Het is tijd voor SaaS

Het afnemen van bedrijfssoftware als dienst (huur/abonnement) in de cloud is op verschillende vlakken aantrekkelijk. De toepassing van cloud in het middensegment vindt echter nog niet zoveel plaats als sommige analisten voorspeld hadden.

De angst rondom veiligheid en privacy heeft ertoe geleid dat veel bedrijven voorzichtig zijn met het verplaatsen van hun erp-systeem naar een externe omgeving. Mijn visie is dat er belangrijke redenen zijn voor bedrijven om die stap juist wél te zetten. Het is tijd om te profiteren van de flexibiliteit van de cloud.

Echt goedkoper

Het is duidelijk dat SaaS significant meer kostenvoordeel oplevert in de beginfase, vooral door de outsourcing van alle infrastructuur. Maar het is minder duidelijk hoe dat nu zit op de langere termijn. Het is daarvoor cruciaal om goed te kijken naar alle soorten kosten die komen kijken bij het runnen van een erp-systeem. Van elektriciteit en serverruimte tot interne fte’s en externe consultants. Sommige rekenmodellen claimen dat SaaS over een periode van vijf jaar niet kosteneffectief is. De meeste grote analisten zeggen echter dat SaaS – wanneer het goed wordt afgewogen – de slimste keuze is voor de meeste langetermijnscenario’s.

En het draait niet alléén om tco. Het abonnementsmodel biedt nog meer financiële voordelen ten opzichte van traditionele licenties, waarbij je betaalt en dan maar hoopt dat het goed komt. Ten eerste helpt een voorspelbaar betaalschema bij het budgetteren en plannen. Dan zijn er de implementatiekosten. Vervelende budgetoverschrijdingen zijn eerder regel dan uitzondering bij traditionele on-premise projecten. Het verwijderen van alle hard- en software in eigen beheer, maakt de implementatie een stuk eenvoudiger. De hostingomgeving draait al, dus geen installatie en configuratie meer nodig. Dit zorgt voor een enorm snelle start van de erp-implementatie in vergelijking met een on-premise project dat vanaf nul opgestart moet worden. Dit maakt het sneller, simpeler en goedkoper.

Ook de schaalbaarheid zorgt voor een aantrekkelijk kostenvoordeel. Het is over het algemeen mogelijk om de gebruikersaantallen flexibel te verhogen of te verlagen. Hierdoor zorg je ervoor dat je it-kosten goed in verhouding blijven met de daadwerkelijke requirements. Het is vaak ook relatief eenvoudig om nieuwe functionaliteit toe te voegen. En dit optimaliseert weer de situatie rondom je procesvereisten. Het is niet meer nodig om alleen maar ‘voor de zekerheid’ te investeren in software of extra gebruikers.

Relax, je zit veilig

Bedrijven zijn wellicht ook bezorgd dat leveranciers van clouddiensten een veiligheidsrisico met zich meebrengen. De realiteit is echter dat de grote SaaS-leveranciers in staat zijn om een beveiligingsniveau te bieden dat beter is dan wat de meeste interne it-teams kunnen leveren. Verder zijn ze bereid om ‘anytime, anywhere’ toegang te garanderen, ondersteund door een service level agreement (sla) met financiële sancties in het geval van downtime. Kunnen jouw it-mensen dit prestatieniveau ook garanderen?

Door je it-infrastructuur te outsourcen, maak je ook tijd vrij voor je interne fte’s. Tijd die ze vervolgens kunnen besteden aan andere waardevolle it-activiteiten. Ze hoeven hun energie dan niet meer te richten op calamiteitenmanagement of dataherstel. De meeste SaaS-leveranciers bieden databack-up en een beveiligingspakket dat verder gaat dan wat mogelijk is binnen hun specifieke sector. De kans dat iets misgaat, is niet alleen kleiner, maar áls er iets gebeurt, dan hebben ze ook de systemen om ervoor te zorgen dat de schade tot een minimum wordt beperkt. Om deze belofte waar te maken, vullen SaaS-leveranciers de technologie vaak aan met de inzet van zeer gespecialiseerde experts op het gebied van performance-optimalisatie, databeveiliging en bedrijfscontinuïteit.

