Wetgeving in de zorg vereiste voor Regionale Instelling voor Beschermd Wonen (RIBW) Brabant dat het flexibel kan reageren op marktveranderingen. De instelling die mensen met psychiatrische aandoeningen begeleidt, speelt daarop in door een andere werkwijze. De grootste verandering is, dat medewerkers alle cliëntgerichte administratie nu uitvoeren bij de cliënt thuis. Bij RIBW heeft Wortell de Microsoft cloud-technieken en diensten ingezet.
Veel is er in de media al geschreven over de veranderingen in ons zorgstelsel. Begin dit jaar verdween de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) grotendeels. Langdurige zorg is overgedragen aan de gemeenten. Voor de Regionale Instelling voor Beschermd Wonen (RIBW) Brabant is de impact van deze systeemverandering groot. Richard de Fijter, hoofd Zorgtoeleiding en Cliëntenadministratie, schetst de uitdagingen die op zijn organisatie afkomen: ‘Wij hebben te maken met negen gemeenten die elk afzonderlijk hun zorg gaan aanbesteden.’ Algemeen is de verwachting dat er in de nieuwe situatie minder geld beschikbaar is. ‘Daarnaast weten we pas na de aan-bestedingen hoe groot de impact voor onze organisatie zal zijn.’ Om te kunnen inspelen op de nieuwe situatie én de best mogelijke zorg aan de cliënten. te bieden, besloot RIBW Brabant op een andere manier te gaan werken.
Geen instituut met paviljoens
De grootste verandering is, dat medewerkers alle cliëntgerichte administratie nu uitvoeren bij de cliënt thuis. ‘RIBW Brabant begeleidt mensen met psychiatrische aandoeningen. We zijn geen instituut met paviljoens in het bos, maar mensen wonen in gewone huizen en worden begeleid.’ Het bijwerken van het cliëntdossier, het invullen van declaraties of de urenregistratie worden niet langer op kantoor gedaan.
‘Cliënten hebben langer face-to-face contact met de hulpverleners’, stelt De Fijter. Veel belangrijker is nog, dat de begeleider samen met de cliënt het cliëntdossier bijwerkt. ‘Dat gebeurt niet meer achter de rug van de cliënt om, maar gezamenlijk. Het is daarmee een onderdeel van de begeleiding geworden. We creëren meer betrokkenheid bij de cliënten door hen inzicht te geven in de voortgang van hun herstel.’
Om de nieuwe werkwijze succesvol toe te passen, werkt RIBW Brabant met een mobiele oplossing. Medewerkers in de directe cliëntenzorg – dat zijn er tussen de driehonderd en 350 – beschikken over een tablet. Aanvankelijk was er scepsis bij het personeel, herinnert De Fijter zich. ‘Mensen vonden het bijvoorbeeld onbeleefd en onpersoonlijk dat ze in een systeem werken tijdens een gesprek. Maar vrijwel iedere huisarts gebruikt tijdens een consult zijn of haar computer, daar heeft niemand last van.’ Het gebruik van een tablet is in de praktijk heel laagdrempelig en nodigt uit tot het delen van informatie tussen begeleider en cliënt.
De hulpverlener heeft een route: men kijkt ’s ochtends in de agenda welke adressen hij of zij moet bezoeken en kan, met de Wi-Fi-netwerken waarover alle locaties beschikken, synchroniseren met het centrale it-systeem. De Fijter: ‘Alles wat de zorgprofessional nodig heeft, kan hij of zij met de tablet benaderen, inzien en veranderen.’ Het toestel is ook offline te gebruiken en synchroniseert automatisch zodra er weer connectie is.
Vergrote flexibiliteit en schaalbaarheid
De complete oplossing is cloud-gebaseerd. Dat vergroot de flexibiliteit en schaalbaarheid. ‘Als aanbestedingen anders uitpakken dan verwacht, dan zijn de it-services daar heel simpel op af te stemmen – we zitten hooguit met te veel of te weinig tablets.’
Aan het begin van het automatiseringstraject had De Fijter twee vragen aan Wortell: ‘Hoe kan techniek bijdragen aan een hogere productiviteit, terwijl we dezelfde of betere zorg bieden aan de cliënten? En hoe komen we tot een flexibele it-omgeving?’ Tijdens een Envisioning-sessie schetste RIBW Brabant op welke manier de organisatie werkte. ‘We definieerden met Wortell een aantal persona’s. Dat zijn modelpersonen die bepaalde activiteiten uitvoeren. Je komt dan tot een persona begeleider, een persona kantoormedewerker of een persona facilitair medewerker.’
Per persona werd bepaald hoe techniek ervoor zou moeten zorgen dat medewerkers hun werk beter kunnen doen. Deels is bij RIBW Brabant daarvoor een andere manier van werken nodig, en mogelijk: ‘We proberen een duidelijke digitaliseringsslag te bereiken, met minder papierwerk.’ Die omslag is nu gaande en loopt parallel met het bouwen van een nieuw intranet op basis van Microsoft Sharepoint. ‘Het nieuwe platform moet de communicatie tussen medewerkers eenvoudiger maken en ervoor zorgen dat cliëntgegevens op elke plek benaderbaar zijn.’
Door moderne tools te gebruiken, krijgt de cliënt – ondanks de veranderingen in het zorgstelsel – de best mogelijke zorg. De Fijter is er daarnaast trots op dat zijn organisatie die innovatie kan leveren met een it-afdeling van niet meer dan drie medewerkers.
