een discussieforum en dashboards spelen inmiddels een belangrijke rol bij het ondersteunen van de zelfsturende teams. Frion is blij met het nieuwe intranet. Na lancering van het FrionNet volgden al snel veel positieve reacties: ‘Dit is intranet zoals intranet bedoeld is. Je vindt wat je zoekt. Dit nodigt echt uit om het intranet te gebruiken.’
Volgens Margreet van Loo, stafmedewerker communicatie is Frionnet een succes: ‘We gebruiken nog lang niet alle mogelijkheden van Sharepoint. We bouwen dit langzaam op. Maar ik merk dat collega’s steeds meer willen en erg benieuwd zijn naar wat Sharepoint kan. Dat belooft nog iets voor de toekomst.’
‘Click, call, face’
Om de samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, wordt ondersteuning bij Frion georganiseerd volgens het principe: ‘click, call, face’. Dit betekent dat teams eerst digitaal hun weg proberen te vinden in het intranet. Levert dat geen resultaat op, dan is er het callcenter en daarna komt het pas tot face-to-face contact. Ondersteunende diensten faciliteren de teams vraaggericht. Het team stelt zelf de doelen, werkwijze en bijdragen van alle teamleden vast. Het team als geheel is verantwoordelijk voor de resultaten en legt verantwoording af aan de directie.
Van Ham: ‘De medewerkers bij Frion zijn resultaatverantwoordelijk. Dat betekent dat zij in de drivers seat en aan de knoppen zitten. Via de dashboards kunnen ze de afgesproken kpi’s, de kwaliteit van dienstverlening en andere teamprestaties volgen en hierop sturen. Door deze betere interne samenwerking zullen uiteindelijk met name de cliënten van Frion profiteren.’