Een hoger niveau

Gedecentraliseerde bedrijven kunnen vooral profiteren vanerpP met browser-based toegang. Al hun mensen, waar ze zich ook bevinden, hebben daarmee toegang tot het systeem. Vanaf hun kantoor, vanaf thuis en onderweg. Dat maakt het ook gemakkelijker voor ze om informatie en werk te delen, en om naar dezelfde rapporten en bedrijfsgegevens te kijken via gedeelde dashboards. Alles binnen een beveiligde omgeving. Het gemak van deze ‘anytime, any device’-toegang, in combinatie met het feit dat iedereen dezelfde realtime informatie gebruikt, zorgt ervoor dat de organisatiebrede besluitvorming naar een hoger niveau getild kan worden.

De voordelen van erp in abonnementsvorm zijn helder en talrijk. Het is echter niet automatisch de beste optie voor ieder bedrijf. Eén van de grootste uitdagingen heeft te maken met maatwerk en de mate waarin SaaS-leveranciers bereid zijn om dat te faciliteren. Klanten die zeer specifieke maatwerkoplossingen willen, moeten goed onderzoeken of en hoe dat past bij een standaard hosting-infrastructuur. Voor bedrijven met een uitgebreid aantal add-ons en andere oplossingen, is het van belang om goed te kijken naar de mogelijkheden voor koppelingen en complexe softwarestructuren.

Het maakt niet uit hoe veelbelovend alle voordelen zijn, investeringen die zijn gemaakt in het verleden blijven een uitdaging voor veel (grotere) bedrijven. Een bedrijf dat letterlijk miljoenen heeft gepompt in een SAP-omgeving, zal er niet echt happig op zijn om deze te verwijderen en te vervangen. Zelfs niet als het eindresultaat een duidelijke verbetering laat zien. Het grappige is echter dat nu juist die grote bedrijven echt zouden kunnen profiteren als ze wel die knoop doorhakken. Want hoewel hun huidige systeem het misschien goed doet op het hoofdkantoor, is het waarschijnlijk minder geschikt voor dochterondernemingen, satellietkantoren of operationele afdelingen in andere landen. De schaalbaarheid en flexibiliteit van een erp-systeem in de cloud zou echt een aardverschuiving kunnen betekenen voor het inzicht en de controle van dit soort organisaties.

Stap voor stap: hybride cloud

Voor bedrijven die niet bereid zijn om de stap in één keer te nemen, is het belangrijk om te onderzoeken hoe goed cloudsystemen integreren met hun huidige on-premise software. Voor de grotere bedrijven kan dat resulteren in een erp-model met twee lagen. Dit model bestaat dan uit de software die niemand wil verwijderen en vervangen op het hoofdkantoor, een tweede zeer flexibele laag die wordt gebruikt binnen de dochterondernemingen en satellietkantoren via de cloud, en een koppelingslaag die ervoor zorgt dat deze twee goed geïntegreerd zijn. Dit scenario stelt een organisatie in staat om te profiteren van het beste van twee werelden. De flexibiliteit van realtime informatie, toegenomen schaalbaarheid en verbeterde computerkracht, allemaal gelinkt aan het bestaande en wereldwijd gehandhaafde corporate erp-systeem.

Een zekere mate van (begrijpelijke) weerstand blijft cloudmigraties achtervolgen. De voordelen op het gebied van schaalbaarheid en flexibiliteit zijn allang bekend, maar het wordt ook steeds duidelijker dat het in potentie kosteneffectiever is. Het is daarom belangrijk voor het mkb om serieus over de stap na te denken. De verbeteringen in operationele controle en inzicht kunnen namelijk leiden tot een flink concurrentievoordeel. En voor degenen die nog niet overtuigd zijn, of die niet in staat zijn om bestaande investeringen af te schrijven, zijn hybride modellen een serieuze optie om te overwegen voor een effectievere ondersteuning van complexe organisaties.