Enkele jaren geleden is byod, samen met het nieuwe werken gepresenteerd als de ‘silver bullet’ waarmee organisaties hun it-kosten konden verlagen, beter aansluiten op de it-behoefte van de medewerkers en tenslotte ook een hogere medewerkerstevredenheid realiseren. Dat laatste was dan weer goed voor de productiviteit.
Inmiddels is byod alweer diverse posities gezakt op overzichten en bij meerdere organisaties een hoofdpijndossier rijker met name wanneer beveiligingsaspecten aan de orde kwamen. Verder terugkijkend, zien we dat in de praktijk ook het kostenvoordeel erg tegenviel.
‘Utopia’
In een waar Utopia hebben organisaties jonge wizzkids in dienst met de laatste eigen digitale hulpmiddelen waar ze helemaal op ‘los’ zijn. Gemakkelijk switchen ze tussen smartphone, tablet en notebook waar ze eigen apps op hebben lopen. In tegenstelling tot een trage en verouderde it-afdeling die niets snapt van wat ze nodig hebben om effectief te zijn.
Door eigen ‘devices’ toe te staan in de werkomgeving voor een financiële vergoeding, kunnen deze wizzkids veel efficiënter en effectiever werken en zijn ze nog gelukkiger ook. Iedereen winnaar!
‘Disaster’ op de service desk
Helaas is de werkelijkheid anders, veel medewerkers zijn helemaal geen wizzkid. In tegendeel, het zijn eerder digibeten die hun smartphone, tablet, notebook uitsluitend gebruiken voor basics zoals internet, financiële administratie en vooral veel spelletjes en wat porno op zijn tijd.
Als daarnaast de afdelingsmanager, medewerkers ook nog eens stimuleert om gebruik te maken van eigen ‘devices’, wordt byod al snel: Bring Your Own Disaster. Op afdelingsniveau zakken de it-kosten, doch deze komen als een boemerang terug op de support afdeling, te beginnen bij de service desk.
Jarenlang heeft de it-organisatie ingezet op standaardisatie om de (beheer)kosten omlaag te brengen. Met byod gebeurt het tegenovergestelde. Gebruikers brengen niet alleen hun eigen ‘devices’ mee naar werk, ook hun problemen.
Want als iets niet werkt wordt dit als eerste gemeld bij de service desk. Deze moet opeens support leveren op voor hen onbekende ‘devices’ waarvan de melder ook geen kennis heeft. Die kinderen heeft die het ‘device’ gebruiken om spelletjes op spelen, vergeven van virussen, niet kunnen overnemen, et cetera. Het gevolg: De supportkosten vliegen omhoog. Daarnaast is de gebruiker ook veel (niet productieve) uren bezig om een en ander te begrijpen en uit te vogelen.
Bezint eer ge begint
Moeten we dan stoppen met byod? Dat niet perse, maar mijn advies is wel om eerst vooraf inzicht proberen te krijgen in de totale kosten van byod: Total cost of ownership (tco). Een business case opstellen dus. En ook na de invoering van byod is monitoring van de werkelijke kosten op zijn plaats. Hou er hierbij ook rekening mee dat individuele abonnementen op services van medewerkers bij elkaar meer kosten dan een organisatie kan bedingen door een volume afname.
Naast onze eigen praktijkervaring zijn er ook meerdere publicaties geweest die eenzelfde beeld geven: Bij een aanzienlijk deel van de organisaties is de tco juist toegenomen en bij een nog groter deel, zijn de werkelijke kosten van byod zelfs onbekend.
Verschuiving
Inmiddels zien we een verschuiving optreden, waarbij aan de ene kant de verwachting rond byod niet volledig wordt waargemaakt op het gebied van kosten en zeer zeker ook op het gebied van beveiliging. Aan de andere kant zien we it-afdelingen middelen aanbieden die beter aansluiten op de behoeftes van gebruikers en hier ook meerdere keuzes in hebben. In steeds meer organisaties is het dan ook niet meer toegestaan om privé-middelen in te zetten voor zakelijk gebruik, met een verwijzing naar de mogelijkheden die vanuit de eigen organisatie wordt geboden.
Iedereen winnaar?
Prima verwoord wat mijn bedenken zijn tegen dit soort zaken is. Hoewel het niet eenvoudig is dat een bepaalt soort medewerker aan zijn/haar verstand te peuteren.
Als werkgever kun je het nooit iedereen naar de zin maken maar je kunt wel duidelijke en logische regels opstellen die iedereen kan begrijpen.
In de TCO berekening zouden dan voor een volledige businesscase ook de rendementsvoordelen moeten worden opgenomen. Het gegeven dat men effectiever kan werken is eveneens uit te drukken in een getal. Sluit me aan bij de schrijver dat ook mijn verwachting is dat BYOD meer een hebbedingentje voor vele is, dan een hulpmiddel om effectiever te werken! Erik
En ondertussen werken we heel effectief verder op onze Citrix terminal met Internet Explorer 7.
Inderdaad goed artikel, er wordt vaak BYOD ingevoerd (al dan niet officieel) zonder goed plan. Ik ben persoonlijk meer voor CYOD zodat je zelf als IT shop de inregeling van de devices in de hand hebt (wat kan en wat kan niet). Verder kun je evt tooling/SW (zoals Good Technology) gebruiken om in een veilige omgeving te werken.
Ik zou zeggen: wen er maar vast aan. Clouddiensten zullen de komende jaren meer en meer het IT-landschap veroveren en dan is de vraag welke device daarvoor gebruikt wordt echt minder relevant.
Sterker nog: ik denk dat veel bedrijfsprocessen juist kunnen verbeterd worden door de inzet van (persoonlijke) devices. Denk bijvoorbeeld aan het bekijken van user manuals als pdf op een telefoon of tablet door ambulante medewerkers.
wat ik mis is de vraag hoe het staat met de bedrijfscontinuïteit met byod. Wat als iemand zijn eigen smartphone kwijt raakt, of het ding gaat stuk. Wel rustig een week niet bereikbaar, omdat betrokkene geen tijd heeft om een nieuwe te kopen of te laten repareren.
De opmerking van Kees de Koter komt mij bekend voor: de IT-afdeling probeert nog steeds voor “Almachtige” te spelen en dwingt de gebruikers om “oude meuk” te gebruiken. BYOD gedrag treedt meestal op als de IT afdeling de snelheid van de wereld niet meer kan volgen en dus oude oplossingen aan biedt. Dit pikken de nieuwe gebruikers niet meer.
Dat is ook vaak de reden waarom business vaak voor SAAS kiest: de eigen IT afdeling staat buiten spel en we hebben wel het nieuwste van het nieuwste.
Leuk artikel Kurt!
Ik heb kort geleden een traject rondom BYOD begeleid bij een zorgorganisatie met 4500 medewerkers. Ik kwam in het initiële adviesrapport (dat ik in mijn handen gedrukt kreeg) veel lacunes tegen waardoor ik het adviestraject opnieuw heb uitgevoerd.
1- Strategie: Het is zeer belangrijk om eerst digitalisering van je business in je strategie op te nemen. Dit is de basis van een BYOD traject
2- Doelstelling: Het is zeer belangrijk dat je eerst inzichtelijk maakt welke delen van de organisatie nu (met de huidige middelen) en later (met extra investering) van deze oplossing gebruik kunnen maken en welke voordelen ze ermee realiseren. Segmenteren van je organisatie gebaseerd op je digitale strategie is het sleutelwoord voor de start van dit traject.
3- Kosten: Afhankelijk van je doelstelling en je aanvliegroute kom je tot de initiële kosten. Zeer belangrijk om de kosten “in de hele keten” te bekijken en niet alleen beperkt tot device of BYOD oplossing. In dit kader kun je denken aan verschillende zaken rondom beheer, (Microsoft) licenties, benodigde Tooling, aanvullende zaken (zoals oplossing voor bestanden op het netwerk benaderen, editen, delen etc), beveiliging, training, effect op de bezetting/kosten van je helpdesk en nog meer
4- SLA: Het is belangrijk om van tevoren met je organisatie afspraken hierover te maken. Deze afspraken hebben ook een effect op niet alleen de verwachtte dienstverlening maar ook op de kosten die hieraan gerelateerd zijn.
Heeft BYOD nut? Ja zeker! BYOD is een middel dat de digitalisering van je business(processen) bevordert. Toegang tot data en informatie onafhankelijk van plaatst, tijd en device heeft zeker veel voordelen voor je onderneming alleen ………………..als je dit traject goed aanpakt, anders heb je zoals Kurt zei, Bring Your Own Disaster.
Dit verschijnsel hebben we eerder verder toelicht in:
BYOD heeft onzichtbare kanten
https://www.computable.nl/artikel/achtergrond/mobility/4633076/1277034/byod-heeft-veel-onzichtbare-kanten.html
Abstracte ROI van BYOD gaat om flexibilisering van de arbeid want het gaat niet om wat je meeneemt naar je werk maar naar je huis. De business case van BYOD gaat dan ook niet om de informatiedrager, in prehistorie van BYOD met afschrijvingen op PC-privé projecten een floppy, maar de informatie en de verwerking ervan zelf.
Dat BYOD problematisch wordt als je informatiebeveiliging gebaseerd is op de perimeter van de organisatie is niet echt een verrassing, moderne Collaboration Oriented Architectures de-perimeteriseren autorisaties dan ook. Verhaal lijkt krampachtig vast te houden aan een organisatorische situatie die al lang niet meer strookt met de praktijk.
Ach, na een fikse data breach met de bijbehorende reputatieschade en boetes en uiteraard het onslag van de meest “disruptive” gebruikers loopt de rest weer netjes en gedwee mee in de rij.